Mindbody und Shopify: Online-Geschenkgutscheine verkaufen, heute einlösbar

Kopfschmerzen bei der Gutscheineinlösung

Stellen Sie sich ein Day Spa vor, das im November und Dezember viele Geschenkgutscheine verkauft. Gutscheine sind das margenstärkste Produkt im Sortiment (keine Warenkosten, oft teilweise nicht eingelöst), und der Online-Verkauf kann den Umsatz im Dezember verdreifachen. Der Haken: Die Mitarbeiter an der Rezeption müssen die Gutscheine in Mindbody einlösen, sobald der Beschenkte das Spa betritt. Nicht erst nach einer Synchronisierung über Nacht. Nicht erst nach einer manuellen Suche. Sofort.

Die meisten Spas, die versuchen, Gutscheine online zu verkaufen, verschicken letztendlich einen PDF-Code per E-Mail und hoffen auf das Beste. Die Mitarbeiter an der Rezeption tippen den Code in eine Tabelle ein, markieren ihn als verwendet und wenden den Rabatt manuell in Mindbody an. Das funktioniert für zehn Gutscheine im Monat. Am Samstag nach Thanksgiving funktioniert es jedoch nicht.

Hierbei spielt die Saison eine Rolle. Gutscheine werden nicht gleichmäßig über das Jahr verteilt. November und Dezember generieren in einem typischen Spa etwa 60 Prozent des jährlichen Gutscheinumsatzes. Muttertag und Valentinstag tragen weitere 15 Prozent bei. Ihr Gutscheinsystem muss einen fünffachen Anstieg innerhalb von sechs Wochen bewältigen können, ohne dass die Rezeption überlastet wird. Ein Workflow, der für zehn Gutscheine pro Monat ausgelegt ist, muss nun 120 Gutscheine pro Woche verarbeiten können.

Was der PDF-Code-Workaround wirklich kostet

Ein PDF-Gutschein mit einem Code ist in Ordnung. Ein PDF-Gutschein mit einem Code, den Ihr Kassensystem nicht erkennt, hingegen nicht. Genau dieses Problem liegt in der fehlerhaften Übergabe.

Provisorische Lösungen können zwar die PDF-Datei per E-Mail versenden, aber sie können den Gutschein nicht als einlösbares Guthaben im Mindbody-Konto des Empfängers anzeigen. Auch eine Übertragung des Guthabens an eine andere Person ist nicht möglich. Ebenso wenig kann der Restbetrag eines teilweise genutzten Gutscheins an der Rezeption angezeigt werden. Individuell entwickelte Lösungen können dies zwar, aber dann investieren Sie 15.000 US-Dollar in etwas, das ein Komplettprodukt bereits zu einer niedrigen monatlichen Gebühr bietet.

Die Einlösung ist der zweite versteckte Kostenfaktor. Ein Gutschein kann bei einem Besuch vollständig eingelöst, über drei Besuche verteilt anteilig eingelöst, nach dem Kauf vom Schenkenden an den Beschenkten übertragen, mit einem Mitgliederrabatt kombiniert oder nach Ablauf der Gültigkeit erstattet werden. In all diesen Fällen muss Mindbody den aktuellen Kontostand, den aktuellen Inhaber und den aktuellen Status kennen. PDF-Code-Workflows erfassen all diese Informationen nicht.

Wie ShopConnect Gutscheine sofort einlösbar macht

ShopConnect behandelt den Kauf eines Online-Gutscheins genauso wie den Kauf eines Kurspakets: Er wird sofort bei Mindbody aktiviert. Der Betrag wird dem Empfänger als Geschenkkarte oder Guthaben auf seinem Mindbody-Profil gutgeschrieben. Die Rezeption löst ihn wie jede andere Geschenkkarte in Mindbody ein. Keine Tabellenkalkulationen, keine PDF-Suche, keine manuelle Rabatteingabe.

Sie legen genau fest, welche Artikel zwischen den beiden Systemen übertragen werden. Gutscheine werden gutgeschrieben, Trinkgelder nicht. Kontozahlungen erfolgen in der Regel ebenfalls nicht. ShopConnect kümmert sich auch um den Fall, dass Käufer (der Schenkende) und Empfänger unterschiedliche Personen sind, sodass die Gutschrift dem richtigen Konto gutgeschrieben wird.

