Mindbody und ActiveCampaign: So verwandeln Sie Erstbuchungen für Testversionen in langfristige Mitgliedschaften

Eine neue Schülerin bucht ihre erste Probestunde am Dienstagabend um 20:42 Uhr. Sie hat sich für den Jazz-Kurs für Fortgeschrittene mit Renata am Mittwoch um 18:00 Uhr entschieden. Sie war als Erwachsene noch nie in einem Tanzstudio.

So sieht die ideale Begrüßung aus: Dienstagabend: eine kurze E-Mail mit Buchungsbestätigung und Angabe des Kursleiters. Mittwochmorgen: eine E-Mail mit Informationen zu Kleidung, Parkmöglichkeiten und Eingang. Mittwochnachmittag: eine kurze Erinnerung. Mittwochabend nach dem Kurs: eine kurze Rückmeldung von Renata, wie es gelaufen ist. Freitagmorgen: ein kleiner Hinweis, dass du für den zweiten Kurs bereit bist.

Diese Abfolge von Nachrichten erzielt Erfolge bei Probetrainings. Ein Studio, das diese Nachrichten versendet, kann mindestens 40 Prozent seiner Probetrainingskunden in Mitglieder umwandeln. Ein Studio, das zweimal „Willkommen in unserem Studio!“ und einen allgemeinen Rabattcode versendet, erreicht hingegen nur eine Umwandlungsrate von 12 Prozent.

Nehmen wir ein hypothetisches Beispiel. Lumen Movement Dance (illustrativ), ein Studio an einem einzigen Standort mit 410 aktiven Schülern (Kinder und Erwachsene), gehörte eindeutig zu den 12 Prozent. Ihr E-Mail-Tool war eingerichtet. Die Begrüßungsserie bestand aus vier standardisierten E-Mails. Das System wusste nicht, welchen Kurs die einzelnen Teilnehmer gebucht hatten.

Warum eine generische Begrüßung Testversionen verliert

Eine Probestunde ist der entscheidendste Moment in der Beziehung eines potenziellen Mitglieds zu Ihnen. Die Person ist bewusst einmal erschienen und entscheidet nun, ob Sie Teil ihres Lebens werden wollen. Eine Standard-E-Mail signalisiert ihr, dass die Antwort Nein lautet und Sie nur ein weiteres Studio sind.

Das Problem ist nicht der Aufwand, sondern die Information. Eine Standard-Begrüßung kann weder den Kurs, den Kursleiter noch die Uhrzeit nennen, da das E-Mail-System diese Informationen nicht erkennt. So liest sich jede Zeile wie „Ihr letzter Kurs“ und „Unsere freundlichen Kursleiter“, was ein nervöser Neukunde als Spam empfindet. Die Folgen sind gravierend: Bei einer Konversionsrate von nur 12 statt 30 Prozent verliert ein Studio, das monatlich 35 Probestunden anbietet, monatlich etwa sechs Mitglieder, die es hätte halten können. Hochgerechnet auf ein Jahr bedeutet das einen erheblichen Umsatzrückgang – allein aufgrund von E-Mails, die unpersönlich wirkten.

Ihre Willkommens-E-Mails können jedes Detail enthalten

CRMConnect überträgt alle Buchungsdetails von Mindbody in ActiveCampaign, sobald ein Teilnehmer bucht: den gewählten Kurs, den Namen des Kursleiters, die Kurszeit und den Kursort, das gekaufte Einführungsangebot sowie nach dem Kurs, ob der Teilnehmer tatsächlich erschienen ist und ob er erneut gebucht hat.

Das ist alles, was Sie brauchen, um eine Begrüßung zu schreiben, die sich so liest, als hätte sie jemand speziell für diesen Studenten verfasst, denn im Grunde war es das auch.

So funktioniert die Fünf-Berührungs-Begrüßung

Erstellen Sie in ActiveCampaign eine automatisierte Sequenz, die startet, sobald ein neuer Student ein Einführungsangebot für einen bevorstehenden Kurs im Kalender kauft.

