Cliniko und ActiveCampaign: Echtzeit-Berichterstattung für medizinisches Fachpersonal in einer Frauenklinik

Irgendwann im Wachstum einer Klinik ist die manuelle Erstellung des monatlichen Behandlerberichts nicht mehr praktikabel. Bis der Bericht die Leitung erreicht, sind die Zahlen veraltet. Die Aufschlüsselung nach Fachgebieten dauert einen ganzen Nachmittag. Und es gibt keinen klaren Überblick darüber, welche Patienten langfristig wiederkommen und welche sich stillschweigend abwenden.

Nehmen wir ein Beispiel: Das Aurora Women’s Health Collective ist eine fiktive Praxis mit drei Standorten und elf Fachkräften, darunter Beckenbodenphysiotherapeutinnen, Allgemeinmedizinerinnen für Frauengesundheit und Stillberaterinnen. Derzeit berichtet die Leitung einmal monatlich über die Leistung der Fachkräfte, indem sie die aus Cliniko exportierten Daten in eine Tabelle einfügt. Die Zahlen beziehen sich auf den Vormonat. Die Aufschlüsselung nach Fachrichtung erfolgt manuell. Es gibt keinen Überblick darüber, welche Patientinnen und Patienten der jeweiligen Fachkraft auch sechs Monate später noch in Behandlung sind.

Warum die Tabellenkalkulation nicht mehr skaliert

Bei elf Fachkräften an drei Standorten und in verschiedenen Disziplinen muss die monatliche Tabelle folgende Fragen beantworten:

• Eingetroffene Termine nach Behandler, Standort und Leistungsbereich.
• Durchschnittlicher Rechnungsbetrag pro Leistungserbringer.
• Wiederbesuchsrate, d. h. wie viele Patienten innerhalb eines festgelegten Zeitraums wiederkommen.
• Langzeit-Patientenbindung: Wie viele Patienten, die vor sechs Monaten behandelt wurden, sind noch aktiv?
• Teilnahme an Gruppensitzungen für Geburtsvorbereitungs- und Rückbildungskurse.

Jede dieser Aufschlüsselungen stellt eine andere Herausforderung dar. Die Erstellung des Berichts beansprucht einen halben Tag, und bis die Führungsebene ihn prüft, sind die Daten zwei Wochen alt, und die Gelegenheiten zum Handeln sind bereits verstrichen.

So funktioniert es, sobald Cliniko Ihre Berichterstattung speist.

CRMConnect Cliniko zu ActiveCampaign synchronisiert Ihre Patientenaktivitäten automatisch mit Ihren Marketing- und Reporting-Tools. Jeder Kontakt enthält seine vollständige Terminhistorie: besuchter Standort, Datum des letzten Termins, Gesamtzahl der Termine und Anzahl der kürzlich wahrgenommenen Termine. Nach jedem abgeschlossenen Termin wird der Kontakt automatisch mit dem behandelnden Arzt, dem Standort und der Terminart gekennzeichnet. Auch die Rechnungsdaten werden synchronisiert.

Das bedeutet, dass sowohl die Berichte in Ihrem Marketing-Tool als auch die Marketingkampagnen selbst auf dieselben, ständig aktualisierten Daten zugreifen. Die monatliche Tabellenkalkulation entfällt damit komplett.

Das können Sie live sehen:

• Die Sicht eines Arztes: Anzahl der wahrgenommenen Termine pro Monat, Erstbesuche im Vergleich zu Folgebesuchen und durchschnittlicher Rechnungsbetrag.
• Standortübersicht: eingegangene Termine, Neupatientengewinnung und die Aufteilung zwischen neuen und wiederkehrenden Patienten.
• Eine langfristige Betrachtung der Patientenbindung: Wer von den Patienten, deren erster Termin vor sechs Monaten stattfand, ist noch aktiv, und wer hat die Behandlung abgebrochen? Diesen Überblick benötigt das Marketingteam dringend, kann ihn aber derzeit nicht gewinnen.

Gruppenkurse für Schwangere und Mütter nach der Geburt finden getrennt von Einzelterminen statt, sodass die Teilnahme an Gruppenkursen die individuellen Fallzahlen der Kursleiter nicht verfälscht.

Wie die Zahlen typischerweise aussehen

Eine Klinik, die Auroras Profil entspricht, stellt im Allgemeinen innerhalb der ersten 60 Tage drei Dinge fest. Diese Zahlen dienen der Veranschaulichung, aber das Muster ist konsistent.

Erstens entfällt die monatliche Tabellenkalkulation, wodurch monatlich etwa ein halber Tag eingespart wird. Zweitens stellt die Führungsebene fest, dass ein oder zwei Therapeuten eine deutlich höhere Patientenbindung nach sechs Monaten aufweisen als die anderen. Dies eröffnet eine klinische und operative Diskussion, die durch das alte Berichtswesen völlig verdeckt wurde. Drittens wird die Neupatientengewinnung nach Standort in Echtzeit sichtbar, sodass das Marketingteam die Budgets wöchentlich statt vierteljährlich zwischen den Standorten verteilen kann.

Gruppensitzungen ohne Verfälschung der Einzelgespräche

Gruppenkurse zur Geburtsvorbereitung, Rückbildungsgruppen und Beckenbodenkurse sind wichtige Einnahmequellen einer Frauenklinik und sollten daher erfasst werden. Die Einbeziehung der Gruppenteilnahmen in die Einzelterminzahlen einer Therapeutin/eines Therapeuten führt jedoch zu Verzerrungen. Durch die Integration bleiben die beiden Daten getrennt: Eine Gruppensitzung wird als Gruppenteilnahme und nicht als Einzeltermin für jede Teilnehmerin/jeden Teilnehmer erfasst. So bleibt die Anwesenheitsstatistik für die Einzeltermine korrekt, während die Gruppenteilnahme separat ausgewiesen wird.

Eines sollte man unbedingt beachten

Sobald Etiketten automatisch generiert werden, ist es verlockend, sie als zweite Patientenakte zu verwenden. Widerstehen Sie dieser Versuchung. Diese Etiketten dienen ausschließlich Berichts- und Marketingzwecken. Die Patientenakte befindet sich in Cliniko. Wenn Sie Etiketten wie „Patientin ist schwanger“ oder „Patientin befindet sich in der postpartalen Erholungsphase“ erstellen, unterlassen Sie dies. Ersteres hat in einem Marketingtool nichts zu suchen, da es sich um einen klinischen Kontext mit Implikationen für die Einwilligung handelt. Letzteres sollte, falls es für Marketingzwecke verwendet werden soll, von Cliniko generiert und nicht manuell gepflegt werden.

Warum dies für Ihre Praxis wichtig ist

Die automatische Zuordnung von Therapeuten- und Standortangaben nach Abschluss der Termine bildet die Grundlage. Sorgen Sie zunächst für die reibungslose Abwicklung dieser Vorgänge und erstellen Sie anschließend die Berichte darauf aufbauend.

Führen Sie separate Datensätze für Einzel- und Gruppentermine, da eine Vermischung zu irreführenden Leistungsbewertungen der Behandler führt. Beachten Sie außerdem, dass Marketingetiketten keine Patientenakte darstellen. Cliniko ist die Patientenakte. Die Integration sorgt dafür, dass beides synchron bleibt und nicht verwechselt wird.

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