Mindbody und Klaviyo: Verringern Sie die Wiedereinschreibungszahlen der Schwimmschule, indem Sie frühzeitig abgesetzte Kinder erfassen.

Warum saisonale Programme Familien bei der Wiederanmeldung verlieren

Schwimmschulen, Kinderkampfsport, Musikakademien – alle Programme mit Saison haben ein ähnliches Muster: acht bis zwölf Wochen Kursdauer, ein strikter Anmeldeschluss am Ende und Eltern, die nebenbei noch vier andere Aktivitäten und einen Teilzeitjob ausüben. Wenn man diese Eltern in den zwei Wochen vor Anmeldeschluss nicht erreicht, geht der Platz an eine Familie auf der Warteliste, und ihr Kind kann im nächsten Kurs nicht mehr teilnehmen.

Hier ein anschauliches Beispiel: Die Tidepool Swim Academy (eine fiktive Schwimmschule) bietet ein Programm für 620 Kinder an, das saisonale Kurse in einem Hallenbad durchführt. Der Anmeldeprozess an sich funktioniert problemlos. Das Problem liegt jedoch im Vorfeld. Familien, die den Anschluss verlieren (zwei Abmeldungen hintereinander, Urlaub, Krankheit), werden nicht gesondert erfasst. Alle erhalten dieselbe Standard-Anmelde-E-Mail in der Woche vor Anmeldebeginn. Die Kinder, die am stärksten gefährdet sind, abzuspringen, erhalten keine gezielte Unterstützung.

Was der manuelle Prozess Sie kostet

Mindbody weiß alles, was hier wichtig ist. Jede Klasse hat eine Anwesenheitsliste. Jede Stornierung ist mit einem Zeitstempel versehen. Jede Anmeldung hat einen Anfangs- und einen Endzeitpunkt. Das Problem ist, dass all diese Informationen nicht rechtzeitig in Ihrem Marketing-Tool ankommen, um darauf reagieren zu können.

Am Freitag erstellt die Rezeption einen Bericht über drei oder mehr versäumte Kurse, übergibt ihn montags an die Marketingkoordinatorin, die bis Mittwoch eine einmalige Liste erstellt. Bis dahin ist die Stornierungsfrist bereits abgelaufen. Die Familie, die dringend Hilfe benötigte, ging leer aus oder erhielt sie zu spät.

Die Kosten des manuellen Prozesses beschränken sich also nicht nur auf die Stunden, die für die Listenerstellung aufgewendet werden. Es sind auch die Wiedereinschreibungen, die man in jeder Sitzung unbemerkt verliert, weil die Warnsignale niemanden erreicht haben, der darauf hätte reagieren können.

Wie CRMConnect die Lücke schließt

CRMConnect Mindbody zu Klaviyo hält Ihr Marketing stets auf dem neuesten Stand und spiegelt die aktuellen Geschehnisse in Ihren Kursen wider. Drei Funktionen der API-App erledigen die Arbeit:

• Die Klassensynchronisierung und Anwesenheitsverfolgung halten Klaviyo über anstehende Buchungen, Anwesenheit und Stornierungen auf dem Laufenden.
• Durch die Echtzeit-Synchronisierung der Kundenprofile bleiben die Kontaktdatensätze der Eltern stets aktuell, inklusive des jeweiligen Einschreibungsstatus jedes Kindes.
• Die Besuchsverfolgung gleicht die letzten Besuche täglich ab, sodass ein Fehlerbericht nicht fälschlicherweise für eine Unterrichtsstunde ausgelöst wird, die das Kind tatsächlich besucht hat.

Die E-Mail-Adresse der Eltern ist der zentrale Anlaufpunkt bei Klaviyo. Kinder ohne eigene E-Mail-Adresse (und das sind in diesem Alter fast alle) werden mit dem Datensatz der Eltern verknüpft, sodass jede Nachricht den Erwachsenen erreicht, der den Kurs bucht.

Den Aufschwung abfangen, bevor er zum Absturz wird

Der erste Flow, den du brauchst, ist kurz und zielt auf die Wackelbewegung, nicht auf den Abgrund. Er funktioniert so:

Der Prozess beginnt, sobald ein Kurs ausfällt, und zwar für einen Kurs, der innerhalb der nächsten 24 Stunden stattfinden sollte. Er wartet vier Stunden, um Eltern, die sich um ein krankes Kind kümmern müssen, nicht zu überrumpeln. Anschließend wird eine E-Mail mit dem Betreff „Wir haben den Platz für nächste Woche reserviert“ versendet, in der der nächste geplante Kurs des Kindes mit bereits eingetragenem Datum und Uhrzeit bestätigt wird.

