Cliniko zu Salesforce Data Governance: ein Feldebenenmuster für Chiropraktik-Gruppen

Ein einmaliger Tabellenexport von Cliniko nach Salesforce ist die schlechteste aller Lösungen. Er ist gerade aktuell genug, um wie eine Integration zu wirken. Gleichzeitig ist er aber auch veraltet genug, um fehlerhaft zu sein. Und er ist unvollständig genug, dass ihm niemand vollends vertraut. Außerdem bietet er dem Datenschutzbeauftragten keinerlei Anhaltspunkte, wenn er nachweisen muss, wie Patientendaten verarbeitet werden.

Nehmen wir als Beispiel Summit Spine and Joint Chiropractic, eine fiktive Gruppe mit drei Kliniken, neun Chiropraktikern und einem Jahresumsatz von rund 1,4 Millionen US-Dollar. Die Praxis bietet Behandlungspläne mit mehreren Terminen an. Der Compliance-Beauftragte fordert strenge Kontrolle darüber, welche Patientendaten in Salesforce gelangen, wer im Vertrieb und Marketing diese einsehen kann und eine lückenlose Dokumentation aller Datenbewegungen. Derzeit werden die Daten regelmäßig exportiert, und niemandem ist dieses Vorgehen so recht vertraut. Das Marketingteam wünscht sich Echtzeitdaten. Der Compliance-Beauftragte fordert eine transparente Datenverwaltung. Beide Seiten haben Recht.

Warum der regelmäßige Export der Tabellenkalkulation fehlschlägt

Drei Gründe, warum es eine Compliance-Prüfung nicht überstehen wird:

• Es geht um alles oder nichts. Ein Tabellenexport enthält in der Regel entweder alle Patientendaten oder gar keine. Das ist genau das Gegenteil von dem, was Sie wollen: nämlich nur die Daten weitergeben, die das Marketing wirklich benötigt.
• Es hinterlässt keine Spuren. Sobald die Datei in Salesforce hochgeladen ist, gibt es keine Aufzeichnungen mehr darüber, welche Patienten wann und von wem importiert wurden. Eine Compliance-Prüfung hat daher nichts zu untersuchen.
• Es ist bereits veraltet, sobald es hergestellt wird. Ein monatlicher oder vierteljährlicher Export bedeutet, dass Salesforce die Vergangenheit widerspiegelt. Korrekturen, die Sie in Cliniko vornehmen (z. B. Widerruf der Einwilligung eines Patienten zu Marketingzwecken, Zusammenführung von Duplikaten, Korrektur eines Datensatzes), werden nicht an Salesforce übertragen.

Der Verdacht des Compliance-Beauftragten, dass etwas nicht stimmt, ist berechtigt. Die richtige Konfiguration ermöglicht die Auswahl einzelner Daten, hält beide Systeme auf dem neuesten Stand und protokolliert jede Änderung.

Eine sicherere Methode zur Verbindung von Cliniko und Salesforce

Mit CRMConnect Cliniko to Salesforce können Sie für jeden einzelnen Patienten festlegen, welche Daten an Salesforce übermittelt werden. Daten werden nur dann weitergegeben, wenn Sie dies explizit aktivieren. Aktualisierungen von Patientendaten bleiben in beide Richtungen aktuell. Wenn ein Patient seine Einwilligung widerruft oder Sie einen Datensatz in Cliniko korrigieren, wird dies in Salesforce innerhalb von Minuten und nicht erst im nächsten Quartal übernommen. Zudem wird protokolliert, welche Änderungen vorgenommen wurden – ein Vorteil, den Tabellenkalkulationen nicht bieten können.

Wie man es verantwortungsvoll einrichtet

Erstellen Sie die Datenzuordnung, bevor Sie irgendetwas aktivieren. Listen Sie alle Cliniko-Details auf, die Sie mit Salesforce teilen möchten. Kennzeichnen Sie jedes Detail als „für Marketing“, „für den operativen Betrieb“ oder „nur für Ärzte“. Die nur für Ärzte bestimmten Daten werden grundsätzlich nicht weitergegeben. Der Compliance-Beauftragte unterzeichnet die Liste.

