Mindbody und Keap: Standortbezogene Berichterstattung für ein Fitnessstudio-Netzwerk mit 4 Standorten

Ein dreiköpfiges Marketingteam in einer Boutique-Fitnesskette mit vier Standorten besteht in der Praxis nur noch aus 1,5 Personen, wenn man Anzeigenmanagement, Content-Erstellung und wöchentliche Meetings berücksichtigt. Die verbleibende Zeit soll für das Reporting der vier verschiedenen Studioleiter pro Standort benötigt werden, die jeweils wissen möchten, wie ihr Studio diese Woche läuft und wie es sich im Vergleich zum Vormonat entwickelt hat.

Ohne aussagekräftige standortbezogene Daten in Ihrem Marketing-Tool sieht das Reporting folgendermaßen aus: Vier separate Exporte aus Mindbody erstellen, vier Berichte öffnen, alles in einer Tabelle abgleichen, vier Mini-Dashboards erstellen, vier E-Mails versenden und das Ganze nächste Woche wiederholen. Jeder Zyklus kostet einen Marketingmitarbeiter 4 bis 6 Stunden pro Woche. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das 200 bis 300 Stunden reiner Reporting-Aufwand – ohne kreativen Nutzen.

Hier ein anschauliches Beispiel: Ember Athletic (eine fiktive Fitnessstudiokette) mit vier Standorten, insgesamt 2.100 Mitgliedern und einem zentralen Marketingteam von drei Personen lief genau so ab. Die Marketingmitarbeiter waren völlig ausgebrannt. Die Filialleiter beklagten sich, dass die Daten ihrer Standorte vernachlässigt würden. Der Inhaber hörte immer wieder: „Wir brauchen einen Datenanalysten“, weigerte sich aber, da die Einstellung 90.000 Dollar kosten würde.

Die richtige Lösung ist nicht die Anstellung zusätzlicher Daten. Die richtige Lösung besteht darin, die Daten jedes Standorts korrekt in Keap zu erfassen, sodass die Berichterstellung durch eine schnelle, gespeicherte Suche und nicht durch einen manuellen Exportvorgang ermöglicht wird.

Wie die Website-Identität in Keap übertragen wird

CRMConnect Mindbody to Keap unterstützt mehrere Mindbody-Standorte unter einem einzigen Keap-Konto. Jeder Mitgliedsdatensatz enthält den jeweiligen Heimatstandort sowie eine Liste aller besuchten oder besuchten Studios. Beim Kauf einer Kurskarte wird auch der Standort des Kaufs erfasst. Eine 10er-Karte, die im Eastside-Studio gekauft wurde, wird anders erfasst als dieselbe Karte im Downtown-Studio.

Ein Mitglied, das sich in Downtown angemeldet und drei Monate später auch Eastside besucht hat, verfügt über einen einzigen Keap-Datensatz, der beides erfasst: Downtown ist der Heimatstandort, Eastside der Ort der letzten Schulung, und jeder Besuch und jeder Kauf ist mit dem jeweiligen Standort verknüpft. Ein Mitglied, ein Datensatz, vollständige Übersicht.

Ein Keap-Konto, nicht vier

Die verlockende Idee, jedem Standort ein eigenes Keap-Konto zu geben, ist nicht zu unterschätzen. Dadurch verlieren Sie die standortübergreifende Mitgliederübersicht (eine der wenigen Stärken von Keap), zahlen das Vierfache an Lizenzgebühren und müssen die standortübergreifenden Mitgliedschaften manuell abgleichen.

Die richtige Konfiguration besteht aus einem Keap-Konto mit standortbezogenen gespeicherten Suchanfragen und standortbezogenen Kampagnen.

Eine Ansicht der inaktiven Mitglieder pro Standort zeigt jedem GM nur die eigenen Mitglieder an, die seit 14 Tagen nicht mehr da waren, aber noch eine aktive Mitgliedschaft besitzen. Jeder GM erhält einen eigenen Lesezeichen-Link.

