Mindbody und HubSpot: Verwandeln Sie jedes Einführungsangebot in eine gebuchte zweite Klasse

Das Zeitfenster, das Sie jede Woche verlieren

Ein neuer Schüler kommt herein, zahlt für das 39-Dollar-Einführungsangebot, nimmt an seiner ersten Stunde teil und geht zufrieden wieder. Dann herrscht in den nächsten vier Stunden Hochbetrieb an der Rezeption, und niemand kümmert sich bis zum Schichtende um das Marketingsystem. Bis jemand die Kundendaten des Tages exportiert und am nächsten Morgen hochlädt, hat dieser Schüler bereits fast den gesamten wichtigsten Zeitraum seiner Mitgliedschaft in Ihrem Studio hinter sich: die ersten 14 Tage des Einführungsangebots.

Beispiel: Lotus & Lattice Yoga (beispielhaft) ist ein kleines Boutique-Studio mit 280 aktiven Mitgliedern und 14 wöchentlichen Kursen. Sie beobachteten dies Woche für Woche. Ihre Konversionsrate von Neukunden zu Mitgliedern lag bei etwa 15 Prozent. Der Inhaber war überzeugt, dass die Rezeption einfach nur „schneller“ sein müsse, doch die Rezeption war bereits überlastet. Das Problem lag nicht im Aufwand. Es lag darin, dass keine Nachbetreuung erfolgen konnte, bevor ein Mitarbeiter die Daten des neuen Teilnehmers im System erfasst hatte.

Was die Verzögerung Sie kostet

Eine Dankes-E-Mail für die erste Stunde, die anderthalb Tage zu spät ankommt, erreicht die Zielgruppe zu spät. Der Kursteilnehmer hat entweder selbst einen zweiten Kurs gebucht oder sich bereits abgemeldet. Und eine Folge-E-Mail, die auf einer ersten Stunde basiert, ist zwangsläufig standardisiert: Sie enthält zwar den Namen und die Buchung, aber nicht den Kursleiter, den Stil oder ob der Teilnehmer erneut gebucht hat. Solche Standardnachrichten im wichtigsten Zeitfenster des Verkaufstrichters sind der Grund, warum Studios still und leise Teilnehmer verlieren, für die sie bereits bezahlt haben.

Was synchronisiert sich in dem Moment, in dem das Intro gekauft wird?

CRMConnect Mindbody zu HubSpot ist eine sofort einsatzbereite Integration. Sobald ein Student ein Einführungsangebot erwirbt, wird die Integration aktiviert. Der neue Kunde wird in HubSpot angelegt oder einem bestehenden Kunden zugeordnet. Dank intelligenter Duplikaterkennung wird ein bereits vorhandener Lead mit demselben Namen und derselben E-Mail-Adresse aktualisiert, anstatt dupliziert zu werden.

Ihr HubSpot-Datensatz enthält automatisch alle Details, die die Nachbearbeitung personalisieren: das gekaufte Einführungsangebot und dessen Kaufdatum, den zuletzt besuchten Kurs, den Dozenten, die Anzahl der Besuche, den Mitgliedschaftsstatus und ob bereits Buchungen vorgenommen wurden. Jede Buchung, jeder Besuch, jeder verpasste Kurs und jeder Kauf wird anschließend innerhalb von Sekunden erfasst. Das genügt, um eine effektive Follow-up-Sequenz zu starten – ganz ohne manuelle Eingabe.

Die siebentägige Nachbetrachtung: Erste Klasse, Zweite Klasse, Umstieg

Erstellen Sie in HubSpot einen Workflow, der am selben Tag startet, an dem ein Student ein Einführungsangebot kauft.

Zwei Stunden nach ihrer ersten Stunde erhalten sie eine personalisierte Nachricht mit dem Betreff „Vielen Dank, das erwartet Sie“ und Angaben zum besuchten Kurs und dem jeweiligen Kursleiter. Diese Nachricht wird noch am selben Abend verschickt, solange das Studio noch frisch in ihrer Erinnerung ist, nicht erst am nächsten Morgen.

Tag zwei. Falls sie ihren nächsten Kurs noch nicht gebucht haben, erhalten sie eine E-Mail mit der Aufforderung, ihren zweiten Kurs auszuwählen, inklusive Buchungslink. Dies ist der wichtigste Hebel im gesamten Ablauf. Der Unterschied in der Anmeldequote zwischen Teilnehmern, die innerhalb einer Woche einen zweiten Kurs besuchen, und solchen, die dies nicht tun, ist enorm.

Tag vier. Die Nachrichten werden je nach Engagement der Studierenden unterschiedlich gestaltet. Studierende, die bisher nur einen Besuch absolviert haben, erhalten eine E-Mail mit dem Titel „Ihre erste Woche“ und der Biografie des Dozenten. Studierende, die bereits zwei oder mehr Besuche absolviert haben, erhalten stattdessen eine E-Mail mit dem Titel „Sie gewinnen an Dynamik“.

Tag zwölf. Zwei Tage vor Ablauf der Einführungsphase wird das Mitgliedschaftsangebot verschickt, dessen Formulierung auf die tatsächliche Teilnahme abgestimmt ist. Ein Teilnehmer, der sechsmal dabei war, erhält ein anderes Angebot als jemand, der nur einmal da war.

Repräsentative Ergebnisse nach 90 Tagen

Dies sind beispielhafte Grafiken, keine echten Kunden. Bei einer Implementierung in Studios ähnlicher Größe steigert dieses Muster die Konversionsrate von Neukunden zu Mitgliedern innerhalb eines Quartals von etwa 18 Prozent auf 26 bis 30 Prozent. Der größte Zuwachs ist auf die Buchungsanregung am zweiten Tag zurückzuführen, wodurch die Wartezeit für einen Kurs der zweiten Klasse von üblicherweise neun Tagen auf unter vier Tage verkürzt wird. Die Öffnungsraten der Dankesnachricht am selben Abend liegen in der Regel über 60 Prozent, da sie das Studio erreicht, solange die Kunden noch präsent sind.

Der Zeitaufwand für die Dateneingabe am Empfang sinkt praktisch auf null, da der gesamte Prozess automatisiert abläuft. Erfasst ein Teilnehmer ein Formular auf Ihrer Website und kommt später zum Kurs, werden die Daten automatisch zusammengeführt. Aktualisiert ein Mitglied seine E-Mail-Adresse, wird diese automatisch an die richtige Mindbody-Website weitergeleitet. Ihre Conversion-Rate und Ihre Werbebotschaften tragen zwar zu den Ergebnissen bei, die eigentliche Arbeit leistet jedoch die strukturierte Vorgehensweise.

Was das für Ihr Studio bedeutet

Die Drei-Schritte-Struktur ist das zu übernehmende Element: ein Dankeschön am selben Abend, eine dezente Erinnerung am zweiten Tag und ein Kaufangebot am zwölften Tag. Die Erinnerung am zweiten Tag ist die wirkungsvollste Nachricht in dieser Sequenz und wird von den meisten Studios ausgelassen.

Für ein sehr kleines Studio mit nur wenigen wöchentlichen Einführungskursen mag ein manueller Prozess mit Aufgaben ausreichen. Sobald aber ein höheres Einführungsvolumen anfällt, ist die Rechnung einfach: Jeder verkaufte Einführungskurs ist ein potenzieller Teilnehmer, für den Sie bereits bezahlt haben. Indem Sie noch am selben Abend nachfassen, solange sich der Teilnehmer noch an den Kurs erinnert, verwandeln Sie diese Buchung in eine Mitgliedschaft statt in eine verpasste Chance.

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