Live-Dashboards für Spendenaktionen aus DonorPerfect-Daten in HubSpot

Der monatliche Fundraising-Bericht ist das aufwändigste Dokument, das kleine gemeinnützige Organisationen regelmäßig erstellen. Nicht finanziell, sondern in Stunden. Ihre Fundraising-Leitung verbringt jeden Monat drei Tage damit, Daten zu exportieren, Pivot-Tabellen zu erstellen, Listen ehemaliger Spender farblich zu kennzeichnen und die Ergebnisse in Präsentationsfolien zusammenzufügen. Bis die Präsentation den Vorstand erreicht, sind die Daten zwei Wochen alt, und die Fundraising-Leitung hat eine halbe Arbeitswoche verloren, die sie nie wieder zurückbekommt.

Dieses Muster wiederholt sich bei jeder Schulstiftung, jedem Alumni-Fonds und jeder Bürgerstiftung im Land. Der Vorstand wünscht sich Trendlinien, Segmentierungsergebnisse und Fortschrittsberichte zur Zielerreichung. Die Daten sind in DonorPerfect vorhanden. Die Berichtsebene fehlt jedoch, weshalb diese Aufgabe von einer Person übernommen wird.

Warum die naheliegenden Lösungen für einen kleinen Laden nicht geeignet sind

Der erste Impuls ist, ein Business-Intelligence-Tool zu kaufen. Die meisten scheitern jedoch an den Beschränkungen gemeinnütziger Organisationen.

Leistungsstarke BI-Tools benötigen eine direkte Datenbankverbindung oder eine geplante Exportpipeline sowie jemanden, der die zugehörige Formelsprache fließend beherrscht. In einem vierköpfigen Entwicklerteam ist diese Person in der Regel nicht vorhanden.

Die nativen Dashboards von DonorPerfect wurden zwar verbessert, aber sie zeigen die Spendenaufkommen so an, wie DonorPerfect es vorgibt, nicht so, wie es sich ein Vorstand wünscht. Um Spenden mit Alumni-Betreuung oder Veranstaltungsteilnahme zu verknüpfen, werden Daten benötigt, die außerhalb von DonorPerfect gespeichert sind.

Und selbst erstellte Tabellenkalkulationen versagen sofort, sobald eine Spalte hinzugefügt, eine Zeile verschoben oder ein neuer Code eingefügt wird. Was auch immer man erstellt, es verfällt, und die monatliche Überarbeitung bleibt dem ranghöchsten Spendensammler überlassen.

Eine Berichtsebene, für die Sie möglicherweise bereits bezahlen.

Die günstigste Dashboard-Lösung, die die meisten Stiftungen bereits nutzen, ist HubSpot. Es bietet kostenlose Berichte, kostenpflichtige Dashboards und ein Berechtigungsmodell, das es Vorstandsmitgliedern ermöglicht, ein Dashboard einzusehen, ohne Inhalte zu sehen, die ihnen nicht zugänglich sind.

CRMConnect für DonorPerfect und HubSpot hält Ihre Finanzdaten stets aktuell: Spenden über die gesamte Laufzeit, durchschnittliche Spende, höchste Spende, Datum der ersten und letzten Spende, Spendertyp und alle Details zu jeder Spende. Die Dashboards zeigen die aktuellen Spenden an, nicht die Daten der Vorwoche. Wenn Sie in DonorPerfect eine neue Kampagne oder einen Spendenaufruf hinzufügen, funktionieren Ihre HubSpot-Dashboards automatisch weiter, ohne dass Sie Daten erneut eingeben müssen. Alle relevanten DonorPerfect-Details – wie z. B. der Jahrgang der Alumni, Eltern eines aktuellen Studenten oder die Zugehörigkeit zu einem Vorstand – können zur Segmentierung in HubSpot übertragen werden.

Sechs Dashboards, die ein Aufsichtsratsvorsitzender tatsächlich liest.

Hier ein beispielhaftes Szenario: Die Northbrook Schools Foundation ist eine fiktive Stiftung eines Schulbezirks mit 6.500 Spendern, darunter Alumni und deren Familien. Es handelt sich nicht um eine reale Organisation.

Umsatz im Vergleich zum Zielwert, laufendes Geschäftsjahr. Eine Grafik zeigt den kumulierten Umsatz dieses Geschäftsjahres im Vergleich zum Vorjahr und zum vom Vorstand genehmigten Zielwert. Dies ist das Erste, worauf die meisten Vorstandsvorsitzenden achten.

