Vier E-Mail-Kanäle für Glaubensgemeinschaften in verschiedenen Lebensphasen mit DonorPerfect und HubSpot

Eine Glaubensgemeinschaft ist keine Zielgruppe für Marketingzwecke. Sie ist ein Netzwerk von Beziehungen in verschiedenen Lebensphasen, mit unterschiedlichen finanziellen Möglichkeiten und an verschiedenen Punkten ihres Glaubensweges. Sie wie eine einfache E-Mail-Liste zu behandeln, verkennt all das, was sie ausmacht.

Die meisten Gemeinden landen ohnehin dort. Das Seelsorgeteam möchte jeder Familie monatlich eine persönliche Nachricht schreiben. In Wirklichkeit wird jedoch ein standardisierter Newsletter an 540 Haushalte verschickt, mit einer hoffnungsvollen Anrede „Lieber Freund“ und ohne jegliche Segmentierung. Die Familie, die letzte Woche beigetreten ist, erhält dieselbe Nachricht wie der langjährige Spender, dessen Familie bereits seit drei Generationen spendet. Die Interaktionsraten zeigen die Kosten.

Warum allgemeine Kommunikation einer Gemeinde Kosten verursacht

Glaubensgemeinschaften haben spezifische Bedürfnisse, die ein standardisierter Newsletter nicht erfüllen kann.

Seelsorgerisches Einfühlungsvermögen ist wichtig. Eine Familie in einer schweren Zeit sollte nicht mit einer aufdringlichen Spendenbitte zum Jahresende konfrontiert werden. Eine Familie, die gerade einen Angehörigen verloren hat, sollte nicht die Standardnachricht „Wir haben Sie am Sonntag vermisst“ erhalten. Die Informationen, die nötig sind, um solche Momente zu würdigen, finden sich in den seelsorgerischen Notizen in DonorPerfect, nicht in einer reinen Marketingplattform.

Bei Gedenkgeschenken ist Fingerspitzengefühl gefragt. Ein solches Geschenk zu Ehren einer Person stammt oft von einem trauernden Familienmitglied. Der Dank, die Benachrichtigung der Familie des Verstorbenen und die weitere Kommunikation unterscheiden sich deutlich von einem herkömmlichen Geschenk.

Kommunikationspräferenzen sind nicht optional. Eine Gemeinde, die den Wunsch nach Nicht-Kontaktaufnahme oder ausschließlich E-Mail-Kommunikation ignoriert, bricht das Vertrauen auf schwerwiegendste Weise. Ein generisches Newsletter-Tool kann dies nicht allein berücksichtigen, da die dafür benötigten Informationen in DonorPerfect gespeichert sind.

Eine Möglichkeit, in großem Umfang mit der Seelsorge zu kommunizieren

CRMConnect für DonorPerfect und HubSpot wurde für die Datenstruktur einer relationalen Organisation entwickelt, nicht für eine transaktionsorientierte. Spendertypen wie Mitglied, Besucher, Freund oder Förderverein werden in HubSpot übernommen. Ebenso die bereits von der Gemeinde erfassten Kategorien, z. B. Eltern in der Jugendarbeit, Chormitglieder, Trauernde der letzten zwölf Monate oder Spender für die Kapitalbeschaffungskampagne. Gemeindebezogene Interessen, familiäre Rollen und der Status der Seelsorge werden für die Segmentierung übernommen. Kommunikationspräferenzen wie keine E-Mail, kein Telefon, keine Post oder bevorzugte Methoden werden übernommen und ausnahmslos berücksichtigt. Auch Informationen zu Gedenkspenden werden übertragen, sodass diese einem separaten, sensiblen Prozess zugeführt werden.

Vier Lebensabschnittsspuren

Hier ein beispielhaftes Szenario: Die Grace Hill Congregation ist eine hypothetische Gemeinde mit 950 Mitgliedern und 540 spendenden Haushalten. Es handelt sich nicht um eine reale Organisation.

Neu hinzugekommene Familie, die sich in den letzten zwölf Monaten angeschlossen hat. Ein 90-tägiges Willkommensprogramm, in dem das Dazugehören im Vordergrund steht, nicht das Geben. Eine Nachricht des leitenden Pastors, eine Einladung zum Brunch für Neuankömmlinge und eine kurze Führung durch verschiedene Gemeindegruppen, in denen sich die Familie wohlfühlen könnte. Eine erste Spendenbitte erfolgt erst nach 60 Tagen und nur, wenn die Familie bereits Engagement gezeigt hat, beispielsweise durch die Teilnahme an einer Veranstaltung.