Eine standortbezogene Begrüßungssequenz besteht aus einer Kampagne mit vier Versionen, die jeweils einem Standort zugeordnet sind. Die Begrüßung für die Innenstadt nennt die Dozenten und Kurszeiten der Innenstadt. Die Begrüßung für den Osten enthält Informationen zum Osten. Gleiche Grundstruktur, standortbezogener Inhalt.

Die standortbezogenen Kundenbindungsberichte enthalten gespeicherte Suchanfragen, gruppiert nach dem jeweiligen Standort. Das Marketingteam erstellt diese Berichte einmalig, und sie bleiben automatisch aktuell.

Bei standortübergreifenden Kampagnen dient die Liste der Fitnessstudios, die ein Mitglied bereits besucht hat, als Filter. Eine Kampagne wie „Testen Sie unseren neuen Standort im Osten“, die nur an Mitglieder mit Wohnsitz in der Innenstadt gesendet wird, die den Standort im Osten noch nie besucht haben, benötigt nur einen Filter.

Frühzeitig einen Standort in Schwierigkeiten einfangen

Die Frage, die jeden Betreiber mehrerer Standorte beschäftigt: Verliert ein Standort schneller Mitglieder als die anderen? Ohne standortspezifische Daten dauert es eine Woche, diese Frage zu beantworten, und die Antwort kommt meist zu spät.

Mit standortbezogenen gespeicherten Suchanfragen in Keap dauert die Antwort etwa 90 Sekunden. Zählen Sie die Westgate-Mitglieder mit aktiver Mitgliedschaft, die seit 21 Tagen nicht mehr da waren, und teilen Sie das Ergebnis durch die Gesamtzahl der aktiven Westgate-Mitglieder. So erhalten Sie die Abwanderungsrate des jeweiligen Standorts. Vergleichen Sie die Werte aller vier Standorte. Liegt die monatliche Abwanderungsrate bei Westgate bei 12 Prozent, während sie bei den anderen drei Standorten zwischen 6 und 7 Prozent liegt, besteht Handlungsbedarf in diesem Monat und nicht erst in drei Monaten.

Falls der Wohnort eines Mitglieds falsch eingestellt war, kann das Marketingteam dies in Keap korrigieren, und die Änderung wird automatisch an Mindbody übertragen. Doppelte Eingabe entfällt.

Was das für Ihr Geschäftsergebnis bedeutet

In einem beispielhaften Einsatz in einem Netzwerk dieser Größe sinkt der Arbeitsaufwand für das Reporting pro Standort und Mitarbeiter typischerweise von 4 bis 6 Stunden pro Woche auf unter 30 Minuten. Diese Zeit wird hauptsächlich für die Überprüfung gespeicherter Suchanfragen und das Verfassen des Kommentars verwendet. Für das dreiköpfige Team von Ember bedeutet das eine Zeitersparnis von etwa 12 bis 16 Stunden pro Woche bzw. 600 bis 800 Stunden pro Jahr – fast ein Drittel einer Vollzeitstelle.

Der qualitative Gewinn ist entscheidender. Geschäftsführer fühlen sich nicht mehr vernachlässigt, da ihre Daten automatisch und pünktlich in ihrem Posteingang eintreffen. Marketing ist nicht länger der Flaschenhals für Standortgespräche. Das wöchentliche Führungstreffen wandelt sich von „Das Marketing hat die Berichte noch nicht geschickt“ zu „Die Abwanderungsrate von Westgate ist gestiegen, lasst uns darüber sprechen“.

Speziell für Ember konnte das Team, nachdem der Aufwand für das Reporting wegfiel, monatlich zwei neue Werbemitteltests starten, die beide sechs Monate lang auf Eis gelegen hatten. Die durch diese Tests erzielten Mehreinnahmen deckten die Integrationskosten im ersten Quartal.

Diese Zahlen dienen lediglich der Veranschaulichung. Ihr Arbeitsaufwand im Bereich Reporting hängt stark davon ab, wie häufig die Geschäftsführer die angeforderten Berichte tatsächlich nutzen.

Möchten Sie CRMConnect Mindbody to Keap in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.