Convierta a los firmantes de peticiones en donantes por primera vez con DonorPerfect y ActiveCampaign.

Tu lista de contactos es el recurso más infrautilizado de tu organización. Firmantes de peticiones, asistentes a eventos, personas que participan en el período de comentarios, suscriptores de alertas de acción: miles de personas que se preocupan lo suficiente como para darte su correo electrónico, pero aún no lo suficiente como para donarte dinero. El camino desde el defensor hasta el primer donante es donde la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro dedicadas a la conservación desaprovechan el mayor potencial de crecimiento.

La transición casi nunca se produce sin problemas. Un defensor firma una petición. Meses después, esa misma persona dona 25 dólares a través de tu campaña de fin de año. Pero tu herramienta de correo electrónico aún lo considera un defensor. Las alertas de acción siguen llegando. La serie de bienvenida a los donantes nunca comienza. El nuevo donante se queda en la conversación equivocada y se desvincula discretamente durante los siguientes seis meses. Acabas de conseguir un donante y de inmediato empiezas a perderlo.

Lo que te cuesta el proceso manual.

Si su equipo está cubriendo esta brecha manualmente, el costo se refleja en tres aspectos.

El primer problema es la lentitud. Alguien tiene que exportar la lista de donantes de DonorPerfect y subirla a ActiveCampaign. Para cuando se realiza la subida semanal, el nuevo donante ya ha recibido tres alertas de acción y ha dejado de abrirlas. El agradecimiento, cuando por fin llega, parece una carta genérica de un desconocido.

El segundo aspecto es la precisión. Un nuevo donante que ya era defensor no es un contacto nuevo, sino uno existente con un nuevo rol. Si su proceso simplemente lo agrega como un registro nuevo, tendrá un duplicado. Si nunca actualiza el registro anterior, permanecerá en dos procesos simultáneamente.

El tercer problema es la fragilidad. Cualquier solución provisional que se implemente tiende a fallar en el momento en que el equipo agrega un nuevo código de apelación o modifica el funcionamiento de un formulario. La conversión se detiene silenciosamente y nadie se da cuenta hasta que las cifras empiezan a bajar.

Una forma más eficaz de convertir a los defensores en donantes.

CRMConnect para DonorPerfect y ActiveCampaign trata a cada simpatizante como una sola persona que puede ser tanto defensor como donante al mismo tiempo. Cuando se registra una primera donación en DonorPerfect, aparece inmediatamente en ActiveCampaign, con el monto donado y el historial de donaciones. Se eliminan las etiquetas de defensor, se agregan las de donante y el contacto pasa de la alerta de acción a una verdadera experiencia de bienvenida al donante. Sin exportaciones, sin registros duplicados, sin demoras.

Tu equipo también mantiene una visión completa dentro de DonorPerfect, donde el personal de desarrollo ya trabaja. La interacción por correo electrónico y el estado del proceso se sincronizan, por lo que nadie tiene que iniciar sesión en un segundo sistema para saber en qué situación se encuentra un donante.

Cómo funciona el proceso de conversión de defensor en donante

He aquí un ejemplo ilustrativo. Blue Ridge Watershed Trust es una organización fiduciaria hipotética que protege 24 000 acres y cuenta con 7500 simpatizantes. No es una organización real, pero el siguiente diagrama muestra exactamente cómo funcionaría una organización real.

Cuando un defensor de larga trayectoria realiza su primera donación, el sistema lo reconoce como la misma persona, no como un nuevo contacto. Se eliminan sus etiquetas de defensor, por lo que cesan las alertas de acción, y comienza un programa de bienvenida de 21 días diseñado para que se sienta como algo ganado, en lugar de una simple transacción.

• Día 0: un agradecimiento personal del director ejecutivo, en el que se menciona la cuenca hidrográfica que protege su donación y el trabajo que esta posibilita.
• Día 3: una historia sobre una reciente adquisición de terrenos, con un breve vídeo de la zona protegida. No es necesario pedir nada.
• Día 7: invitación a una visita exclusiva para miembros a un lugar cercano a la zona del donante.
• Día 14: un mapa de impacto que muestra la cuenca hidrográfica y la superficie protegida, con la donación del benefactor reflejada en él.
• Día 21: una invitación cordial a convertirse en donante mensual, presentada como la oportunidad de unirse a 600 miembros que protegen la cuenca hidrográfica durante todo el año.

El proceso también se adapta al monto de la donación. Un donante que aporta menos de $50 recibe información sobre cómo fortalecer la relación y pasos a seguir sin presiones, como una jornada de voluntariado o un seminario web. Un donante que aporta entre $50 y $499 recibe información sobre los beneficios para miembros y una invitación discreta para realizar donaciones mensuales. Una donación de $500 o más se gestiona directamente con un responsable de desarrollo, quien se pone en contacto personalmente con el donante teniendo en cuenta su historial de donaciones e intereses.

Situaciones que el viaje resuelve para usted

No todos los nuevos donantes se ajustan al perfil estándar, y el sistema está diseñado para respetar las excepciones.

Algunos defensores donan el mismo día que firman una petición. Un breve plazo evita que envíes una nota de agradecimiento formal al donante antes incluso de que llegue la confirmación de la petición.

Algunos donantes hacen sus donaciones de forma anónima. Esa preferencia se mantiene, y la bienvenida evita los toques personales que resultarían inapropiados en una donación anónima.

Un hogar con dos adultos y dos direcciones de correo electrónico debería recibir un mensaje suyo una sola vez, no dos. El mensaje debe dirigirse al donante principal, en lugar de duplicar la comunicación con su cónyuge.

Y cuando una dirección de correo electrónico deja de funcionar, se marca para que su equipo de correo directo pueda verificar la dirección postal en lugar de enviar correo a una dirección que no existe.

¿Qué significa esto para su recaudación de fondos?

Para una organización de conservación de tierras del tamaño de Blue Ridge (con ingresos aproximados de 3,1 millones de dólares y 7.500 simpatizantes), una base de defensores que históricamente convierte entre el 4 y el 6 % de sus defensores en donantes cada año suele aumentar hasta el 9 o el 12 % una vez que la campaña está en marcha. Con 6.000 defensores activos, esto supone entre 240 y 360 donantes nuevos cada año. Con una donación inicial representativa de 45 dólares y un valor aproximado de entre 90 y 130 dólares en el primer año, esto representa entre 20.000 y 45.000 dólares en nuevos ingresos durante el primer año, además de una base mucho mayor de donantes que renovarán sus donaciones.

El cambio que siente tu equipo es igual de real. Tu equipo de promoción deja de sentir que está llenando un embudo que desaparece. Tu equipo de desarrollo deja de buscar donantes nuevos en una hoja de cálculo y empieza a usar un sistema que lo hace por ellos.

¿Quieres ver CRMConnect DonorPerfect y ActiveCampaign en acción? Ver la página de la aplicación API.