Bitte geben Sie nur die Kontaktdaten weiter, in beide Richtungen. Marketing- und betriebsrelevante Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift, Marketingpräferenzen und die behandelnde Klinik können in beiden Systemen aktuell gehalten werden. Klinische Daten wie Freitextnotizen, Diagnosen und Behandlungspläne bleiben hingegen draußen.

Teilen Sie den Fortschritt des Pflegeplans mit, nicht den Inhalt des Pflegeplans. Salesforce kann strukturelle Daten zu einem Behandlungsplan einsehen: Fallstatus, Anzahl der zulässigen und in Anspruch genommenen Sitzungen, Abrechnungsgrenzen und Fortschrittsberichte. Es hat jedoch keinen Zugriff auf den klinischen Bericht oder die Notizen zur Patientensituation.

Ordnen Sie den Salesforce-Zugriff der Datenzuordnung zu. Mitarbeiter im klinischen Bereich sehen vertrauliche Daten. Mitarbeiter der Abrechnungsabteilung sehen Rechnungs- und Zahlungsdetails. Mitarbeiter der Marketingabteilung sehen ausschließlich vertrauliche Marketingdaten. Jeder, der Einblick in diese Bereiche erhält, hat dies bewusst entschieden und es ist kein Zufall aufgrund von Standardeinstellungen.

Cliniko soll zur einzigen verlässlichen Quelle für Informationen zur Einwilligung werden. Wenn ein Patient seine Einwilligung zu Marketingzwecken in Cliniko widerruft, wird dies umgehend an Salesforce übertragen. Die Einwilligung kann von Salesforce-Seite aus nur dann geändert werden, wenn hierfür ein kontrollierter und dokumentierter Prozess vorliegt.

Bestätigen Sie, was aufgezeichnet wird. Prüfen Sie, ob die Erstellung von Datensätzen, Aktualisierungen, geänderte Felder und die Quelle jeder Änderung protokolliert werden, ob die Aufbewahrungsfrist Ihren Compliance-Anforderungen entspricht und ob der Compliance-Beauftragte weiß, wie er diese Daten abrufen kann.

Buchen Sie den vierteljährlichen Überprüfungstermin. Zwanzig Minuten pro Quartal mit dem Compliance-Beauftragten, dem Integrationsverantwortlichen und dem klinischen Leiter.

Die vierteljährliche Überprüfung der Unternehmensführung

Die Tagesordnung sollte kurz und einheitlich sein:

• Prüfen Sie, ob die Datenzuordnung ohne Genehmigung geändert wurde. Notieren Sie alle Ergänzungen.
• Prüfen Sie die Salesforce-Zugriffsänderungen seit dem letzten Quartal. Identifizieren Sie alle neuen Rollen oder Zugriffsrechte, die freigegebene Daten betreffen.
• Überprüfen Sie das Änderungsprotokoll des Quartals. Führen Sie eine Stichprobenprüfung anhand kleiner Datensätze durch, um sicherzustellen, dass keine klinischen Inhalte unbemerkt in das Protokoll eingeschleust wurden.
• Vergleichen Sie die Anzahl der Marketingeinwilligungen. Stellen Sie sicher, dass Cliniko und Salesforce übereinstimmen. Untersuchen Sie etwaige Abweichungen.
• Beachten Sie den entsprechenden Eintrag in der Compliance-Akte der Praxis.

Zwanzig Minuten pro Quartal. Die Tabellenkalkulationsmethode bietet keine Überprüfungszeit, da es nichts zu überprüfen gibt. Die aufgezeichneten Daten ermöglichen erst die Überprüfung.

Was dies für Ihre Gruppe bedeutet

Eine Chiropraktikergruppe, die diesem Muster folgt, gelangt von „Marketing und Compliance sind sich uneinig über die Sicherheit“ zu „beide haben eine schriftliche, unterzeichnete und vierteljährlich überprüfte Vereinbarung“. Das Marketingteam erhält die gewünschten Echtzeitdaten – Behandlungsfortschritte, Informationen zu abgebrochenen Behandlungen und Patientenwert –, ohne dabei Daten preiszugeben, die die Praxis gefährden könnten. Der Compliance-Beauftragte erhält alle notwendigen Nachweise. Und der Finanzchef wird nicht mehr gefragt, ob die Berichterstattung vertrauenswürdig ist.

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