Mindbody y HighLevel: Un horario claro por estudiante en todos los programas.

¿Por qué tu estudio tiene tres horarios diferentes?

Una academia de artes marciales casi siempre maneja tres tipos de horarios a la vez:

• Inscripciones para los programas infantiles y de iniciación, donde la familia se compromete a un periodo introductorio de ocho semanas por adelantado.
• Cursos para programas de estudio avanzados, como un bloque fijo de doce semanas de preparación para competiciones.
• Clases particulares, exámenes y evaluaciones, reservadas de forma individual.

Mindbody gestiona las tres, pero las mantiene en ubicaciones separadas. Cuando tu herramienta de marketing solo ve una de ellas, cada recordatorio que envía se basa en un tercio de la imagen.

Hipótesis: River Bend Brazilian Jiu Jitsu (ejemplo ilustrativo) es una academia con un solo dojo y 180 alumnos que ofrece cursos para principiantes, cursos avanzados y clases particulares. El propietario envía recordatorios de horarios y recibe constantemente respuestas como: «Tengo una clase particular con el profesor Marco a las 17:30, ¿por qué me recuerdas la clase de las 18:00?». Los recordatorios se basan en datos incompletos y dan una imagen de negligencia por parte del estudio.

¿Cuánto le cuestan los datos parciales del cronograma?

Cuando tus recordatorios solo se refieren a clases grupales, los estudiantes que reservaron una clase privada reciben insistencia sobre una clase a la que no asisten, y los estudiantes de un curso de varias semanas nunca reciben ningún recordatorio. Algunos lo ignoran. Otros dejan de confiar en tus mensajes por completo y empiezan a ignorarlos todos. En cualquier caso, la asistencia disminuye, las ausencias aumentan y los estudiantes con más probabilidades de abandonar el programa a mitad de camino son aquellos a los que nunca llegas.

El estudiante ve un horario propio. Tu estudio debería ver el mismo.

Una sesión próxima precisa para cada estudiante.

CRMConnect Mindbody to HighLevel abarca los tres tipos de programas: clases grupales, citas privadas, cursos de varias semanas e inscripciones para principiantes. Cada estudiante dispone de un campo claro para la siguiente sesión, independientemente del tipo de sesión que le corresponda.

Su registro siempre muestra lo más próximo en su calendario: la hora, el instructor, la ubicación y el tipo de sesión. La asistencia a cada programa se registra en el mismo perfil. Obtienes una única fuente de información fiable en lugar de tres fuentes contradictorias.

Cómo funciona en la práctica

Tu proceso de recordatorios se convierte en un solo flujo en lugar de tres. Cada día, el sistema revisa quién tiene una sesión programada en las próximas 24 horas y envía el mensaje adecuado para esa sesión:

• Las clases grupales reciben el mensaje de texto estándar "clase esta noche" con el nombre del instructor.
• Las clases particulares incluyen un mensaje de texto con la leyenda "clase particular con tu instructor" junto con la sala.
• Una sesión del curso recibe el siguiente mensaje: "Módulo 4 esta noche, traigan sus apuntes".
• En la sesión de inscripción se incluye un texto titulado "Semana 5 de fundamentos".

Tras la sesión, el sistema comprueba si el alumno se presentó. Si no se presentó, le envía un mensaje amistoso un par de días después: «Te hemos echado de menos, ¿quieres cambiar al horario del sábado?».

Cada estudiante recibe un único recordatorio para la actividad que le corresponde a continuación, no tres recordatorios que compiten entre sí para tres programas diferentes.

Diseñado para estudiantes que hacen ambas cosas

Muchos estudiantes toman tanto clases regulares como clases particulares recurrentes, y su próxima sesión puede cambiar de una a otra en un solo día. El sistema siempre les muestra la sesión más próxima disponible entre todas las que tienen reservadas.

Así, un miércoles por la mañana, la siguiente sesión podría ser la clase particular de las 5:30 con el profesor Marco. Una vez terminada, se pasa a la clase avanzada de las 7:00. Después, se programa la sesión de inscripción del jueves por la mañana. Los recordatorios se actualizan automáticamente. Nadie de tu equipo tiene que estar pendiente de qué programa tiene la siguiente sesión.

Resultados representativos en 180 estudiantes

Estas son composiciones ilustrativas, no representan a un cliente real:

• El tiempo que el propietario dedicaba a conciliar los calendarios de recordatorios en los distintos programas: aproximadamente de 3 a 5 horas semanales, tiempo que ahora recupera.
• “¿Por qué me recuerdas una clase en la que no estoy?”, responde con brusquedad, porque el recordatorio respeta la próxima sesión real.
• Asistencia a clases particulares: un aumento de entre 4 y 7 puntos porcentuales, gracias a que los recordatorios llegan al programa adecuado.
• Abandono a mitad del programa, alrededor de la quinta semana: ha disminuido significativamente, porque las ausencias se detectan y se les da seguimiento más rápidamente.

El ascensor es mecánico. Una respuesta fiable a la pregunta "¿Cuál es la próxima sesión de este estudiante?" sustituye a tres conjeturas.

Por qué esto es importante para tu estudio.

Los recordatorios confusos erosionan silenciosamente la confianza. Un estudiante que recibe el recordatorio equivocado dos veces deja de leer los correctos, y un estudiante al que nunca se le recuerda es un estudiante al que no se puede ayudar cuando empieza a desmotivarse. Cuando cada mensaje coincide con lo que el estudiante realmente ha reservado, los recordatorios se convierten en algo en lo que confían en lugar de ignorarlos. Esto se traduce en una mayor asistencia, menos ausencias y más estudiantes que finalizan los programas que comenzaron.

Véalo para su dojo

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