Mindbody und HubSpot: Gewinnen Sie täglich 45 Minuten an Ihrer Spa-Rezeption zurück

Die Datenbereinigungsgebühr an Ihrer Rezeption

Betreten Sie ein beliebiges Day Spa mit mehr als 1.000 aktiven Kunden und fragen Sie den Empfangsleiter, wo die Kundendaten gespeichert sind. Sie erhalten eine höfliche Antwort wie: „Wir vertrauen ihnen größtenteils.“ Haken Sie etwas nach, und es kommen immer zwei konkrete Probleme zutage.

Das erste Problem sind doppelt angelegte Kundendaten. Dieselbe Person, zwei Profile. Eines wurde an der Rezeption erstellt, das andere über das Online-Buchungstool. Oder eines unter dem Mädchennamen. Oder ein zweites Profil, das vor Monaten angelegt wurde, weil sich im ersten ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse befand. Was auch immer der Grund ist: Jedes Mal, wenn Mitarbeiter Duplikate in Mindbody bereinigen, verschlimmert sich das Problem mit den Kundendaten in Ihrem Marketing-Tool, anstatt sich zu lösen.

Das zweite Beispiel betrifft Familien, die sich eine E-Mail-Adresse teilen. Eine Mutter bucht Behandlungen für sich, ihre Teenager-Tochter und ihre eigene Mutter – alles über dieselbe E-Mail-Adresse. Ihr Marketing-Tool fasst entweder alle drei zu einem einzigen Kontakt zusammen oder erstellt drei Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse, aber drei verschiedenen Vornamen. Dadurch entstehen Verwirrungen bei allen nachfolgenden Nachrichten.

Beispiel: Das Quartz & Sage Day Spa (beispielhaft) ist ein Spa mit acht Behandlungsräumen und 1.200 aktiven Kunden. Die Rezeption verbringt täglich etwa 45 Minuten mit der Datenbereinigung: Zusammenführen von Duplikaten, Klären von Verwechslungen innerhalb der Familie und Ermitteln, wer tatsächlich einen Termin hatte. Das entspricht etwa 4 Prozent der Arbeitszeit eines Vollzeitmitarbeiters – jeden Tag, dauerhaft.

Was unordentliche Schallplatten Sie kosten

45 Minuten pro Schicht sind die sichtbaren Kosten. Die versteckten Kosten sind jedoch noch gravierender. Ein doppelter Eintrag bedeutet, dass die Besuchshistorie eines Kunden aufgeteilt wird, sodass Ihr Spa nie das vollständige Bild erhält und Kunden nicht optimal ansprechen kann. Ein uneinheitlicher Familieneintrag führt dazu, dass die falsche Person die falsche Nachricht erhält. Und jedes Gespräch beim Check-in, in dem es heißt: „Ich glaube, Ihre Akte ist unter einer anderen E-Mail-Adresse gespeichert“, mindert den professionellen Eindruck Ihres Spas. Kunden bemerken das, und es wirkt sich auf ihre Bewertung aus.

Duplikate und Familien werden automatisch verarbeitet.

CRMConnect Mindbody to HubSpot behandelt beide Probleme als Kernfunktionen und nicht als nachträgliche Überlegung.

Bei Duplikaten kommt ein intelligenter Abgleich zum Einsatz. Stimmen Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse überein, wird der bestehende Kontakt aktualisiert, anstatt einen neuen anzulegen. In komplexeren Fällen, wie beispielsweise derselben E-Mail-Adresse, aber unterschiedlichen Namen, wendet das System einheitliche Abgleichsregeln an, anstatt einfach einen neuen Datensatz zu erstellen.

Für Familien wird die in Mindbody bereits bestehende Zahlungsbeziehung übernommen. Familienmitglieder mit derselben E-Mail-Adresse werden in HubSpot automatisch unter einem gemeinsamen Haushaltseintrag zusammengefasst. Jedes Familienmitglied bleibt ein separater Kontakt, sodass Sie Mutter und Tochter unabhängig voneinander ansprechen können. Alle sind jedoch demselben Haushalt zugeordnet, und es ist klar ersichtlich, wer für wen bezahlt.

Was passiert, wenn Sie einen Klienten in Mindbody zusammenführen?

An diesem Punkt scheitern die meisten Integrationen. Sie stellen fest, dass Jane Smith zweimal in Mindbody existiert. Sie führen die beiden Profile zusammen, und ihre Besuchshistorie, Verkäufe und verbleibenden Sitzungen werden alle in das verbleibende Profil übertragen.

