Mindbody und ActiveCampaign: Schluss mit Tabellenkalkulationen, jetzt E-Mails an die richtigen Mitglieder senden

Betritt man das Büro eines Karate-Dojos mit 230 Schülern, findet man unzählige Tabellen. Eine für die aktuellen Gürtelgrade, geführt vom Cheftrainer. Eine für die Liste der anstehenden Gürtelprüfungen, verwaltet von einem Assistenten. Eine für Ausrüstungsbestellungen – Uniformen, Sparringshandschuhe, Waffen – am Empfang. Eine für Turnieranmeldungen. Und eine für Familienmitgliedschaften, geführt von demjenigen, der sich zufällig merkt, welche Schüler Geschwister sind.

Keine dieser Tabellen kommuniziert mit den anderen. Keine von ihnen speist Ihr E-Mail-System. Wenn das Dojo also eine Erinnerung an die Gürtelprüfung verschickt, geht diese an alle, einschließlich Weißgurte, deren erste Prüfung erst in sechs Monaten stattfindet, und die Eltern von Braungurten, deren Kinder letzte Woche geprüft wurden. Die Abmeldezahlen steigen. Das Vertrauen in Ihre E-Mails schwindet still und leise.

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel. Stone Pine Karate (beispielhaft), ein Dojo mit nur einem Standort, 230 Schülern und vielen Familienmitgliedschaften, hatte genau dieses Problem. Der Inhaber hatte zweimal versucht, „alles einfach in unser E-Mail-Tool einzugeben“, und beide Male aufgegeben, weil die Tabellenkalkulationen und Mindbody jedes Mal unterschiedliche Ergebnisse lieferten.

In diesem Beitrag geht es darum, die Tabellenkalkulationen in Rente zu schicken und stattdessen präzise, zielgerichtete E-Mails an die Mitglieder zu versenden.

Was die Tabellenkalkulationen Sie tatsächlich kosten

Der offensichtlichste Kostenfaktor ist Zeit. Vier oder fünf Tabellenkalkulationen, die jeweils von einer anderen Person gepflegt werden und ständig aktualisiert werden müssen, binden leicht vier bis sechs Stunden Arbeitszeit pro Woche. Das sind rund 250 Stunden im Jahr, die Ihr Team als Datenbank verbringt, anstatt Mitglieder zu schulen oder zu betreuen.

Die versteckten Kosten sind noch schlimmer. Wenn Mitglieder ständig E-Mails erhalten, die offensichtlich nicht für sie bestimmt sind, hören sie ganz auf, Ihre E-Mails zu lesen, oder melden sich ab. Bis Sie dann etwas wirklich Wichtiges zu verschicken haben – eine Terminänderung, eine Betriebsschließung oder eine echte Werbeaktion –, hat die Hälfte Ihrer Liste bereits abgeschaltet. Irrelevante E-Mails sind nicht kostenlos. Sie bezahlen dafür mit Aufmerksamkeit, die Sie nie wieder zurückbekommen.

Nutzen Sie die Daten, die Sie bereits haben

Mindbody speichert bereits die Informationen, die in diesen Tabellen erfasst werden: Gürtelgrad, Altersgruppe, Familienmitgliedschaft, Ausrüstungsgrößen, Turnierberechtigung, Prüfungstermine. CRMConnect überträgt all diese Daten automatisch in ActiveCampaign und hält sie aktuell.

Das bedeutet, dass ein einziger Mitgliedsdatensatz in ActiveCampaign alle relevanten Informationen enthält: Gürtelgrad, Altersgruppe, Familienzugehörigkeit, wer die Mitgliedsbeiträge bezahlt, Uniformgröße, Datum der nächsten Gürtelprüfung und Turnierberechtigung. Ein einziger Datensatz ersetzt vier Tabellenzeilen und aktualisiert sich automatisch.

Drei Listen, die drei Tabellen ersetzen

Erstellen Sie in ActiveCampaign drei gespeicherte Listen. Jede Liste ersetzt eine Tabellenkalkulation und aktualisiert sich selbst.

Gürtelprüfungsliste. Automatische Aufnahme aller aktiven Schüler mit Gürtelprüfung innerhalb der nächsten 30 Tage. Sobald der Cheftrainer in Mindbody einen Prüfungstermin festlegt, erscheint der jeweilige Schüler in der Liste. Manuelle Listenpflege entfällt.

