Mindbody und Shopify: Bringen Sie Ihre Zahlen bis auf den Cent hin in Einklang.

Warum man am Monatsende einen ganzen Tag lang isst

Stellen Sie sich eine Wellnessmarke vor, die Nahrungsergänzungsmittel und Bekleidung sowohl im stationären Handel als auch über einen Shopify-Shop vertreibt. Jedes Quartal ergeben sich kleinere Fehler in der Steuererklärung. Zwar nur wenige Cent pro Bestellung, doch summieren sich diese zu einem vierteljährlichen Ärgernis für die Buchhalterin und einem angespannten Hin und Her mit dem Steuerberater.

Die Ursache liegt weder bei Shopify noch bei Mindbody. Es ist die Inkompatibilität der Systeme. Jedes System berechnet Steuern und Rabatte auf seine eigene Weise. Wird ein Verkauf von einem System ins andere übertragen, werden die Gesamtsummen entweder neu berechnet (und stimmen dann nicht mehr mit dem Originalbeleg überein) oder ohne Steueraufschlüsselung übernommen (sodass die Buchhaltung die Zahlen manuell nachtragen muss). So oder so verzögert sich der Monatsabschluss.

Auch Ihre Kunden kennen dieses Problem. Eine Kundin kauft online ein Nahrungsergänzungsmittel für 40 Dollar und erhält eine Quittung mit einem Steuerbetrag. Später gibt sie es an der Rezeption zurück. Mindbody berechnet die Rückerstattungssteuer etwas anders und gibt ihr 39,83 Dollar zurück. Sie bemerkt den Unterschied, fragt nach dem Grund, und Ihre Mitarbeiter haben keine zufriedenstellende Antwort. Kleine Unstimmigkeiten untergraben das Vertrauen schneller, als man denkt.

Was der manuelle Prozess Sie tatsächlich kostet

Die meisten Standard-Konverter behandeln Steuern und Rabatte als einen einzigen Betrag. Sie übertragen einen Steuerbetrag und einen Rabattbetrag. Das funktioniert gut, solange alle Artikel gleich besteuert werden und der Rabatt ein fester Prozentsatz der Gesamtbestellung ist. Probleme treten jedoch auf, sobald ein Artikel steuerpflichtig und ein anderer steuerfrei ist, wenn ein Mitgliederrabatt nur für den Einzelhandel und nicht für Dienstleistungen gilt oder wenn ein Online-Gutscheincode zusätzlich zum Mitgliedertarif im Studio eingelöst wird.

Provisorische Lösungen bergen hier kleine, aber kostspielige Fehler. Die Einzelposten und Zwischensummen scheinen zu stimmen, doch die Gesamtsumme weicht um 47 Cent ab. Bei 800 Bestellungen pro Monat muss Ihre Buchhaltung somit vierteljährlich eine Differenz von 375 Dollar aufdecken.

Die Umsatzsteuer birgt mehr Tücken als fast alles andere in Ihrem Unternehmen. Warenkörbe mit einem steuerpflichtigen und einem steuerfreien Artikel. Ob die Preise die Steuer bereits enthalten oder sie zusätzlich aufschlagen. Gebiete, in denen sich Landes-, Kreis- und Stadtsteuern addieren. Steuerbefreite Kunden, beispielsweise Mitglieder gemeinnütziger Organisationen. Wo Rundungen vorgenommen werden. Für jede dieser Fragen gibt es eine richtige Lösung, und die meisten Middleware-Systeme liefern mindestens eine falsche Antwort. Genau diese falsche Antwort findet Ihr Buchhalter, wenn die Zahlen nicht übereinstimmen.

Wie ShopConnect für Ehrlichkeit auf beiden Seiten sorgt

Die Funktion „Genaue Steuern und Rabatte“ von ShopConnect ist der zwar unscheinbare, aber entscheidende Faktor, der dieses Problem löst. Steuern und Rabatte werden artikelweise und nicht als Pauschalbetrag berechnet. Eine Shopify-Bestellung mit drei steuerpflichtigen und einem steuerfreien Artikel wird in Mindbody als vier Zeilen mit jeweils korrekter Steuer angezeigt. Ein an der Rezeption gewährter Mitgliederrabatt wird im Shopify-Datensatz korrekt auf die richtigen Artikel verteilt.

Im Hintergrund gleicht ShopConnect die verschiedenen Steuertabellen, Rabattregeln und Rundungsverhalten in Mindbody und Shopify ab, wendet sie konsistent an und gibt Summen aus, die auf den Cent genau stimmen.

