Mindbody und Zoho CRM: Ein Vertriebs-Dashboard, das Spa-Betreibern zeigt, was sie verbessern müssen

Was Sie wirklich sehen wollen

Als Spa-Betreiber fordern Sie die Analysen nicht aus Eitelkeit an. Sie tun dies, weil drei schlechte Wochen in Folge eine Personal- oder Preisentscheidung auslösen sollten, und zwar innerhalb einer Woche, nicht erst am Quartalsende. Die benötigte Ansicht beantwortet vier Fragen:

• Welche Dienste haben in diesem Monat Gewinn erzielt und welche haben gerade mal die Kosten gedeckt?
• Welcher Mitarbeiter gewinnt Kunden zurück, und wer verliert sie stillschweigend?
• Welche Marketingkampagne führte zu tatsächlichen Behandlungsumsätzen und nicht nur zu Buchungen?
• Wie verhält sich dieser Monat im Vergleich zum letzten Monat bei den einzelnen Punkten?

Betrachten wir ein anschauliches Beispiel. Das Maple Hollow Day Spa (ein fiktives Spa an einem Standort) hat 1.400 Kunden, einen ausgewogenen Produktmix und ein Marketingbudget, das der Inhaber rechtfertigen möchte. Die Standardberichte von Mindbody beantworten die erste Frage. Die anderen drei bleiben unbeantwortet. Daher erstellt der Inhaber seit zwei Jahren Tabellenkalkulationen manuell.

Was die Tabellenkalkulationsgewohnheit tatsächlich kostet

Das Exportieren und anschließende Neuerstellen von Daten in einer Tabellenkalkulation acht bis zwölf Mal im Monat kostet nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Zeit. Da die Neuerstellung nur an freien Abenden erfolgt, wird ein Problem, das in der ersten Woche begann, erst in der dritten oder vierten Woche sichtbar. Bis dahin hat ein Unternehmen bereits einen Monat lang Verluste gemacht oder ein Mitarbeiter sechs Wochen lang Kunden verloren.

Eine einzelne Zahl auf dem Bildschirm löst dieses Problem nicht. „Umsatz: 42.118 $“ ist eine Tatsache, keine Entscheidung. Erst der Vergleich macht aus einer Zahl eine Entscheidung: dieser Monat im Vergleich zum letzten, diese Dienstleistung im Vergleich zu jener, dieser Mitarbeiter im Vergleich zu den anderen. Genau diesen Vergleich kann Ihnen eine manuell erstellte Tabelle nicht liefern – sie ist zu langsam und kommt zu spät.

So funktioniert es, sobald Mindbody-Daten in Zoho CRM vorhanden sind

CRMConnect Mindbody zu Zoho CRM überträgt automatisch alle Käufe, alle zugehörigen Positionen, alle Zahlungen und alle genutzten Dienstleistungen in Zoho CRM. Sobald diese Daten im CRM vorhanden sind, werden Zohos eigene Dashboard-Tools, Live-Kacheln, Messinstrumente, Balkendiagramme und Heatmaps direkt darauf angewendet.

Dieses Detail macht den Unterschied. Da jeder einzelne Artikel eines Verkaufs erfasst wird, nicht nur der Tagesgesamtbetrag, kann das Dashboard die Einnahmen nach Dienstleistung, Mitarbeiter und der Kampagne, die den Kunden gebracht hat, aufschlüsseln. Eine pauschale Tagessumme kann all das nicht leisten.

Sie erhalten kein individuell entwickeltes Reporting-Projekt. Es handelt sich um das Standard-Dashboard von Zoho CRM, das automatisch mit Ihren Mindbody-Zahlen aktualisiert wird, ohne dass Daten exportiert werden müssen.

Die Fliesen, die es wert sind, an Ihre Wand geklebt zu werden

Sobald die Daten fließen, erhalten folgende Dashboard-Kacheln ihren Platz:

• Monatliche Einnahmen nach Leistungskategorie, wobei dieser Monat dem Vormonat gegenübergestellt wird, damit Sie sehen können, welche Behandlungen den größten Anteil ausmachen.
• Umsatzstärkste Mitarbeiter, dargestellt als Balkendiagramm mit dem Vormonat als Überlagerung.
• Die Wiederbesuchsrate der einzelnen Mitarbeiter wird als Heatmap dargestellt, damit Sie sehen können, wer sich einen treuen Kundenstamm aufbaut.
• Umsatz nach Leadquelle, sodass jeder Marketingkanal den tatsächlich generierten Behandlungsumsatz anzeigt.
• Eine Pipeline-Kachel für offene Verträge und ausstehende Mitgliedschaften, damit Sie die zugesagten Einnahmen im Voraus sehen können.