Ausrüstungsnachbestellung. Automatische Einbeziehung von Schülern, deren letzte Uniformbestellung mehr als neun Monate zurückliegt. So werden Kinder erfasst, denen ihre Uniform wahrscheinlich schon zu klein ist, ohne dass man jedes Quartal jede Familie kontaktieren muss.

Turnierpool. Automatische Berücksichtigung turnierberechtigter Schüler der entsprechenden Gürtelgrade und Altersgruppen. Der Turnierveranstalter ruft jedes Mal zu Beginn der Anmeldung am Morgen eine aktuelle Liste ab.

Fügen Sie dann eine weitere Liste für die Eltern hinzu: eine Familienkommunikationsliste mit den zahlenden Erwachsenen, die einer Familienmitgliedschaft angehören. Eine Erinnerung an den Gürteltest für ein neunjähriges Kind sollte an die Eltern und nicht an das Kind selbst gehen; die Familiendaten sorgen dafür, dass dies automatisch geschieht.

E-Mails, die sich selbst ausführen

Nachdem Sie diese Listen erstellt haben, richten Sie drei einfache automatisierte E-Mail-Sequenzen ein.

Vorbereitung auf die Gürtelprüfung. Wenn ein Schüler in die Gürtelprüfungsliste aufgenommen wird, erhält er in den 30 Tagen vor der Prüfung eine kurze Nachrichtenserie: eine Bestätigung, einen Hinweis darauf, was ihn erwartet, eine Erinnerung an die Uniformkontrolle, organisatorische Informationen für den Tag vor der Prüfung und eine Benachrichtigung über die Ergebnisse am Tag nach der Prüfung.

Ausrüstungsnachbestellung. Wenn ein Schüler auf der Nachbestellungsliste für Ausrüstung landet, erhält er eine E-Mail zur Größenprüfung, in der die bereits gespeicherte Größe angezeigt wird, sowie eine Folge-E-Mail, falls keine Bestellung eingeht.

Turnierzyklus. Wenn ein Student in den Turnierpool eintritt, erhält er E-Mails zum Anmeldebeginn, Anmeldeschluss und zu den organisatorischen Details am Tag vor dem Turnier. Nach der Anmeldung wird er automatisch aus der Sequenz entfernt.

Sie können außerdem die Anwesenheitstrends jedes einzelnen Studenten innerhalb von ActiveCampaign verfolgen, sodass der Hauptdozent sehen kann, wer regelmäßig erscheint und wer abdriftet, ohne eine weitere Tabelle öffnen zu müssen.

Was das für Ihr Studio bedeutet

Bei einem typischen Einsatz in Dojos dieser Größenordnung spart die Abschaffung der Tabellenkalkulationen wöchentlich etwa vier bis sechs Stunden Arbeitszeit, insgesamt rund 250 Stunden im Jahr. Noch wichtiger ist jedoch, dass Ihr Team den Tabellenkalkulationen nicht mehr vertraut, sondern Mindbody als zentrale Datenquelle nutzt. Dadurch werden die Daten in Mindbody selbst sauberer, da niemand mehr eine separate Kopie speichert.

Auch Ihre E-Mail-Ergebnisse verändern sich deutlich. Die Abmelderaten von Massen-E-Mails halbieren sich typischerweise innerhalb von 60 Tagen, einfach weil die Teilnehmer keine Nachrichten mehr erhalten, die offensichtlich nicht für sie bestimmt sind. Braungurte erhalten beispielsweise keine Einführungs-E-Mails für Weißgurte mehr.

Für Stone Pine amortisierte sich die Integration allein durch die optimierte Nachbestellsequenz bereits im ersten Quartal. Die einheitliche Nachbestellrate stieg nach neun Monaten von niedrigen 35 Prozent, bedingt durch Eigeninitiative der Eltern, auf beachtliche 65 bis 70 Prozent – dank einer größenbezogenen Erinnerungsfunktion.

Diese Zahlen dienen der Veranschaulichung. Dojos mit bereits ordentlichen Aufzeichnungen erzielen geringere Zeitersparnisse. Dojos mit chaotischen Aufzeichnungen erzielen deutlich größere.

Möchten Sie CRMConnect Mindbody zu ActiveCampaign in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.