Mindbody und Zoho CRM: Eine einheitliche Umsatzübersicht für alle Standorte

Das Chaos bei der Berichterstattung über mehrere Objekte

Wellnessgruppen mit mehreren Retreat-Anlagen betreiben üblicherweise jede Anlage als eigene Mindbody-Website, oft mit unterschiedlichen Währungen und sich überschneidenden Gästelisten. Die Zentrale benötigt jedoch nur eine Kennzahl: den Gesamtumsatz aller Anlagen in einer einheitlichen Basiswährung, mit der Möglichkeit, direkt vom Dashboard aus detaillierte Informationen zu jeder einzelnen Anlage abzurufen. Tatsächlich bestehen die tatsächlichen Arbeitsmittel aus fünf Tabellenkalkulationen, einer Währungsumrechnungstabelle und dem alljährlichen Montagmorgen-Chaos.

Betrachten wir ein anschauliches Beispiel. Die Heliotrope Wellness Group (ein fiktiver Betreiber von fünf Retreat-Anlagen) nutzt ein zentrales Zoho CRM-System. Die Anlagen werden in drei verschiedenen Währungen geführt. Der COO der Gruppe öffnet jeden Montag fünf Mindbody-Berichte und erstellt die konsolidierte Ansicht von Grund auf neu. Die Wechselkurse stammen von der Vorwoche. Die Umsatzzahlen stimmen nicht mit den Bankeinzahlungen überein. Entscheidungen zu anlagenübergreifendem Marketing und gemeinsamer Software werden aufgeschoben, da die Daten nie verlässlich genug sind, um darauf zu reagieren.

Was die manuelle Roll-Up-Methode tatsächlich kostet

Der wöchentliche Bericht ist der sichtbare Kostenfaktor: Sechs bis acht Stunden Arbeitszeit einer Führungskraft, die mit dem Zusammenfügen von Tabellenkalkulationen verbringt, anstatt sich um das operative Geschäft zu kümmern. Die versteckten Kosten sind jedoch noch gravierender. Jede Zahl in diesem Bericht ist leicht fehlerhaft, da die Währungsumrechnungen veraltet und manuell durchgeführt wurden. Wenn die Daten nie wirklich verlässlich sind, werden Entscheidungen aufgeschoben. Preisüberprüfungen werden verschoben. Ein standortübergreifendes Paket wird nie eingeführt. Ein Standort mit schwacher Performance bleibt weiterhin hinter den Erwartungen zurück, weil niemand den Zahlen genug vertraut, um zu handeln.

Es gibt auch Gäste, die Sie nicht sehen. Ein Gast, der in drei Ihrer Hotels übernachtet hat, wird als drei verschiedene Personen wahrgenommen, wenn seine E-Mail-Adresse oder sein Name auf jeder Website leicht unterschiedlich eingegeben wurde. So bleibt Ihre wertvollste Gruppe, Ihre treuen, in allen Hotels übernachtenden Gäste, für Ihr Marketing unsichtbar.

So funktioniert es: Sobald alle Objekte in einer Ansicht zusammengefasst sind

Die CRMConnect-Integration von Mindbody in Zoho CRM führt alle Mindbody-Standorte in eine einzige Zoho CRM-Organisation ein. Jeder Verkauf, jede Zahlung und jeder Gast wird automatisch erfasst, wobei Standort und ursprüngliche Währung erhalten bleiben. Die Unternehmenszentrale erhält eine konsolidierte Übersicht. Jeder Standort behält seine eigene, individuelle Ansicht.

Was Ihnen das bringt:

• Eine einzelne Konzernumsatzzahl, in Ihrer Basiswährung, aktuell für heute und nicht aktuell vom letzten Freitag.
• Beitrag pro Objekt, sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche Standorte das Quartal tragen.
• Detaillierte Analysen einzelner Objekte durchführen, ohne etwas neu zu bauen.

Jeder Betrag wird sowohl in der Landeswährung als auch in Ihrer Basiswährung geführt. Die Umrechnung erfolgt einmalig bei Dateneingang und wird täglich aktualisiert, da sich die Kurse ändern. So sieht der Objektmanager seine Zahlen in der Landeswährung, während die Unternehmenszentrale alle umgerechneten Beträge sieht. Da der umgerechnete Betrag zum Zeitpunkt des Verkaufs gespeichert wird, ändern sich die Berichte des letzten Quartals nicht unbemerkt, wenn sich der heutige Wechselkurs ändert.

