Mindbody und HubSpot: Finden Sie heraus, welcher Coach in Ihrem Fitnessstudio tatsächlich die Mitgliederbindung fördert.

Warum Trainerbewertungen auf Bauchgefühl basieren

Fragt man einen Cheftrainer, welcher seiner Mitarbeiter die beste Mitarbeiterbindung hat, erhält man eine selbstbewusste Antwort. Fragt man ihn nach Zahlen, heißt es plötzlich: „Man spürt es einfach.“

Die Mindbody-Berichte sind für die Buchhaltung, nicht für Coaching, konzipiert. Man kann zwar Anwesenheitslisten, Verkaufsberichte und Listen von Nichterscheinen exportieren, aber die Daten stimmen nicht überein, und niemand im Fitnessstudio hat die Zeit, sie jede Woche zusammenzuführen. Daher bleiben Leistungsgespräche oberflächlich, inaktive Mitglieder werden erst drei Wochen später bemerkt, und der Trainer, der tatsächlich den höchsten Umsatz pro Stunde generiert, erhält meist nicht die Anerkennung dafür.

Beispiel: Anvil Strength CrossFit (beispielhaft) ist eine CrossFit-Box an einem Standort mit 320 Mitgliedern und sieben Kurszeiten täglich. Der Inhaber wollte den Trainern einen kleinen Bonus zahlen, der an die Mitgliederbindung und die Auslastung der Kurse gekoppelt war. Das war ihm nicht möglich, da er beides nicht zuverlässig messen konnte.

Was Coaching-Blindheit Sie kostet

Wenn die Leistung eines Trainers nicht sichtbar ist, werden die falschen Dinge belohnt. Der charismatischste Trainer erntet Lob, während derjenige übersehen wird, der inaktive Mitglieder diskret kontaktiert und sie so zum Verbleib animiert. Kurse werden aus Gewohnheit geplant, anstatt sich an den tatsächlichen Teilnehmerzahlen und der langfristigen Bindung zu orientieren. Und inaktive Mitglieder entgehen allen, weil niemand frühzeitig warnt. Jedes Mitglied, das unbemerkt abwandert, bedeutet wiederkehrende Einnahmen, die mit einer einzigen Nachricht zum richtigen Zeitpunkt hätten eingespart werden können.

Die gute Nachricht ist: Sie haben die Daten bereits. Sie müssen nur noch an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.

Die Daten, die Sie bereits haben, zusammengeführt

CRMConnect Mindbody zu HubSpot importiert Ihre Mindbody-Aktivitäten in HubSpot in einem Format, das Sie direkt auswerten können. Zwei Daten werden automatisch übertragen und bleiben stets aktuell.

Zunächst wird jeder Termin als eigener Eintrag in HubSpot erfasst, inklusive Coach, Kurs, Ort, Status und zugehörigem Kauf. Zweitens wird jeder Kundenkauf detailliert aufgeführt, inklusive Mitarbeiter, Ort und Service. Darüber hinaus enthält der Eintrag jedes Mitglieds das Datum des letzten Besuchs, den zuletzt betreuten Coach, die Gesamtzahl der Besuche, die nächste Buchung, die verbleibenden Sitzungen und den Mitgliedschaftsstatus.

Das ist alles, was Sie für die Erstellung von Berichten auf Trainerebene benötigen. Sie brauchen keinen Datenanalysten oder ein separates Berichtstool.

Erstellung des Coach-Performance-Dashboards

Erstellen Sie in HubSpot vier Berichte und heften Sie diese an ein einziges Dashboard namens „Coach-Performance“. Beschränken Sie sich auf vier Berichte. Coaches verlieren schnell das Interesse an Dashboards mit zu vielen Widgets.

Abgehaltene Kurse der letzten 30 Tage. Zählen Sie die absolvierten Termine, gruppiert nach Trainer und aufgeschlüsselt nach Kursart. Dies ist die einfachste Methode, um festzustellen, wer den Stundenplan tatsächlich betreut.

Umsatz jedes einzelnen Coaches der letzten 30 Tage. Summe der Käufe im Zusammenhang mit Interaktionen mit dem jeweiligen Coach. Dies ist nicht der Bruttoumsatz des Studios, sondern der Umsatz, der den Mitgliedern des jeweiligen Coaches zugeordnet ist.

