Mindbody und Keap: Hören Sie auf, Kundendaten in Keap manuell neu zu erstellen

Fragen Sie Studiobesitzer, die in den letzten zwei Jahren ihr Marketing auf Keap umgestellt haben, wie der erste Monat verlaufen ist. Sie werden Ihnen von den Tabellenkalkulationen, den Importen und der mühsamen, zeitraubenden Arbeit erzählen, jeden einzelnen Kundendatenpunkt manuell neu anzulegen. Ziele, Verletzungshistorie, Paketguthaben, Meilensteine – all das war bereits in Mindbody gespeichert und musste komplett neu aufgebaut werden.

Wenn Sie ein Personal-Training-Studio mit intensivem Training betreiben, erfasst jeder Trainer 8 bis 15 Details pro Kunde: Ziele, Körperzusammensetzung, Verletzungshistorie, Trainingsvorlieben, Ernährungshinweise, wichtige Termine, vorhandene Heimgeräte und zeitliche Einschränkungen. Mindbody speichert all diese Daten. Keap hingegen ist anfangs leer. Jeder Eintrag muss manuell angelegt, formatiert, benannt und anschließend mit Mindbody verknüpft werden, damit die Daten tatsächlich ausgefüllt werden.

Diese Arbeit ist mühsam. Ein fleißiger Trainer schafft vielleicht vier dieser Details pro Stunde, wenn man das Erstellen, Verbinden und die Testimporte mitrechnet. Multipliziert man das mit 15 Details und dann mit der Anzahl der Trainer, die ihre eigene Ansicht benötigen, dauert allein die Einrichtung Tage. Die meisten Studios geben nach der Hälfte auf und haben am Ende ein nur halb eingerichtetes Keap, dem niemand vertraut.

Hier ein anschauliches Beispiel: Granite Bay Personal Training (ein fiktives Studio) mit einem Standort, fünf Trainern und 140 Stammkunden versuchte dies zweimal manuell. Beide Versuche scheiterten bereits bei der Einrichtung. Die Trainer verbrachten zwei Wochen lang ihre Mittagspausen damit, die Kundendaten manuell neu einzugeben, waren davon genervt und kehrten zur Nutzung von Mindbody für alle Prozesse zurück, ergänzt durch eine separate Tabelle zur Zielverfolgung.

So sieht Ihr Keap-Konto am ersten Tag aus

CRMConnect Mindbody to Keap richtet die Kundendaten automatisch für Sie ein. Während der Einrichtung werden die grundlegenden Systemelemente erstellt, die für den Betrieb eines Wellness-Unternehmens unerlässlich sind – eine manuelle Konfiguration ist nicht erforderlich.

Schon am ersten Tag weiß Ihr Keap-Konto für jeden Kunden Folgendes:

• Wer sie sind und woher sie kommen: ihre Mindbody-Historie, ihr aktueller Mitgliedschaftsstatus, die Gesamtzahl ihrer Besuche, das Datum ihres letzten Besuchs, die von ihnen in Anspruch genommene Dienstleistung und der Mitarbeiter, den sie gesehen haben.
• Wie sieht es mit den Paketen aus? Hier die Informationen zum Ablauf der Mitgliedschaft, den verbleibenden Sitzungen, den Vertragsdetails und ob die automatische Zahlung aktiviert ist.
• Was sie gekauft haben: Einführungsangebotshistorie, ihr letzter Kauf, der Betrag und das Datum.
• Wie stark sie engagiert sind: Datum des ersten Besuchs, Gesamtzahl der Besuche und Gesamtumsatz.

Es geht über ein Standardset hinaus. Auch die individuellen Details Ihres Studios werden übernommen. Wenn Ihr Personal-Training-Studio die Ziele seiner Kunden in Mindbody erfasst (Gewichtsverlust, Beweglichkeit, Kraft, sportspezifisches Training, Rehabilitation nach Verletzungen), werden diese Informationen automatisch in Keap übertragen. Niemand muss sie manuell in ein Keap-Menü eingeben.

Ein Trainer, der am ersten Tag die Akte eines Kunden öffnet, sieht dessen Ziele, Verletzungshinweise, bevorzugte Trainingstage, das gewählte Paket, die verbleibenden Trainingseinheiten, die Gesamtzahl der Besuche, den letzten Besuch und den nächsten Termin. Alles, was er zuvor in einer Tabelle erfasst hat, ist jetzt in dem Tool gespeichert, das auch für das Marketing genutzt wird.