Tippen Sie direkt nach der Buchung auf 1. Eine Bestätigung mit Angabe des Kurses, des Dozenten und des Tages: „Sie sind für den Jazz-Mittelstufenkurs bei Renata am Mittwoch angemeldet. Wir freuen uns schon sehr auf Sie.“

Touch 2, am Morgen des Unterrichts. Die Logistik-E-Mail: Was anziehen? Wo parken? Welchen Eingang benutzen? Was mitbringen? Genau hier hapert es bei den meisten Studios. Anfänger sind eher wegen praktischer Details nervös als wegen der Technik.

Touch 3, zwei Stunden vor Unterrichtsbeginn. Eine kurze Erinnerung im Kalenderstil: „Wir sehen uns um 18 Uhr.“ Kaum Inhalt, hohe Öffnungsrate – und schon hat ein nervöser Student das nötige Selbstvertrauen, tatsächlich hinzugehen.

Touch 4, zwei Stunden nach dem Unterricht. Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn der Student erscheint, erhält er vom Dozenten eine freundliche Dankesnachricht mit der Bitte um ehrliches Feedback. Wenn er nicht erscheint, erhält er eine freundliche Erinnerung („Wir haben dich vermisst“) mit einem Link zur Terminverschiebung.

Touch 5, anderthalb Tage nach dem Unterricht. Die Buchungserinnerung für den zweiten Kurs, in der ein Kurs mit demselben Dozenten vorgeschlagen wird, den die Testperson gerade kennengelernt hat, ist die wichtigste E-Mail in dieser Reihe. Eine innerhalb von sieben Tagen gebuchte zweite Kursteilnahme ist der beste Indikator dafür, ob aus einer Testperson eine Mitgliedschaft wird.

Ihr Studioleiter hat außerdem einen klaren Überblick über alle gebuchten Neukunden und kann die Schüler, deren erste Stunde morgen stattfindet, persönlich begrüßen. Kleine Geste mit spürbarer Wirkung.

Warum das für Ihr Studio wichtig ist

In einem typischen Einsatz in Studios dieser Größenordnung steigt die Konversionsrate von Testkunden zu Mitgliedern innerhalb von 60 Tagen nach Einführung einer solchen Sequenz von anfänglich 12 bis 18 Prozent auf 28 bis 35 Prozent. Die wichtigsten Faktoren sind Touch 4, die Notiz des Kursleiters nach dem Kurs, und Touch 5, die Erinnerung an den zweiten Kurs. Touch 3, die Erinnerung zwei Stunden vor dem Kurs, reduziert die Nichterscheinenquote um etwa 25 bis 35 Prozent – und genau darauf basiert der Großteil der Berechnungen. Ein Testkunden, der nie stattgefunden hat, kann schließlich nicht in ein Mitglied umgewandelt werden.

Speziell für Lumen Movement, mit etwa 30 bis 40 Probebuchungen pro Monat bei einer monatlichen Mitgliedschaft von 99 US-Dollar, führt eine Steigerung der Konversionsrate um 15 Prozentpunkte zu etwa fünf neuen Mitgliedern pro Monat und damit zu zusätzlichen jährlichen wiederkehrenden Einnahmen von rund 5.900 US-Dollar durch eine einzige automatisierte Sequenz.

Diese Zahlen verdeutlichen das Problem. Die Qualität des ersten Kurses ist nach wie vor der entscheidende Faktor, und keine E-Mail-Serie kann die Probestunden eines Studios retten, dessen erster Kurs ein schwaches Erlebnis bietet. Doch selbst wenn Ihr erster Kurs gut ist, Ihre Nachbereitung aber unpersönlich, verlieren Sie bereits gewonnene Mitglieder.

Möchten Sie CRMConnect Mindbody zu ActiveCampaign in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.