Live-Dashboards für Spendenkampagnen aus DonorPerfect-Daten in ActiveCampaign

Die Mittelbeschaffung im öffentlich-rechtlichen Rundfunk ist eine Führungsaufgabe, die sich auf 72 Stunden konzentriert. Zwei Spendenaktionen pro Jahr tragen maßgeblich zum Wachstum der Förderer bei. Während der Aktion benötigt der Schatzmeister des Vorstands stündliche Zahlen. Das Sponsoring-Team möchte wissen, welche Themenvorschläge im Programm Anklang finden. Der Programmchef muss entscheiden, ob die Aktion um einen Tag verlängert wird.

Ohne aktuelle Daten basieren diese Entscheidungen auf Intuition und den gestrigen Zahlen. Der Spendenbericht von DonorPerfect wird höchstens einmal täglich erstellt. Der Schatzmeister des Vorstands fordert um 16 Uhr ein Update an und erhält es erst am nächsten Tag um 17 Uhr. Bis dahin ist die Spendenaktion bereits so weit fortgeschritten, dass die Zahlen nichts mehr geändert hätten.

Warum eine Fahrt die übliche Berichterstattung durchbricht

Eine Spendenkampagne stellt die größte Herausforderung für Ihre Fundraising-Daten dar. Das Spendenaufkommen schnellt sprunghaft in die Höhe, niemand kann Verzögerungen tolerieren, und mehrere Verantwortliche erwarten gleichzeitig Antworten.

DonorPerfect-Berichte sind für geplante Ausführungen konzipiert, nicht für die Live-Anzeige. Sie alle 15 Minuten während einer Spendenaktion auszuführen, ist zwar technisch möglich, aber in der Praxis sehr aufwendig. Ein von einem Analysten erstelltes, individuelles Dashboard ist nur für diesen Analysten nutzbar, und während einer Spendenaktion befindet sich dieser Analyst im Studio und nicht am Schreibtisch, um die Fragen des Schatzmeisters zu beantworten. Ihr E-Mail- und Berichtstool bietet zwar die nötige Dashboard-Funktionalität, kann aber die DonorPerfect-Spenden nicht selbstständig auswerten. Daher tappen diejenigen, die die Zahlen am dringendsten benötigen, im Dunkeln.

Ein gemeinsames Dashboard, das der ganze Raum lesen kann

CRMConnect für DonorPerfect und ActiveCampaign aktualisiert sich in Echtzeit – die einzig relevante Geschwindigkeit während einer Spendenkampagne. Neuanmeldungen von Förderern, wiederkehrende Upgrades und einmalige Spenden werden innerhalb von Sekunden nach der Erfassung in DonorPerfect angezeigt. Jede Spende enthält Betrag, Art und Code des jeweiligen Kampagnentages, sodass das Dashboard die Zahlen während der Kampagne detailliert aufschlüsseln kann. Nach Abschluss der Kampagne werden die Berechnungen zum Fördererwert wieder in DonorPerfect übertragen, sodass Ihr Fundraising-Leiter die Kampagnenleistung im gewohnten System einsehen kann.

Die Sicht des Vorstands: vier Zahlen

Hier ein beispielhaftes Szenario: WPRN Public Radio ist ein hypothetischer NPR-Mitgliedssender mit 18.500 Fördermitgliedern, der zweimal jährlich Radiokampagnen durchführt. Es handelt sich nicht um einen realen Sender.

Der Vorstand benötigt keine zwanzig Kennzahlen. Vier reichen für die Gesamtbetrachtung aus.

Geschenke pro Stunde, fortlaufend. Eine Zeile zeigt die Anzahl der Geschenke pro Stunde für die letzten 24 Stunden, verglichen mit dem gleichen Zeitraum der letzten Fahrt. Dies verdeutlicht das Tempo besser als alles andere.

Heute wurden neue Unterstützer hinzugefügt. Ein Zähler, der nahezu in Echtzeit ansteigt, sobald regelmäßige Spenden eingehen.

Durchschnittliche monatliche Anzahl neuer Stammkunden. Die heutigen neuen Stammkunden im Vergleich zum gleitenden Durchschnitt dieser Kampagne und dem Endergebnis der letzten Kampagne.

