Cliniko und Salesforce: Eine 90-Tage-Umsatzprognose für eine Klinik für Gesundheitsfachberufe

Wenn ein Finanzmanager jeden Montag die Prognose in einer Tabellenkalkulation neu erstellt, ist das ein deutliches Zeichen dafür, dass das Unternehmen seinen Prognoseinstrumenten entwachsen ist. Ab einer gewissen Größe ist die Tabellenkalkulation nicht mehr das Werkzeug, sondern der Flaschenhals.

Nehmen wir als Beispiel Southbank Integrated Health, eine fiktive Großklinik mit 19 Therapeuten aus den Bereichen Physiotherapie, Ernährungsberatung, Psychologie und Sportphysiologie und einem Jahresumsatz von rund 3,1 Millionen US-Dollar. Der Finanzmanager erstellt jeden Montag die 90-Tage-Prognose manuell neu. Die Rechnungen werden in Cliniko verwaltet, die Auftragspipeline in Salesforce. Niemand vertraut der Prognose vollständig. Finanzierte Behandlungspläne bringen zusätzliche, wiederkehrende Abrechnungsvorgänge mit sich, die in der Tabellenkalkulation uneinheitlich erfasst werden. In den Führungssitzungen wird jeden Dienstag ein Großteil der Zeit damit verbracht, darüber zu streiten, welche Zahl die richtige ist, anstatt auf Grundlage der korrekten Zahlen zu handeln.

Warum die Montags-Tabelle Sie zurückhält

Eine Tabellenkalkulationsprognose in diesem Umfang scheitert aus drei Gründen:

• Es wird schnell schal. Es ist zum Zeitpunkt seiner Erstellung korrekt und innerhalb eines Tages veraltet.
• Es lässt sich nur langsam schneiden. Das Umschalten nach Facharzt oder Leistungsbereich dauert Stunden, und die Kolumnisten sind sich nie über die Benennung einig.
• Es verfehlt die Grenzen des Förderprogramms. Finanzierte Pflegepläne haben eine Obergrenze für die abrechnungsfähigen Kosten. Tabellenkalkulationen bilden dies selten korrekt ab, sodass sie entweder die bereits begrenzten Einnahmen überschätzen oder die anstehenden Verlängerungen unterschätzen.

Das Ergebnis sind Prognosen, die zu Debatten in der Führungsebene führen, anstatt konkrete Maßnahmen zu ergreifen. Die wahren Kosten liegen nicht in den Arbeitsstunden des Finanzmanagers, so real diese auch sein mögen. Sie liegen in den langsam getroffenen Entscheidungen.

Warum andere Ansätze scheitern

Die Integration von Buchhaltungssoftware zwischen Cliniko und Salesforce liefert zwar steuerkonforme Umsatzzahlen, aber keine operative Prognose, da die Buchhaltungssicht auf bereits ausgestellten Rechnungen und nicht auf bereits gebuchten Terminen basiert. Ein separates Reporting-Dashboard im Cliniko-Export bietet der Führungsebene zwar ein Diagramm, aber keine Arbeitsfläche in Salesforce, wo Vertriebspipeline und Programmaktivitäten bereits gespeichert sind. Die Auslagerung der Prognoseerstellung in ein separates Tool führt lediglich zu zwei Systemen, die nicht übereinstimmen.

Wie eine sich selbst aktualisierende Wettervorhersage funktioniert

Wenn CRMConnect Cliniko mit Salesforce verbindet, werden Ihre Cliniko-Rechnungen und -Termine automatisch in Salesforce übertragen, zusammen mit Informationen zu Ihrem Behandlungsplan, wie z. B. Sitzungslimits und Abrechnungsobergrenzen. Ihre Prognose wird zu einem dreistufigen Salesforce-Bericht, der sich automatisch aktualisiert. Die automatische Aktualisierung am Montag entfällt.

Die drei Schichten:

Bestätigte Einnahmen. Bezahlte Rechnungen aus dem betreffenden Zeitraum. Dies ist bereits verbuchtes Geld.

Höchstwahrscheinlich Einnahmen. Gebuchte und wahrgenommene Termine im betreffenden Zeitraum, multipliziert mit Ihrer historischen Quote für die Umwandlung eines wahrgenommenen Termins in eine bezahlte Rechnung, zuzüglich offener Rechnungen, gewichtet nach der Zuverlässigkeit ihrer Bezahlung.

Einnahmen aus erneuerbaren Energien mit begrenzter Kapazität. Aktive, kapitalgedeckte Pflegepläne, deren prognostizierte Einnahmen auf den noch abrechnungsfähigen Betrag des Plans begrenzt sind. Dies ist der entscheidende Punkt: Kapitalgedeckte Pläne haben eine Obergrenze, und die Prognose sollte diese niemals überschreiten.

Sobald diese drei Ebenen eingerichtet sind, können Sie die Prognose nach Leistungserbringer und Leistungsbereich (Erstgespräche, Folgebehandlungen, Gruppenprogramme, Leistungspakete) aufschlüsseln. Diese Übersicht zeigt der Führungsebene, wo die Prognose den größten Bedarf aufweist und wo Kapazitäten ungenutzt bleiben.

Der Melderhythmus

Senden Sie dem Führungsteam wöchentlich eine Prognose, die sich automatisch aktualisiert, ohne dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Führen Sie monatlich eine Abweichungsanalyse mit der Finanzabteilung durch und vergleichen Sie die Prognose von vor einigen Wochen mit den tatsächlichen Werten. Durch diesen Vergleich wird die Prognose kontinuierlich präziser.

Was Sie davon haben

Eine Klinik mit dem Profil von Southbank steigert die Prognosegenauigkeit typischerweise von 75 bis 82 Prozent (basierend auf Tabellenkalkulationen) auf über 90 Prozent, sobald die dreistufige Salesforce-Prognose implementiert ist. Der Finanzmanager spart dadurch 4 bis 6 Stunden pro Woche. Die Führungsebene diskutiert nicht mehr über die Prognose, sondern setzt sie um. Und die finanzierten Einnahmen werden korrekt prognostiziert, anstatt über- oder unterschätzt zu werden – die häufigste Fehlerquelle bei Prognosen in vielen medizinischen Einrichtungen.

Verantwortungsvoller Umgang mit geförderten Plänen

Die Nachverfolgung von finanzierten Behandlungsplänen ermöglicht präzise Prognosen, bringt aber auch Verantwortung mit sich. Der Plan, die Finanzierungsquelle und der Anspruchsstatus des Patienten sind sensible operative Daten, keine Marketingdaten. Diese Informationen gehören in Finanz- und Betriebsberichte, nicht in Marketingberichte. Da Sie für jeden einzelnen Punkt selbst entscheiden, welche Daten weitergegeben werden, lässt sich diese Grenze klar ziehen.

Warum dies für Ihre Klinik wichtig ist

Wenn die Prognose manuell erstellt wird, ist sie eine Momentaufnahme, die am Dienstag bereits überholt ist und am Mittwoch zu Diskussionen führt. Basieren die Prognosen hingegen auf aktuellen Cliniko-Rechnungen, Terminen und Budgetgrenzen in Salesforce, erhalten Sie eine verlässliche, aktuelle Kennzahl, auf deren Grundlage die Führungsebene Personalplanung, Kapazitätsplanung und Wachstumsstrategien entwickeln kann. Ihr Finanzmanager wird vom reinen Tabellenkalkulationsbediener zum Analysten.

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