Mindbody und HighLevel: Ein übersichtlicher Stundenplan pro Schüler für alle Programme

Warum Ihr Studio drei verschiedene Stundenpläne hat

Eine Kampfkunstakademie bietet fast immer drei verschiedene Trainingsprogramme gleichzeitig an:

• Anmeldungen für die Kinder- und Anfängerprogramme, bei denen sich eine Familie im Voraus zu einer achtwöchigen Einführung verpflichtet.
• Kurse für fortgeschrittene Lehrpläne, wie zum Beispiel ein festgelegter zwölfwöchiger Wettkampfvorbereitungsblock.
• Privatstunden, Prüfungen und Bewertungen werden einzeln gebucht.

Mindbody verarbeitet alle drei Datentypen, speichert sie aber an getrennten Orten. Wenn Ihr Marketing-Tool nur einen davon erfasst, basiert jede versendete Erinnerung auf nur einem Drittel der Informationen.

Beispiel: River Bend Brazilian Jiu Jitsu (beispielhaft) ist eine Einzel-Dojo-Akademie mit 180 Schülern, die Anfängerkurse, Fortgeschrittenenkurse und Privatstunden anbietet. Der Inhaber verschickt Terminerinnerungen und erhält ständig Antworten wie: „Ich habe um 17:30 Uhr Privatstunde bei Professor Marco, warum erinnern Sie mich an den Kurs um 18:00 Uhr?“ Die Erinnerungen basieren auf unvollständigen Daten und erwecken den Eindruck, das Studio sei nachlässig.

Was Teildaten aus dem Fahrplan Sie kosten

Wenn Ihre Erinnerungen nur Gruppenkurse berücksichtigen, werden Schüler, die Einzelunterricht gebucht haben, ständig an Kurse erinnert, an denen sie gar nicht teilnehmen, und Teilnehmer mehrwöchiger Kurse erhalten überhaupt keine Erinnerung. Manche nehmen es gelassen. Andere verlieren das Vertrauen in Ihre Nachrichten und ignorieren sie komplett. So oder so: Fehlzeiten und Nichterscheinen nehmen zu, und die Schüler, die am ehesten mitten im Kurs abspringen, sind diejenigen, die Sie nie erreichen.

Der Student sieht einen eigenen Stundenplan. Ihr Studio sollte denselben sehen.

Eine genaue nächste Sitzung für jeden Schüler

CRMConnect Mindbody to HighLevel deckt alle drei Programmarten ab: Gruppenkurse, Einzelstunden, mehrwöchige Kurse und Einsteigerkurse. Jeder Teilnehmer erhält ein übersichtliches Feld für die nächste Sitzung, unabhängig von der Art der Sitzung.

Ihr Kalender zeigt stets den frühestmöglichen Termin an: Uhrzeit, Dozent, Ort und Art der Veranstaltung. Die Anwesenheitsliste für alle Programme wird im selben Profil angezeigt. Sie erhalten somit nur eine verlässliche Informationsquelle anstatt dreier widersprüchlicher Angaben.

Wie es in der Praxis funktioniert

Ihr Erinnerungsprozess wird von drei auf einen einzigen Ablauf reduziert. Das System prüft täglich, wer innerhalb der nächsten 24 Stunden eine Sitzung hat und versendet die jeweils passende Nachricht für die jeweilige Sitzung:

• Eine Gruppenveranstaltung erhält die übliche SMS „Heute Abend findet Unterricht statt“ mit dem Namen des Dozenten.
• Bei einer Privatstunde erhält der Raum eine SMS mit dem Betreff „Privat mit Ihrem Lehrer“.
• Eine Kurssitzung erhält eine SMS mit dem Hinweis: „Modul 4 heute Abend, bitte Notizen mitbringen.“
• Bei einer Einschreibungsveranstaltung wird eine SMS mit dem Titel „Woche 5 der Grundlagen“ verschickt.

Nach der Veranstaltung prüft das System, ob der Student erschienen ist. Falls er nicht erschienen ist, erhält er einige Tage später eine freundliche Nachricht: „Wir haben dich vermisst. Möchtest du den Termin am Samstag wahrnehmen?“

Jeder Student erhält nur eine Erinnerung für das, was als Nächstes ansteht, nicht drei konkurrierende Erinnerungen für drei verschiedene Programme.

Entwickelt für Studenten, die beides tun

Viele Schüler belegen sowohl reguläre Kurse als auch regelmäßig Einzelstunden, und der Wechsel zwischen den beiden kann innerhalb eines Tages erfolgen. Das System zeigt dabei immer die nächstmögliche Stunde aus allen gebuchten Kursen an.

An einem Mittwochmorgen könnte die nächste Sitzung beispielsweise die Einzelstunde mit Professor Marco um 17:30 Uhr sein. Im Anschluss daran geht es direkt mit dem Fortgeschrittenenkurs um 19:00 Uhr weiter. Danach wird auf die Anmeldesitzung am Donnerstagmorgen verwiesen. Ihre Erinnerungen folgen einfach diesem Ablauf. Niemand in Ihrem Team muss nachverfolgen, in welchem Programm die nächste Sitzung stattfindet.

Repräsentative Ergebnisse bei 180 Studierenden

Dies sind beispielhafte Collagen, kein echter Kunde:

• Zeitaufwand des Inhabers für die Abstimmung von Erinnerungsplänen in verschiedenen Programmen: etwa 3 bis 5 Stunden pro Woche, die eingespart werden.
• „Warum erinnern Sie mich an eine Vorlesung, an der ich nicht teilnehme?“, antwortet er scharf, denn die Erinnerung respektiert die nächste tatsächliche Vorlesung.
• Teilnahmequote an Privatstunden: eine Steigerung um etwa 4 bis 7 Prozentpunkte, da die Erinnerungen das richtige Programm erreichen.
• Der Anteil der Programmabbrecher, etwa in der fünften Woche, ist deutlich gesunken, da Nichterscheinen schneller bemerkt und nachverfolgt wird.

Der Aufzug ist mechanisch. Eine verlässliche Antwort auf die Frage „Was ist die nächste Sitzung dieses Schülers?“ ersetzt drei Vermutungen.

Warum das für Ihr Studio wichtig ist

Verwirrende Erinnerungen untergraben schleichend das Vertrauen. Ein Student, der zweimal die falsche Erinnerung erhält, liest die richtigen nicht mehr, und ein Student, den man nie erinnert, ist verloren, sobald er vom Kurs abweicht. Wenn jede Nachricht mit den tatsächlichen Buchungen des Studenten übereinstimmt, werden die Erinnerungen zu einer verlässlichen Ressource, anstatt ignoriert zu werden. Das Ergebnis sind bessere Anwesenheit, weniger Nichterscheinen und mehr Studenten, die ihre begonnenen Programme erfolgreich abschließen.

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