Ein etablierter Spender, ein Haushalt, der seit über einem Jahr regelmäßig spendet. Ein monatlicher Rhythmus mit drei Teilen: eine seelsorgerische Botschaft, die sich auf den liturgischen Kalender bezieht, eine Geschichte aus einem Projekt, das dem Haushalt am Herzen liegt, und eine kurze Übersicht über die bisherigen Spenden des Jahres pro Quartal. Der Haushalt hat sich bereits für das Spenden entschieden, daher bestärkt die Botschaft die Gründe dafür, anstatt zu mehr Spenden aufzufordern.

Für Erbschaftsspender, die die erforderliche Spendenschwelle überschritten haben oder der Legacy Society angehören. Vierteljährlicher, vorwiegend persönlicher Austausch. Persönliche Nachrichten des leitenden Pastors zu Meilensteinen, Einladungen zu Veranstaltungen im kleinen Spenderkreis und ein jährliches Gespräch zur Spenderbindung anstelle eines Spendenaufrufs am Jahresende. Diese Haushalte erhalten niemals standardisierte Massen-E-Mails.

Ehemaliges Mitglied, keine Spende in den letzten 14 Monaten, zuvor regelmäßiges Mitglied. Ein freundliches, nicht-transaktionales Vorgehen: eine kurze Nachricht, eine Einladung zum Gottesdienst unter der Woche und ein seelsorgerisches Telefonat mit einem Geistlichen. In den ersten 60 Tagen keine Spendenbitte. Es geht um die Wiederannäherung, nicht um die Wiederherstellung der Gemeinschaft.

Ein Kanalmix, der die Grenze nicht überschreitet

E-Mail ist der wichtigste Kommunikationskanal aller vier Kanäle. SMS werden nur an Haushalte versendet, die dem ausdrücklich zugestimmt haben, und zwar ausschließlich zu angemessenen Zeiten und niemals an Feiertagen oder während Gottesdiensten. Direktmailings eignen sich nach wie vor gut für Erbschaftsspender und trauernde Familien. HubSpot legt dabei die Empfänger fest, und ein Druckpartner übernimmt die Produktion.

Würdigungs- und Gedenkgaben auf einem separaten Gleis

Eine Spende zu Ehren eines geliebten Menschen setzt zwei Prozesse in Gang. Der Spender erhält ein standardmäßiges Dankesschreiben, in dem die Spende gewürdigt wird. Die Familie des Geehrten oder der Geehrte selbst (bei einer Spende zu Ehren eines geliebten Menschen) erhält ein separates Dankschreiben, keine Spendenaufruf-E-Mail. Die Daten des Geehrten werden aufgrund dieser Spende nicht in die übliche Spendenverwaltung aufgenommen, sodass eine trauernde Familie niemals in Spendenaufrufe einbezogen wird, nur weil jemand im Gedenken an ihren Angehörigen gespendet hat.

Ruhezeiten, Abmeldemöglichkeiten und seelsorgerische Beurteilung

Drei Regeln müssen strikt eingehalten werden, nicht einfach vorausgesetzt. Haushalte, die als „Nicht werben“ markiert sind, werden von allen automatisierten Sendungen ausgeschlossen. Keine automatisierten Nachrichten werden spät abends, sonntagmorgens oder an Feiertagen versendet. Haushalte, die in den letzten zwölf Monaten einen Trauerfall erlitten haben, erhalten keine Spendenaufrufe, aber weiterhin seelsorgerische Anfragen. Richten Sie diese Sperre ein, bevor Sie auch nur eine einzige Sendung aktivieren. Wenn eine E-Mail-Adresse nicht mehr funktioniert oder sich jemand vom Newsletter abmeldet, wird dies in DonorPerfect aktualisiert, damit der Gemeindeverwalter keinen Haushalt anruft, dessen E-Mail-Adresse seit einem Jahr nicht mehr gültig ist.

Warum dies für Ihre Mission wichtig ist

Für eine Gemeinde wie Grace Hill (540 spendende Haushalte, 1,1 Mio. US-Dollar Betriebsbudget) führt die Umstellung von einem allgemeinen Newsletter auf vier auf verschiedene Lebensphasen zugeschnittene Themenbereiche in der Regel zu einer deutlich höheren Resonanz auf die zielgerichteten Botschaften als im Vergleich zu einer herkömmlichen Liste. Noch wichtiger ist, dass dadurch die unangenehme Situation entfällt, eine neu hinzugekommene Familie im November um eine Jahresendspende zu bitten oder einer trauernden Familie ein Video zur Unterstützung der Gemeinde zu senden. Die seelsorgerische Beratung fließt in die Kommunikation ein, anstatt sich auf das Gedächtnis zu verlassen. Das ist der eigentliche Gewinn: eine Gemeinde, die sich wahrgenommen und nicht mit Werbung überhäuft fühlt.

Möchten Sie CRMConnect DonorPerfect und HubSpot in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.