Einnahmen nach Kampagne. Eine sortierbare Tabelle aller diesjährigen Kampagnen mit den erzielten Einnahmen, dem Spendenziel, den eingegangenen Spenden, dem durchschnittlichen Spendenbetrag und dem prozentualen Zielerreichungsgrad. Diese Ansicht nutzt Ihr Fundraising-Leiter jeden Montag.

Spendersegmente. Eine Übersicht der Spenderzahlen: Neuzugänge in diesem Jahr, Spender aus dem Vorjahr, wiedergewonnene Spender, ausgeschiedene Spender, aufgewertete und herabgestufte Förderer. Der Vorstand benötigt keine mathematischen Berechnungen. Er muss lediglich feststellen, ob die Zahl der Neuzugänge in diesem Jahr die Zahl der ausgeschiedenen Spender übersteigt.

Liste der Spender, die über einen längeren Zeitraum Spenden für Großspenden geleistet haben, deren letzte Spende aber mehr als ein Jahr zurückliegt. Diese Spender benötigen persönlichen Kontakt, keine E-Mail. Jeder Spender wird einem Fundraising-Mitarbeiter mit einer konkreten Folgeaufgabe zugewiesen.

Die Qualität der regelmäßigen Spenden. Aktive Förderer, durchschnittliche monatliche Spende, neu hinzugekommene Förderer, verlorene Förderer, Erholungsrate. Die Fördererbasis stellt in der Regel Ihre verlässlichste Einnahmequelle dar und sollte dem Vorstand monatlich Einblick gewähren.

Pipeline für Spendenzusagen und -vorschläge. Großspendenmöglichkeiten nach Phase, mit einer Prognose für die nächsten zwei Quartale.

Die Weitergabe dieser Informationen an den Vorstand bedeutet nicht, dass jedem ein Zugang gewährt wird. Dashboards können als geplante PDF-E-Mails versendet werden, oder der gesamte Vorstand kann einen gemeinsamen Lesezugang nutzen.

Ihre Abende zurückgewinnen

Der fünfte Tag eines jeden Monats sollte nicht in Hektik ausarten. Dank der Dashboards bestehen die Unterlagen für den Vorstand aus Screenshots bereits vorhandener Ansichten und einem einseitigen Text, den Ihr Fundraising-Leiter in 90 Minuten statt drei Tagen verfasst. Eine Frage Mitte des Monats wie „Können Sie die Spender herausfiltern, die im letzten Jahr zwischen 500 und 2.500 US-Dollar gespendet haben?“ lässt sich in fünf Minuten filtern, anstatt einen halben Tag mit einer Pivot-Tabelle zu verbringen. Für den Jahresbericht und die Wirtschaftsprüfung werden die Spendensummen und Segmentklassifizierungen in DonorPerfect zurückgespielt, sodass Finanz- und Programmmitarbeiter dieselben Zahlen sehen.

Was nicht auf dem Armaturenbrett liegen sollte

Vorstände neigen dazu, sich auf oberflächliche Kennzahlen zu versteifen: E-Mail-Öffnungsraten, Follower in sozialen Medien, Website-Besuche. Dem sollten Sie widerstehen. Die Aufgabe des Vorstands ist die treuhänderische Aufsicht, nicht Marketingtaktiken. Konzentrieren Sie sich auf die Finanz- und Spenderdaten. Benötigt der Marketingausschuss Daten zum Nutzerengagement, sollte er ein separates Dashboard erhalten. Vermeiden Sie außerdem unnötige Kürzungen. Sechs Dashboards sind für einen vierteljährlichen Vorstandszyklus optimal. Ein siebtes und achtes Dashboard verwandeln die Sitzung in eine Datenanalyse anstatt in eine Strategiebesprechung.

Was das für Ihre Spendenaktionen bedeutet

Für eine Stiftung von der Größe der Northbrook Foundation (6.500 Spender, 2,4 Mio. US-Dollar jährliche Spenden) spart die Umstellung von manueller Berichterstattung an den Vorstand auf Live-HubSpot-Dashboards typischerweise 15 bis 20 Arbeitsstunden pro Monat. Bei einem Fundraising-Team von drei bis fünf Personen entspricht das einer jährlichen Mehrkapazität von rund 25.000 bis 40.000 US-Dollar, die wieder für die eigentliche Mittelbeschaffung genutzt werden kann. Die größte Veränderung betrifft jedoch die Meetings selbst: Sie wandeln sich von „Ich erkläre Ihnen diese Zahlen“ zu „Hier ist der Trend und so gehen wir damit um“.

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