Cliniko und Salesforce: Netzwerk-Reporting für eine sportmedizinische Klinikgruppe

Der schwierigste Bericht in einem Netzwerk von Sportmedizin-Kliniken ist derjenige, den die Führungsebene am meisten wünscht, der aber scheinbar nie erstellt wird. Jede Klinik nutzt ihren eigenen Cliniko-Terminplan. Jedes Vertragsteam benötigt einen eigenen Bericht. Die Führungsebene wünscht sich einen Überblick über das gesamte Netzwerk. Die Zusammenführung all dieser Daten aus fünf separaten Exporten ist das Projekt, das jedes Quartal verschoben wird, weil der manuelle Aufwand einfach zu hoch ist.

Nehmen wir ein Beispiel: Das Apex Sports Medicine Network ist eine fiktive Gruppe mit fünf Kliniken in zwei Bundesstaaten, 24 Therapeuten und Verträgen mit zwei Profisportmannschaften. Jede Klinik, jedes Vertragsteam und die Netzwerkleitung benötigen unterschiedliche Sichtweisen auf dieselben Daten. Das manuelle Abrufen und Zusammenführen dieser Berichte aus fünf separaten Cliniko-Exporten ist langsam und fehleranfällig. Die Netzwerkleitung stützt sich jedoch auf diesen Bericht, um über Teamverträge und Investitionen in den Kliniken zu entscheiden.

Die versteckten Kosten für den Betrieb von 5 Kliniken mit 5 separaten Öffnungszeiten

In einem typischen Monat verzeichnet ein Netzwerk aus fünf Kliniken und 24 Therapeuten etwa 2.800 bis 3.500 Termine, 1.200 bis 1.500 Rechnungen und 30 bis 50 aktive, finanzierte Fälle, sowohl für Vertragsmannschaften als auch für Einzelüberweisungen. Jede Klinik exportiert ihre eigenen Daten. Für jeden Bericht einer Vertragsmannschaft müssen die Daten nach den Athleten dieser Mannschaft gefiltert werden. Die Netzwerkansicht erfordert die Zusammenführung der Therapeuten- und Klinikidentitäten über alle fünf Exporte hinweg, da ein Therapeut in zwei Kliniken tätig sein und dieselbe Klinik mehrere Mannschaften betreuen kann.

Die manuelle Erstellung all dieser Dokumente beansprucht monatlich zwischen anderthalb und zweieinhalb Tagen. Fehler häufen sich, und der Bericht ist bereits veraltet, sobald er fertiggestellt ist.

So funktioniert es, sobald Cliniko und Salesforce synchron laufen.

CRMConnect Cliniko zu Salesforce integriert Ihre Behandler, Klinikstandorte, Termine und Rechnungen in eine zentrale Salesforce-Umgebung und hält diese Daten automatisch aktuell. Jeder Behandler und jeder Standort, unabhängig von der Anzahl der in Cliniko integrierten Terminpläne, wird mit einer einheitlichen Identität erfasst. Termine und Rechnungen werden automatisch dem richtigen Behandler und der richtigen Klinik zugeordnet. Netzwerkweite, klinikbezogene und mitarbeiterbezogene Berichte werden zu Dashboards, die auf demselben Datensatz basieren.

Die einmalige Einrichtung ist wichtig. Sobald die Integration aktiviert ist, werden die Identitäten von Behandlern und Kliniken einmalig aufgelöst. Dadurch wird ein Behandler, der in zwei Kliniken tätig ist, als ein einziger Datensatz erfasst, nicht als zwei. Außerdem werden die Kliniknamen standardisiert, sodass die Netzwerkansicht korrekt gruppiert wird. Dies ist eine einmalige Konfigurationsaufgabe, die sich in jedem nachfolgenden Berichtszyklus auszahlt.

Sobald das eingerichtet ist, erstellen sich die Berichte von selbst:

• Die Sicht eines Therapeuten: wahrgenommene Termine, Nichterscheinungsquote, durchschnittlicher Rechnungsbetrag pro Sitzung, Wiederbuchungsquote und Auslastung der Arbeitszeit jedes Therapeuten.
• Eine klinische Perspektive: Auslastung, Neupatientengewinnung, durchschnittliche Falldauer, Umsatz pro Behandler und Anteil der Aktivitäten des Vertragsteams.
• Eine Sichtweise des Vertragsteams: gesehene Athleten, durchgeführte Trainingseinheiten, Fortschritte bei den Fallmeilensteinen und durchschnittliche Rückkehrzeit zum Spiel, mit einem Bericht pro Team, der sich selbstständig aktualisiert.
• Ein Management-Dashboard: Angetroffene Termine, abgerechnete Einnahmen, Nichterscheinungsquote und Auslastung nach Klinik neben den Netzwerkgesamtzahlen, in 90 Sekunden erfassbar.

Wie die Zahlen typischerweise aussehen

Ein Netzwerk, das dem Profil von Apex entspricht, macht den monatlichen manuellen Berichtszyklus in der Regel überflüssig und spart so monatlich eineinhalb bis zweieinhalb Tage Zeit. Diese Zahlen dienen lediglich der Veranschaulichung, die Einsparung ist jedoch real.

Die Berichte der Vertragsteams werden von manueller zu automatisierter Erstellung umgestellt, und die Vertragstreue verbessert sich tendenziell, da die Teammitglieder nun korrekte und pünktliche Berichte erhalten. Das Management-Dashboard dient als zentrale Informationsquelle, sodass Entscheidungen über Klinikinvestitionen, Personalbeschaffung und Vertragspreise auf Basis realer Zahlen und nicht mehr auf Basis von Schätzungen getroffen werden.

Warum dies für Ihre Praxis wichtig ist

Die Grundlage dafür ist, Ihre Behandler und Klinikstandorte als vollständige und stabile Datensätze in einem gemeinsamen System zu verwalten. Ohne diese Grundlage wird jeder klinikübergreifende Bericht zu einem mühsamen manuellen Abgleich, den niemand gerne macht.

Das Führungs-Dashboard sollte zuletzt erstellt, aber zuerst konzipiert werden, damit die Berichte der Leistungserbringer, Kliniken und Vertragsteams übersichtlich in der Managementansicht zusammengeführt werden. Besonderes Augenmerk gilt dabei den Berichten der Vertragsteams. Diese erzielen oft den größten Erfolg, da Partner bemerken, wenn ihr monatlicher Bericht zuverlässig und fehlerfrei eintrifft. Diese Zuverlässigkeit ist ein entscheidender Faktor für Vertragsverlängerungen.

Möchten Sie CRMConnect Cliniko to Salesforce in Aktion sehen? API-App-Seite anzeigen.