Warum die Daten nicht nur am ersten Tag korrekt, sondern auch nützlich bleiben

Der erste Tag ist der einfache Teil. Die Herausforderung liegt in den folgenden zwölf Monaten, in denen Kunden neue Pakete kaufen, Meilensteine erreichen, Ziele ändern und ihre Präferenzen aktualisieren. Kundendaten, die heute noch aktuell sind, aber nächsten Monat schon veraltet, sind wertlos. Nur die Daten, die aktuell bleiben, sind der Schlüssel zu Ihrem Follow-up.

CRMConnect hält alle Daten automatisch auf dem neuesten Stand. Wenn ein Kunde ein neues 12er-Paket erwirbt, werden Paketname, verbleibende Sitzungen und der letzte Kauf in Keap sofort aktualisiert und er wird den richtigen Kampagnen zugeordnet. Alle von Ihnen eingerichteten Erinnerungen zur Vertragsverlängerung, Meilenstein-Glückwünsche und Trainer-Follow-ups erkennen die Änderung und reagieren entsprechend. Manuelle Aktualisierungen gehören der Vergangenheit an.

Die Kundendaten bleiben nützlich, weil sie aktuell gehalten werden. Genau darum geht es.

Wie Trainer ihre eigenen Arbeitslisten erhalten

Sobald alle Kundendaten erfasst sind, kann jeder Trainer seine eigenen Ansichten in Keap erstellen – ganz ohne technische Vorkenntnisse.

Die tägliche Liste eines Trainers zeigt seine aktiven Kunden, sortiert nach dem nächsten Termin. Neue Kunden werden automatisch hinzugefügt. Kunden, die inaktiv werden, verschwinden automatisch aus der Liste.

Eine Verlängerungsliste zeigt Kunden mit drei oder weniger verbleibenden Sitzungen, gruppiert nach Trainer, sodass jeder Trainer seine eigene Verlängerungspipeline sieht.

Eine Meilensteinliste kennzeichnet Kunden, die 100 Besuche erreicht haben, aber noch nicht geehrt wurden. Daraufhin werden automatisch Glückwünsche und Geschenkgutscheine verschickt – ein Ritual zur Kundenbindung im Studio.

Eine Liste mit Verletzungsbeobachtung zeigt Klienten mit aktiven Verletzungsmeldungen an, die in der letzten Woche trainiert haben, sodass der Cheftrainer diejenigen identifizieren kann, bei denen ein Nachgespräch zur Formkontrolle erforderlich ist.

Für all das ist keine technische Einrichtung nötig. Die Trainer müssen keine Tabellenkalkulationen führen. Die Details füllen sich automatisch aus. Die Listen aktualisieren sich selbst.

Was das für Ihr Studio bedeutet

Bei einem beispielhaften Einsatz in einem Studio dieser Größe reduziert sich der manuelle Einrichtungsaufwand, der bei einer Do-it-yourself-Lösung üblicherweise anfällt (4 bis 6 Stunden pro Trainer bei 5 Trainern, plus 8 bis 12 Stunden Verwaltungsarbeit), auf etwa eine Stunde Konfigurationszeit. Das entspricht einer sofortigen Einsparung von rund 30 bis 40 Stunden Trainer- und Verwaltungszeit allein bei der Einrichtung.

Die Einsparungen setzen sich danach fort. Wenn Sie ein neues Programm starten, müssen Sie nichts neu erstellen. Ein neuer „Mobility Mondays“-Workshop in Mindbody wird automatisch in Keap integriert, sobald er gebucht wird – ganz ohne Eingriffe in Keap.

Für Granite Bay lag der eigentliche Erfolg darin, dass die Trainer Keap zum ersten Mal nutzten. Nach zwei fehlgeschlagenen manuellen Einrichtungsversuchen klappte es im dritten Anlauf, da die Trainer die Einrichtung nicht selbst vornehmen mussten. Die Daten der Klienten, die sie zuvor in separaten Tabellen erfasst hatten, waren mit ihren Zielen und Verletzungsinformationen vollständig erhalten.

Diese Zahlen dienen lediglich der Veranschaulichung. Die tatsächliche Zeitersparnis hängt davon ab, wie viele Kundendaten Sie bereits in Mindbody speichern und wie konsistent diese Informationen sind.

Möchten Sie CRMConnect Mindbody to Keap in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.