Rabatte bergen dieselben Fallstricke. Ein Shopify-Gutscheincode kann einen prozentualen Rabatt, einen festen Betrag oder eine „Kauf eins, erhalte eins gratis“-Aktion bieten. Ein Mindbody-Mitgliederrabatt kann an eine Preisoption, eine Serie oder einen Vertrag gebunden sein. Die beiden Systeme beschreiben ein und dasselbe Konzept auf völlig unterschiedliche Weise. ShopConnect übersetzt zwischen diesen Systemen, wendet die richtige Regel auf jeden Artikel an und erstellt eine Quittung, die exakt dem tatsächlich gezahlten Betrag entspricht. Rückerstattungen funktionieren genauso, sodass auch Teil- und Einzelartikel-Rückerstattungen korrekt sind.

Was Sie auswählen, wird synchronisiert

Sie behalten die volle Kontrolle über die Datenflüsse zwischen den beiden Systemen. Ihre Steuerkategorien (steuerpflichtiger Einzelhandel, steuerfreie Dienstleistungen usw.) richten Sie einmalig in Mindbody ein, und Shopify übernimmt diese automatisch. Ihre exklusiven Mitgliederrabatte erstellen Sie in Mindbody, und die entsprechenden Käufer erhalten automatisch den richtigen Online-Preis. Sie entscheiden außerdem, ob Trinkgelder, Kontozahlungen und Hauskonten in Shopify fließen sollen. Die meisten Studios trennen Trinkgelder vom Online-Shop.

Bei der ersten Aktivierung prüft ShopConnect den Vormonat und markiert alle Verkäufe, bei denen die erfasste Steuer nicht dem korrekten Betrag entspricht. In der Regel handelt es sich um einige wenige Fälle, die alle vor der Integration entstanden sind. Anschließend erhält Ihre Buchhaltung monatlich einen Export mit centgenauen Daten zu Shopify und Mindbody, und Ihr Steuerberater kann die vierteljährliche Besprechung von einem Meeting auf eine E-Mail reduzieren.

Repräsentative Zeitersparnis bei 340 Mitgliedern

Hier ein anschauliches Beispiel: Eine Wellnessmarke mit sechs Standorten wickelt monatlich 800 Bestellungen ab, die sich etwa 55 % auf stationären Handel und 45 % auf Online-Bestellungen verteilen. Nach der Umstellung auf ShopConnect mit artikelgenauer Steuer- und Rabattberechnung sank die Differenz zwischen Buchhaltung und Kassenabschluss zum Monatsende von üblicherweise 1,2 bis 1,8 % auf unter 0,05 % (im Wesentlichen Rundung). Der Zeitaufwand für die Buchhaltung beim Monatsabschluss reduzierte sich von etwa sechs Stunden auf unter eine Stunde. Der Steuerberater verkürzte die vierteljährliche Besprechung von einem Meeting auf eine E-Mail.

Die Vorteile einer optimierten Steuererklärung sollten Sie nicht unerwähnt lassen. Wenn Sie in mehreren Bundesstaaten verkaufen, verschärft sich die Komplexität der Steuerberechnung bei fehlerhaften Daten schnell. Eine übersichtliche, detaillierte Steueraufschlüsselung in Ihrem Buchhaltungsprogramm bedeutet, dass Sie Ihre vierteljährliche Steuererklärung einfach herunterladen können, anstatt selbst eine Steuerprüfung durchzuführen. Zudem profitieren Sie von einer nahezu kostenlosen Verteidigungsfähigkeit im Falle einer Betriebsprüfung, da jede Position auf einen realen Verkauf mit bekanntem steuerlichem Kontext zurückgeführt werden kann.

Warum das für Ihr Geschäftsergebnis wichtig ist

Steuern und Rabatte werden auf Artikelebene, nicht auf Auftragsebene, erfasst. Jede Verknüpfung, die sie als eine einzige Zahl behandelt, führt letztendlich zu falschen Ergebnissen für Ihre Buchhaltung. Gleichen Sie Artikel für Artikel ab, nicht nur die Gesamtsumme, da eine übereinstimmende Gesamtsumme Fehler verschleiern kann, die sich gegenseitig aufheben. Die günstigste Einrichtungsstunde ist die, die Ihrem Steuerberater das Schreiben eines Vermerks erspart. Einmal korrekt erfasst, bleibt die Steueraufschlüsselung korrekt.

Möchten Sie ShopConnect für Mindbody und Shopify in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.