Anschließend wird geprüft, wie oft die Familie in den letzten 30 Tagen abgesagt hat. Eine einzelne Absage ist irrelevant, daher wird der Vorgang an dieser Stelle abgebrochen. Zwei oder mehr Absagen sind ein Warnsignal, und der Vorgang wird zwei Tage später mit einer zweiten E-Mail fortgesetzt: einer Nachricht des Trainers des Kindes mit dem Angebot eines Nachholtermins. Das ist der gezielte Versuch, eine Absage zu verhindern, den eine allgemeine Massen-E-Mail niemals leisten kann.

Die Verzweigung macht diese Funktion nützlich. Eine einzelne Stornierung hat keine Bedeutung. Die dritte Stornierung innerhalb eines Monats hat jedoch eine Bedeutung, und Ihr Speicherversuch sollte dies widerspiegeln.

Der Ablauf im Wiedereinschreibungsfenster

Der zweite Ablauf läuft einmal pro Sitzung ab, jedoch nur gegen die Familien an der Grenze.

Es beginnt 14 Tage vor Beginn der Wiedereinschreibung und berücksichtigt nur Kinder mit einer aktiven Einschreibung. Anschließend werden die Familien danach aufgeteilt, wie regelmäßig ihr Kind in diesem Kurs teilgenommen hat:

• Bei einer Anwesenheit von 80 Prozent oder mehr erhalten Sie eine Standard-E-Mail mit der Aufforderung, sich Ihren Platz zu sichern.
• 50 bis 80 Prozent: eine E-Mail mit dem Betreff „Uns ist aufgefallen, dass einige Kurse versäumt wurden“, einer kurzen Notiz des Trainers und einer kurzen Umfrage zur Rückmeldung.
• Unter 50 Prozent: überhaupt keine E-Mail. Diese Familien werden für ein persönliches Gespräch an den Cheftrainer weitergeleitet und im Dashboard am Empfang vermerkt.

Eine Woche später werden keine Nachrichten mehr an diejenigen versendet, die sich bereits erneut angemeldet haben, und 48 Stunden vor dem Stichtag wird allen Unentschlossenen eine letzte Erinnerung zugesandt.

Der Zweig „E-Mail überspringen, an einen Trainer weiterleiten“ ist der Teil, den die meisten Automatisierungen überspringen. Familien mit der geringsten Anwesenheit benötigen keine weitere E-Mail. Sie brauchen einen Ansprechpartner. Das System trifft diese Entscheidung nicht. Es stellt lediglich sicher, dass die richtigen Familien kontaktiert werden.

Was das für Ihre Schule bedeutet

Hierbei handelt es sich um beispielhafte Collagen, nicht um einen echten Kunden:

• Wiedereinschreibungsquote vor den Finanzspritzen: etwa 65 bis 70 Prozent.
• Wiedereinschreibungsrate bei anwesenheitsbasierten Maßnahmen: ein Anstieg auf 75 bis 82 Prozent, hauptsächlich ausgehend von der Gruppe mit einer Anwesenheit von 50 bis 80 Prozent, die zuvor nur die allgemeine Informationskampagne erhielt.
• Zeitaufwand für die Listenerstellung pro Sitzung am Empfang: etwa 6 bis 8 Stunden, vollständig wieder gutgeschrieben.
• Die Beschwerden von Eltern mit der Frage „Hat sich irgendjemand darum gekümmert, dass mein Kind letzte Woche gefehlt hat?“ sind stark zurückgegangen, weil sich jemand darum gekümmert hat.

Ihr tatsächlicher Erfolg hängt von Ihrer Ausgangslage, Ihrer Preisgestaltung und davon ab, ob der Head Coach die Anrufe tatsächlich tätigt. CRMConnect liefert Ihnen einfach die richtige Liste zum richtigen Zeitpunkt.

Warum das für Ihr Geschäftsergebnis wichtig ist

Der Erfolg saisonaler Programme hängt maßgeblich vom Anmeldeschluss ab. Schon wenige Prozentpunkte mehr Anmeldungen, Kurs für Kurs, führen zu einem deutlich volleren Teilnehmerfeld und Wartelisten statt leerer Plätze. Diese Punkte lassen sich erzielen, indem man Familien, die ins Wanken geraten sind, frühzeitig mit gezielten Maßnahmen statt mit einem unpersönlichen Angebot erreicht.

Möchten Sie CRMConnect Mindbody zu Klaviyo in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.