Cliniko und ActiveCampaign: Patientennutzen und Programmverlängerungen für eine Naturheilpraxis verfolgen

Die Naturheilkunde ist ein auf Folgebehandlungen basierendes Geschäft, das sich oft wie ein rein transaktionsorientiertes Unternehmen verhält. Die 12-wöchige Stoffwechselkur, das 6-monatige Darmprogramm, die 8-wöchige Unterstützung der Nebennieren: Das sind die eigentlichen Einnahmequellen. Eine Klinik, die jeden Besuch als Einzeltransaktion betrachtet, verliert am Ende jedes Programms stillschweigend ihre besten Patienten.

Nehmen wir als Beispiel Greenleaf Naturopathic Wellness, eine fiktive Einzelpraxis mit drei Naturheilpraktikern und einem Jahresumsatz von rund 680.000 US-Dollar. Der Großteil des Umsatzes stammt aus im Voraus verkauften Paketen und Programmen. Der Inhaber kann in ActiveCampaign nicht sehen, welche Patienten im Laufe der Zeit am meisten für die Praxis ausgegeben haben, welche ein Programm demnächst beenden oder welche für das nächste Programm infrage kommen. Das Marketing-Tool erfasst zwar E-Mail-Öffnungen und Klicks, sieht aber nicht, dass ein Patient zwei Wochen vor dem Ende seines Darmprogramms steht und noch kein Folgegespräch vereinbart hat.

Was die aktuelle Konfiguration Sie kostet

ActiveCampaign kann zwar Patienten beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen markieren, hat aber keinen Einblick in die Abrechnungen von Cliniko, Paketkäufe oder den Programmstatus des Patienten. Drei Informationen bleiben somit unsichtbar: die Gesamtausgaben eines Patienten, sein aktueller Programmstatus und die bereits abgeschlossenen Programme. Ohne diese Daten müssen Verlängerungsbenachrichtigungen manuell ausgelöst werden, was bedeutet, dass sie erst versendet werden, wenn sich jemand daran erinnert – und somit oft zu spät.

Eine einmalig erstellte und nie gewartete individuelle Integration liefert in der Regel die Gesamtausgaben eines Patienten als einzelne, bereits nach einem Quartal veraltete Zahl – ohne jeglichen Programmkontext. Der Verantwortliche kann weiterhin nicht beantworten, wer in zwei Wochen ein Programm abschließt.

So funktioniert die automatische Verlängerungsverfolgung

Wenn CRMConnect Cliniko mit ActiveCampaign verbindet, werden alle Cliniko-Rechnungen übertragen und die laufenden Gesamtausgaben für jeden Patienten erfasst. Auch aktive Programme, Meilensteine und Sitzungszahlen werden übernommen, sodass Verlängerungsnachrichten basierend auf einem realen Signal versendet werden können – nämlich dem tatsächlichen Ende eines Programms durch den Patienten und nicht nur auf einer Schätzung im Kalender. Cliniko bleibt die verlässliche Quelle für die tatsächlich abgerechneten Leistungen. ActiveCampaign wird zur Plattform, die diese Daten sinnvoll nutzt.

Folgendes können Sie umsetzen:

Patientennutzen auf einen Blick. Jede Patientenakte enthält die gesamten Lebenszeitausgaben, die letzte Rechnung und die Anzahl der bisherigen Abrechnungen – alles automatisch aktualisiert. Manuelles Exportieren und Zusammenrechnen entfällt.

Patientenwertsegmente. Teilen Sie Ihre Patienten in drei Kategorien ein: Top-Patienten, Patienten der mittleren Kategorie und Patienten, die nur einen Kauf tätigen. Jede Kategorie erhält eine individuell abgestimmte Kommunikationsfrequenz und einen eigenen Kommunikationston.

Erinnerungen zur Programmverlängerung. Wenn ein Patient etwa 14 Tage vor dem Ende eines laufenden Programms steht und danach keinen Termin vereinbart hat, erhält er automatisch ein Verlängerungsangebot von seinem behandelnden Arzt. Dieser Arzt wird außerdem beauftragt, sich innerhalb weniger Tage zu melden, falls keine neue Buchung erfolgt. Das Gespräch findet statt, bevor der Patient aus dem Programm ausscheidet, nicht erst danach.

Intelligentes Cross-Selling. Sobald ein Programm als abgeschlossen markiert ist, wird der Patient automatisch zum nächsten logischen Schritt geführt. Ein abgeschlossenes Stoffwechsel-Reset legt einen Erhaltungsplan nahe. Ein abgeschlossenes Darmprogramm empfiehlt Nachuntersuchungen und eine fortlaufende Erhaltungstherapie.

Gewinnen Sie Ihre besten Patienten zurück. Wenn ein Patient der höchsten Versorgungsstufe 90 Tage lang nicht in Behandlung war, durchläuft er ein sorgfältig abgestimmtes Reaktivierungsverfahren. Da der Verlust dieser Patientengruppe die höchsten Kosten verursacht, erhält sie die intensivste Betreuung.

Was Sie davon haben

Eine Naturheilpraxis, die dem Profil von Greenleaf entspricht, steigert die Programmverlängerungsrate typischerweise innerhalb von zwei Quartalen von passiven 20 bis 30 Prozent auf 45 bis 55 Prozent. Dies gelingt ihr, indem sie 14 Tage vor Programmende mit dem Gespräch über eine Verlängerung beginnt, anstatt zu warten, bis die Patienten bemerken, dass die Anrufe aufhören. Der Kundenwert im Premiumsegment wächst um 25 bis 40 Prozent, da Cross-Selling dem richtigen Patienten zum richtigen Zeitpunkt das passende Angebot unterbreitet. Und der Praxisinhaber kann endlich in Echtzeit die Frage beantworten: „Welche 20 Patienten sollte ich diese Woche persönlich anrufen?“

Die Zahlen im Blick behalten

Cliniko bleibt die maßgebliche Quelle für die tatsächlich abgerechneten Beträge. Die in ActiveCampaign angezeigten Beträge sind Kopien der Cliniko-Rechnungen und sollten dort nicht bearbeitet werden. Rückerstattungen oder Korrekturen erfolgen in Cliniko und werden automatisch übernommen. Manuelle Änderungen an Beträgen in ActiveCampaign führen unbemerkt zu Fehlern in der Berichtsfunktion. Daher ist es ratsam, die Bearbeitungsberechtigungen einzuschränken.

Warum dies für Ihre Praxis wichtig ist

In einer auf Pauschalvergütung basierenden Praxis sind die zwei Wochen vor Programmende der wertvollste Moment – und genau diesen verpassen die meisten Praxen. Wenn Ihre Abrechnungs- und Programmdaten von Cliniko ActiveCampaign automatisch steuern, geht Ihnen dieser Moment nie mehr verloren. Sie sehen, wer kurz vor dem Auslaufen steht, erreichen diese Patienten rechtzeitig mit dem passenden Angebot und behalten Ihre besten Patienten, anstatt sie am Ende jedes Programms stillschweigend zu verlieren.

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