Gesamteinnahmen im Vergleich zum Ziel. Der Spendenbarometer. Die eine Zahl, über die der Schatzmeister dem Geschäftsführer um Mitternacht eine SMS schickt.

Das Hinzufügen einer fünften und sechsten Kennzahl ist nicht hilfreich. Es verlangsamt die Lesbarkeit des Dashboards genau in dem Moment, in dem die Lesegeschwindigkeit am wichtigsten ist.

Die Sichtweise des Versicherungsunternehmens

Ihr Spendenteam benötigt verschiedene Zielgruppen, die alle paar Stunden überprüft und gegebenenfalls taktische Anpassungen vorgenommen werden. Die Konversionsrate der On-Air-Präsentation ist wichtig, damit das Morgenteam die Nachmittagspräsentationen entsprechend anpassen kann. Ebenso wichtig ist die Unterscheidung zwischen Neuspendern, bestehenden Spendern und solchen, die ihre Spende aufstocken, da manche Präsentationen bei potenziellen Spendern und andere bei bestehenden Spendern besser ankommen. Auch die Aufteilung nach Online-, Telefon- und Mobilspenden ist relevant, damit das Team bei schwachen Online-Spenden prüfen kann, ob das Formular fehlerhaft ist oder die Audio-Promo nicht optimal wirkt.

Neue Förderer sind sofort willkommen.

Sobald sich ein neuer Förderer anmeldet, erscheint das Geschenk in Ihrem E-Mail-Programm und eine Willkommensserie startet. Innerhalb von fünf Minuten erhalten Sie eine Dankes-E-Mail mit Angabe des Geschenkbetrags und des Zahlungsplans sowie einer Begrüßung durch den Geschäftsführer. Am zweiten Tag heißt Sie Ihr Mitglied in der Förderer-Familie willkommen und informiert Sie über die Vorteile der Mitgliedschaft. Am siebten Tag erhalten Sie einen exklusiven Einblick hinter die Kulissen der aktuellen Berichterstattung des Senders. Ein neuer Förderer, der drei Tage auf ein Dankeschön warten muss, hat ein höheres Risiko, seine Mitgliedschaft zu kündigen.

Einige Fälle, die es wert sind, beobachtet zu werden

Ein Spender, der seine monatliche Spende von 10 auf 25 Dollar erhöht, gilt als Upgrade, nicht als neuer Förderer, und wird separat gezählt, um die korrekte Anzahl neuer Förderer zu gewährleisten. Da manche Spender während einer Spendenaktion ihre Spende kündigen, sieht der Vorstand sowohl die Netto- als auch die Brutto-Fördererzahlen. Telefonische Spenden werden oft verzögert über einen separaten Sammelvorgang erfasst, daher zeigt das Dashboard an, wenn es zu Verzögerungen bei den Telefonspenden kommen kann. Neue Förderer, die sich bei der Anmeldung vom E-Mail-Empfang abmelden, werden automatisch von der Begrüßungs-E-Mail-Serie ausgeschlossen.

Was das für Ihre Spendenaktionen bedeutet

Bei einem Sender wie WPRN (18.500 Abonnenten, 6,9 Mio. US-Dollar Budget) führt die Umstellung von der gestrigen Spendenübersicht auf ein Live-Dashboard typischerweise zu zwei veränderten Entscheidungen pro Spendenkampagne: ob sie verlängert wird und wo die Werbebotschaften im Programm platziert werden. Diese beiden Faktoren steigern die Einnahmen der Kampagne um 5 bis 10 Prozent. Bei einer Kampagne mit einem Zielvolumen von 400.000 US-Dollar entspricht das 20.000 bis 40.000 US-Dollar pro Kampagne, zweimal jährlich, dank schnellerer und besserer Entscheidungen.

Der schwerer messbare Vorteil ist Vertrauen. Der Schatzmeister fragt nicht mehr „Was passiert?“, sondern „Was sollen wir als Nächstes tun?“. Dieses Gespräch findet nur statt, wenn die Daten beiden gleichzeitig vorliegen.

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