ShopConnect übernimmt die Geschenkgutschrift, indem es das Empfängerfeld im Checkout ausliest und das Guthaben dem entsprechenden Profil zuordnet. Existiert der Empfänger noch nicht in Mindbody, wird ein Profil erstellt, wobei der Schenkende als Quelle vermerkt ist (damit Sie wissen, wer das Geschenk gekauft hat). Wenn Sie eine ansprechende Geschenk-E-Mail mit einem druckbaren Gutschein versenden möchten, kann dies in einem separaten Schritt erfolgen. Die Integration übernimmt den Teil, der bei manueller Bearbeitung fehleranfällig ist: die Sicherstellung, dass das Guthaben gültig und in Ihrem System verfügbar ist.

Das Ablaufdatum bestimmen Sie selbst. Sie legen die Regel in Mindbody fest (12 Monate ab Kaufdatum, Ende des Folgejahres, unbegrenzt gültig), und ShopConnect richtet sich nach den Vorgaben von Mindbody. Die Mitarbeiter am Empfang sehen das korrekte Ablaufdatum im Kundenprofil.

So funktioniert es in einfachen Worten

Sie richten Ihren Geschenkgutschein in Mindbody als Preisoption oder Geschenkkartenartikel ein und markieren ihn als „Online verkaufen“. ShopConnect veröffentlicht ihn dann mit den korrekten Beträgen und Steuereinstellungen bei Shopify. Beim Bezahlvorgang gibt der Käufer die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Nach Zahlungseingang erstellt ShopConnect gegebenenfalls das Mindbody-Profil des Empfängers und bucht den Gutschein als einlösbares Guthaben.

Die Beschenkte betritt das Geschäft. Die Mitarbeiterin am Empfang ruft ihren Namen auf, sieht das Guthaben und löst es wie jede andere Geschenkkarte für die Leistungen des Tages ein. Teilzahlungen werden in Echtzeit aktualisiert, sodass sie den Rest bei ihrem nächsten Besuch nutzen kann.

Vor Dezember empfiehlt es sich, Anfang November einige Testkäufe durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Einlösung am Empfang reibungslos funktioniert und Ihr Team weiß, wie das Guthaben gefunden und angewendet wird. ShopConnect erstellt das Guthaben; Sie behalten die Kontrolle über das Schenkerlebnis. Eine ansprechende E-Mail nach dem Kauf mit einem ausdruckbaren Gutschein macht aus einer Transaktion ein Geschenk, das der Beschenkte gerne weiterleitet.

Repräsentativer Gutscheindurchsatz bei 6 Kosmetikerinnen

Hier ein hypothetisches Beispiel: Ein Day Spa mit nur einem Standort verkaufte im Dezember üblicherweise Gutscheine im Wert von rund 42.000 US-Dollar, fast ausschließlich persönlich. Nach der Einführung des Online-Gutscheinverkaufs über ShopConnect stiegen die Gutscheineinnahmen im Dezember auf etwa 98.000 US-Dollar. Dieser Anstieg ist auf Firmenkunden, Familienangehörige außerhalb des Bundesstaates und Last-Minute-Bestellungen am 23. und 24. Dezember zurückzuführen. Der Zeitaufwand für die Gutscheinabstimmung am Empfang sank von etwa zwölf Stunden Ende Dezember auf unter eine Stunde. Einlösungsfehler (falscher Betrag, falscher Empfänger, Doppeleinlösung) gingen praktisch auf null zurück.

Auch aus Marketingsicht bietet das Vorteile. Saubere Gutscheindaten (wer hat gekauft, wer hat den Gutschein erhalten, wann wurde er eingelöst, teilweise oder vollständig) ermöglichen gezielte Kampagnen: eine Erinnerung an Empfänger, die ihren Gutschein nie eingelöst haben, ein Dankeschön an die Schenkenden, ein Jubiläumsangebot für Kunden, die nur einmal da waren und nie wiedergekommen sind. All das ist nicht möglich, wenn die Gutscheindaten in einer Tabellenkalkulation gespeichert sind.

Warum das für Ihr Geschäftsergebnis wichtig ist

Gutscheine sind eher ein Einlösungsproblem als ein Verkaufsproblem. Der Verkauf selbst ist einfach. Entscheidend für den Erfolg ist die Einlösung. Ein echtes Guthaben im Profil des Empfängers ist das richtige Modell, denn PDF-Codes kosten Sie mit jedem verkauften Gutschein zusätzliche Arbeitsstunden. Und achten Sie auf eine reibungslose Verbindung: Nur weil zwei Systeme alles synchronisieren können, heißt das nicht, dass sie es auch tun sollten. Synchronisieren Sie die Gutscheine, aber lassen Sie die Trinkgelder weg.

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