Bei einer typischen Do-it-yourself-Lösung gelangt nichts davon in Ihr Marketing-Tool. Am Ende haben Sie zwei Kontakte, von denen einer auf ein nicht mehr existierendes Profil verweist, und es gibt keine saubere Lösung dafür.

Mit CRMConnect wird die Zusammenführung nahtlos fortgesetzt. Wenn Sie doppelte Kundendaten in Mindbody zusammenführen, bleibt die vollständige Historie des Mitglieds in HubSpot präzise erfasst und übersichtlich organisiert. Das verbleibende Profil aktualisiert den richtigen Kontakt, der übrige Kontakt wird abgeglichen und die Besuchshistorie wird in den verbleibenden Datensatz übernommen. Das ist der Unterschied zwischen „Wir haben unsere Systeme verbunden“ und „Unsere Daten sind wirklich vertrauenswürdig“.

Bereit für einen zweiten Standort

Für ein Spa mit nur einem Standort ist die Standortkennzeichnung übertrieben. Doch der Inhaber von Quartz & Sage plante einen zweiten Standort, und der richtige Zeitpunkt für eine Datenbereinigung ist, bevor sich das Chaos zweier Standorte anhäuft.

CRMConnect kategorisiert Kunden automatisch anhand der Standorte, an denen sie buchen, besuchen oder einkaufen, und bietet Ihnen so eine einheitliche Übersicht über alle Standorte hinweg. In Kombination mit der Gruppierung nach Kundenfamilien können Sie damit Fragen beantworten, die Sie zuvor einfach nicht stellen konnten:

• Wie viele Haushalte buchen an beiden Standorten?
• Welche Familienmitglieder werden von Geschenkgutscheinempfängern zu Stammkunden?
• Wenn ein Kunde eine Paarmassage bucht, wer ist der zweite Gast und war diese Person schon einmal da?

Repräsentative Ergebnisse in einem Spa mit 1.200 Kunden

Dies sind beispielhafte Darstellungen, keine realen Kunden. Bei einer Implementierung in Spas dieser Größenordnung reduziert sich der tägliche Reinigungsaufwand von 45 Minuten typischerweise innerhalb des ersten Monats auf unter 5 Minuten. Das entspricht einer Zeitersparnis von etwa 40 Minuten pro Schicht, rund 200 Minuten pro Woche oder etwa 170 Stunden pro Jahr. Bei einem Stundensatz von 25 US-Dollar für die Rezeption ergibt das für ein Spa mit einem Standort eine jährliche Arbeitsersparnis von etwa 4.200 US-Dollar.

Der größte Gewinn liegt nicht im Arbeitsaufwand. Es ist das Verschwinden der Aussage „Ich glaube, wir haben Ihre Datei unter einer anderen E-Mail-Adresse“ beim Check-in. Kunden bemerken das, und Ihr Ruf verbessert sich dadurch. Spas mit unübersichtlicheren Ausgangsdaten erzielen höhere Rückgewinnungen; Spas mit bereits optimierten Zusammenführungsprozessen erzielen kleinere Erfolge.

Was das für Ihr Spa bedeutet

Aktivieren Sie die Familiengruppierung von Anfang an, auch wenn Sie noch nicht viele Haushalte mit gemeinsamer E-Mail-Adresse haben. Die nachträgliche Gruppierung von Familiendaten eines ganzen Jahres ist mühsam. Die Gruppierung direkt beim Eingang erfolgt automatisch. Wichtig: Die „Bezahlt“-Beziehung in Mindbody muss für die Familiengruppierung tatsächlich ausgefüllt sein. Überprüfen Sie daher Ihre bestehenden Kunden, bevor Sie die Funktion aktivieren.

Unternehmen, deren Kunden im Grunde nie miteinander verwandt sind, wie beispielsweise eine CrossFit-Box mit freiem Training, profitieren wenig von der Gruppierung nach Familien, obwohl die automatische Datenbereinigung dennoch sinnvoll ist. Für ein Spa sind beide Aspekte wichtig. Saubere Datensätze sind kein Luxus, sondern der entscheidende Unterschied zwischen einem Empfang, der Kunden betreut, und einem, der lediglich eine Datenbank verwaltet.

Möchten Sie CRMConnect Mindbody zu HubSpot in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.