Auslastungsgrad der Kurse nach Trainer. Belegte Plätze im Vergleich zu geplanten Plätzen, gruppiert nach Trainer und Kurs. Diese sortierte Grafik zeigt Ihnen, wer regelmäßig für volle Kursflächen sorgt.

Inaktive Mitglieder pro Trainer. Mitglieder, deren letzter Besuch mehr als zwei Wochen zurückliegt, gruppiert nach dem Trainer, den sie zuletzt getroffen haben. Dies ist der Bericht, den Trainer täglich nutzen. Er zeigt jedem Trainer genau, welche seiner Mitglieder aktuell gefährdet sind.

Ergänzen Sie die vierteljährliche Überprüfung um eine fünfte Kennzahl: die Kundenbindung durch den Coach, der den ersten Kurs eines Mitglieds geleitet hat. Vergleichen Sie, wie viele der von jedem Coach gewonnenen Mitglieder 90 Tage später noch aktiv sind. Dies ist die aussagekräftigste Methode, um die Kundenbindung ohne monatelanges Projekt zu ermitteln.

Ausgeschiedene Mitglieder aufspüren, bevor es die Trainer merken

Der Bericht über inaktive Mitglieder ist das Teil, das Coaches täglich nutzen. Richten Sie eine automatische Aufgabe ein, sodass der Coach eines Mitglieds, das zwei Wochen lang nicht mehr da war und noch eine aktive Mitgliedschaft hat, eine Aufgabe mit folgendem kurzen Text erhält: „Habe gesehen, dass Jamie seit zwei Wochen nicht mehr da war. Könntest du mir kurz schreiben?“

Das funktioniert, weil die Informationen zum letzten Besuch sehr detailliert sind. Der Coach sieht genau, welchen Kurs das Mitglied zuletzt besucht hat, um welche Art von Besuch es sich handelte und welche Dienstleistung angeboten wurde, und kann dies im Text ganz natürlich erwähnen. Eine persönliche Nachricht des Coaches, der den letzten Kurs geleitet hat, kommt viel besser an als eine allgemeine „Wir vermissen dich“-E-Mail.

Repräsentative Ergebnisse aus dem ersten Quartal

Dies sind beispielhafte Darstellungen, kein realer Kunde. Bei einem Einsatz in dieser Größenordnung zeigen die Dashboards der Reisebusse im ersten Viertel üblicherweise drei Muster.

Der Coach mit dem größten Charisma erzielt selten die höchste Mitgliederbindung. Diese korreliert vielmehr mit der Bindungsrate des Coaches, der ehemalige Mitglieder per SMS kontaktiert. Die ersten Kurse weisen oft die niedrigste Auslastung, aber die höchste Bindungsrate auf, was Sinn ergibt, wenn man bedenkt, dass die Teilnehmer der ersten Kurse besonders engagiert sind. Und SMS von dem Coach, der den letzten Kurs des Mitglieds geleitet hat, bringen etwa 30 bis 40 Prozent der Teilnehmer zurück, im Vergleich zu weniger als 10 Prozent bei einer allgemeinen Reaktivierungs-E-Mail.

Bei 320 Mitgliedern entspricht die monatliche Rückgewinnung von nur 15 % potenzieller Abwanderer etwa 5 bis 8 gehaltenen Mitgliedern oder einer monatlichen Umsatzsteigerung von rund 700 bis 1.100 US-Dollar. Über ein Jahr betrachtet amortisiert sich die Integration dadurch um ein Vielfaches. Die Rückgewinnungsrate nach inaktiven Nachrichten hängt stark von der Coaching-Kultur und der persönlichen Ansprache ab.

Was das für Ihr Studio bedeutet

Bei Einzelangeboten wie Personal Training oder einem medizinischen Spa ist die Zuordnung eindeutig, da jeder Termin genau einem Anbieter zugeordnet ist. Bei Fitnessstudios mit Gruppenkursen und wechselnden Trainern ist die Zuordnung komplexer. Legen Sie daher vor der Erstellung des Dashboards fest, welcher Trainer als „zugeordneter Trainer“ gilt. Der Punkt bleibt jedoch gleich: Sobald Sie Teilnehmerzahl, Umsatz und Kundenbindung pro Trainer einsehen können, belohnen Sie die Trainer, die ihre Mitglieder halten, planen ausgebuchte Kurse und beugen Kundenabwanderung vor, solange sie noch möglich ist. Das ist der Unterschied zwischen Coaching basierend auf Intuition und Coaching basierend auf Fakten.

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