Die Kampagnenansicht funktioniert, weil die ursprüngliche Kundenquelle beim Kundeneintritt erfasst und durch spätere Bearbeitungen nicht überschrieben wird. Die Mitarbeiteransicht funktioniert, weil jeder verkaufte Artikel dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet ist, der ihn geliefert hat. Sie müssen diese Daten nicht pflegen. Die Integration hält sie stets aktuell.

Zahlen lesen, ohne zu raten

Eine einfache Regel bewahrt dich davor, dich in Nebensächlichkeiten zu verlieren:

• Ein schlechter Monat ist nur Störfaktor. Schauen Sie sich den Trend an.
• Zwei schlechte Monate in Folge bedeuten, dass der betreffende Dienst oder Mitarbeiter genauer untersucht werden sollte.
• Drei schlechte Monate bedeuten Handeln: eine Personalveränderung, eine Preisänderung oder eine Umverteilung des Marketingbudgets.

Der Sinn des Dashboards besteht darin, den zweiten Monat ohne stundenlange Tabellenkalkulation sichtbar zu machen. Das ist der eigentliche operative Nutzen.

Bei der Personalplanung ist die Heatmap der wiederkehrenden Besuche aussagekräftiger als die Umsatzkennzahl. Ein Mitarbeiter mit hohem Umsatz, aber wenigen wiederkehrenden Besuchen verliert ständig neue Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter mit moderatem Umsatz und vielen wiederkehrenden Besuchen baut sich hingegen einen Kundenstamm auf, der sich über Jahre auszahlt. Das Dashboard zeigt Ihnen beides übersichtlich nebeneinander an.

Wie die Zahlen aussehen könnten

Dies sind beispielhafte Collagen, keine echten Kunden, aber sie zeigen die Form des Wandels in einem Spa mit rund 1400 Kunden:

• Manuelle Tabellenkalkulationen pro Monat: acht bis zwölf, vollständig abgeschafft.
• Die Zeitspanne von „Irgendetwas stimmt nicht“ bis „Ich weiß genau, was nicht stimmt“ verkürzte sich von einer Woche auf einen kurzen Blick auf das Dashboard am selben Tag.
• Operative Entscheidungen im ersten Quartal, die auf das Dashboard zurückgeführt werden können: typischerweise drei bis fünf, wie z. B. eine Personalveränderung, die Einstellung einer Servicekategorie, eine Umschichtung des Kampagnenbudgets und ein Preistest.
• Das Marketingbudget wurde von leistungsschwachen Kanälen abgezogen: ein signifikanter Anteil, dessen Wirkung sich klar nachweisen lässt.

Der Gewinn besteht nicht einfach in „höheren Einnahmen“. Er besteht darin, dass man weniger Wochen mit einer Fehlentscheidung verbringt, bevor man sie korrigiert. Dieser Effekt verstärkt sich Monat für Monat.

Warum das für Ihr Geschäftsergebnis wichtig ist

• Der Detaillierungsgrad Ihrer Daten entscheidet darüber, welche Fragen Sie beantworten können. Einzelne Verkaufszahlen geben Ihnen Einblick in die Leistung von Service, Personal und Kampagnen. Tagessummen hingegen verbergen all diese Informationen.
• Einen Trend bereits in der zweiten statt in der sechsten Woche zu erkennen, ist der entscheidende Punkt. Ein sich selbst aktualisierendes Dashboard macht dies möglich.
• Die Rate wiederholter Besuche ist ein Frühindikator. Sie zeigt Ihnen, bei welchem Mitarbeiter der Umsatz steigen und bei welchem sinken wird, lange bevor sich dies in den Umsatzstatistiken widerspiegelt.

Probieren Sie es in Ihrem Spa aus

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