Einmal einrichten und dann in Ruhe lassen

Die Einrichtung ist eine einmalige Konfiguration. Jede Eigenschaft wird ihrer lokalen Währung zugeordnet, und die Umrechnung in Ihre Basiswährung erfolgt anhand der von Ihrer Gruppe bereits akzeptierten Kursquelle: einem täglichen Zentralbank-Feed, einem Bankkurs oder dem von Ihren Wirtschaftsprüfern erwarteten Kurs. Danach läuft das System automatisch.

Das Unternehmens-Dashboard zeigt dann Folgendes an, ohne dass jemand eine Tabellenkalkulation berührt:

• Gesamtumsatz der Gruppe in diesem Monat, über alle Objekte hinweg.
• Der Anteil jeder Immobilie an diesem Gesamtbetrag, angegeben als Dollarbetrag und als Prozentsatz.
• Veränderungen im Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahr, sowohl auf Konzernebene als auch pro Objekt.

Ihre Gäste aus anderen Bereichen zum ersten Mal sehen

Am schwierigsten zu erfassen sind Gäste, die in mehreren Unterkünften gebucht haben. Die Integration gleicht Gäste standortübergreifend anhand von E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Namen ab, sodass ein Gast, der in drei Unterkünften gebucht hat, als eine Person mit einer einzigen Historie angezeigt wird und nicht als drei einzelne Einträge.

Durch die Zusammenführung der Daten kann das Unternehmen endlich fragen: „Wie viele Gäste haben dieses Jahr in mehr als einem Hotel übernachtet?“ und erhält eine ehrliche Antwort. Diese Zahl ist in der Regel höher als erwartet und weist direkt auf hotelübergreifende Pakete und Marketingmaßnahmen hin, die zuvor schlichtweg nicht möglich waren.

Jeder Hoteldirektor erhält weiterhin seine eigene, gefilterte Ansicht: die Umsätze, Buchungen und Stammgäste seines Standorts. Die Zahlen anderer Hotels sind nicht sichtbar. Die Konzernzentrale hat vollen Überblick.

Wie die Zahlen aussehen könnten

Dies sind beispielhafte zusammengesetzte Grafiken, nicht die eines echten Kunden, aber sie zeigen die Form der Veränderung bei einer Gruppe von fünf Immobilien:

• Zeitaufwand des COO für die konsolidierte Berichterstattung: von etwa 6 bis 8 Stunden pro Woche auf eine tägliche Überprüfung des Dashboards reduziert.
• Währungsumrechnungsfehler im konsolidierten Bericht: Nicht mehr vorhanden, da die Umrechnung automatisch bei der Dateneingabe und nicht in einer Tabellenkalkulation erfolgt.
• Erstmals tauchten auch Gäste auf, die mehrere Hotels des Resorts nutzten: typischerweise 8 bis 15 Prozent der aktiven Gästebasis – ein realer und bisher unsichtbarer Pool für Cross-Selling.
• Operative Entscheidungen, die im ersten Quartal auf dem Dashboard nachvollziehbar sind: typischerweise vier bis sechs, wie beispielsweise eine Überprüfung der Immobilienpreise, die Einführung eines standortübergreifenden Pakets, eine Personalveränderung an einem Standort mit schwacher Performance und eine Umverteilung des Marketingbudgets.

Der Erfolg besteht nicht einfach darin, „in diesem Quartal mehr Umsatz zu erzielen“. Er besteht darin, wöchentliche Entscheidungen auf Basis realer Zahlen statt auf Basis der Freitagsergebnisse zu treffen.

Warum dies für Ihre Gruppe wichtig ist

• Eine verlässliche Zahl ist eine Zahl, nach der man handelt. Eine unzuverlässige Zahl wird hingegen ständig hinterfragt.
• Ihre Gäste, die auch in anderen Hotels übernachten, sind Ihre treuesten Kunden und bieten die einfachsten Möglichkeiten für Zusatzverkäufe. Man kann eine Gruppe, die man nicht sieht, nicht ansprechen.
• Eine einzige Datenquelle mit zwei Berechtigungsstufen – Unternehmens- und Objektberechtigung – ist zwei separaten Buchhaltungssystemen in jeder Hinsicht überlegen.

Probieren Sie es in Ihrer Gruppe aus

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