Paneles de control de recaudación de fondos en tiempo real a partir de datos de DonorPerfect en HubSpot

El informe mensual de recaudación de fondos para la junta directiva es el documento recurrente más costoso que produce una pequeña organización sin fines de lucro. No en dólares, sino en horas. El director de desarrollo dedica tres días al mes a exportar datos, crear tablas dinámicas, codificar con colores las listas de donantes inactivos y ensamblar las diapositivas. Para cuando la presentación llega a la junta, los datos tienen dos semanas de antigüedad y el director de desarrollo ha perdido media semana laboral que jamás recuperará.

Este patrón se repite en todas las fundaciones escolares, fondos de exalumnos y fundaciones comunitarias del país. La junta directiva busca tendencias, análisis de segmentos y progreso hacia los objetivos. Los datos están disponibles en DonorPerfect, pero no en la capa de informes, por lo que esta se convierte en una persona.

Por qué las soluciones obvias no se ajustan a un pequeño negocio

El instinto nos lleva a comprar una herramienta de inteligencia empresarial. Sin embargo, la mayoría de ellas fracasan debido a las limitaciones propias de las organizaciones sin ánimo de lucro.

Las herramientas de inteligencia empresarial más complejas requieren una conexión directa a la base de datos o una canalización de exportación programada, además de alguien que domine su lenguaje de fórmulas. Esa persona generalmente no se encuentra en un equipo de desarrollo de cuatro personas.

Los paneles nativos de DonorPerfect han mejorado, pero muestran las donaciones según los criterios de DonorPerfect, no según las necesidades de la junta directiva. Combinar las donaciones con la participación de exalumnos o la asistencia a eventos requiere datos externos a DonorPerfect.

Las hojas de cálculo hechas a mano se estropean en cuanto se añade una columna, se mueve una fila o aparece un nuevo código. Todo lo que se crea se deteriora, y la tarea de reconstruirlo recae cada mes sobre el responsable de recaudación de fondos de mayor antigüedad.

Una capa de informes por la que quizás ya estés pagando.

La plataforma de paneles de control más económica que la mayoría de las fundaciones ya utilizan es HubSpot. Ofrece informes gratuitos, paneles de pago y un modelo de permisos que permite a los miembros del consejo leer un panel sin ver nada que no deban.

CRMConnect para DonorPerfect y HubSpot mantiene actualizada la información financiera: donaciones totales, donación promedio, donación más grande, fecha de la primera y última donación, tipo de donante y el registro completo de cada donación. Los paneles reflejan las donaciones de hoy, no la exportación de la semana pasada. Al agregar una nueva campaña o solicitud en DonorPerfect, los paneles de HubSpot siguen funcionando sin necesidad de volver a ingresar información. Cualquier detalle de DonorPerfect que le interese, como el año de graduación de los exalumnos, los padres de los estudiantes actuales o la afiliación a la junta directiva, puede transferirse a HubSpot para su segmentación.

Seis paneles de control que un presidente de la junta directiva realmente lee

He aquí un ejemplo ilustrativo. La Fundación de las Escuelas de Northbrook es una fundación hipotética de un distrito escolar con 6500 donantes, entre exalumnos y familiares. No es una organización real.

Ingresos frente a la meta, acumulados del año. Un gráfico: ingresos acumulados de este año fiscal en comparación con el año pasado y con la meta aprobada por la junta directiva. Esto es lo primero que suelen mirar los presidentes de las juntas directivas.

Ingresos por campaña. Una tabla ordenable con información sobre todas las campañas de este año: ingresos recaudados, objetivo, donaciones recibidas, donación promedio y porcentaje de cumplimiento del objetivo. Esta es la vista que utiliza su director de desarrollo todos los lunes.

Segmentos de donantes. Una tabla con el número de donantes: nuevos este año, retenidos del año pasado, recuperados, inactivos, donantes recurrentes mejorados, donantes recurrentes degradados. La junta no necesita los cálculos. Necesitan comprobar si el número de donantes nuevos de este año supera al de donantes inactivos.

Lista de donantes potenciales. Una lista de donantes cuyas donaciones a lo largo de su vida superan el umbral para donaciones importantes, pero cuya última donación se realizó hace más de un año. Estos son los donantes que necesitan atención personalizada, no solo un correo electrónico. A cada uno se le asigna un responsable de desarrollo con una tarea de seguimiento.

Salud de las donaciones recurrentes. Donantes activos, donación mensual promedio, donantes nuevos este mes, donantes perdidos este mes, tasa de recuperación. La base de donantes recurrentes suele ser la fuente de ingresos más predecible, y la junta directiva debería revisarla mensualmente.

Proceso de captación de donaciones y propuestas. Oportunidades de grandes donaciones por etapa, con una previsión para los próximos dos trimestres.

Compartir esta información con la junta directiva no implica comprar un asiento para todos. Los paneles de control pueden enviarse como correos electrónicos en formato PDF programados, o bien, toda la junta puede compartir un único acceso de solo lectura.

Recupera tus noches

El día cinco de cada mes no debería ser una situación caótica. Con los paneles de control implementados, los materiales para la junta directiva son capturas de pantalla de vistas ya existentes, además de una descripción de una página que tu director de desarrollo redacta en 90 minutos en lugar de tres días. Una pregunta de mediados de mes como "¿puedes obtener los donantes que donaron entre $500 y $2500 el año pasado?" se convierte en un filtro de cinco minutos, no en una tabla dinámica de medio día. Para el informe anual y la auditoría, los totales de donaciones y las clasificaciones de segmentos se integran en DonorPerfect para que el personal de finanzas y programas vea las mismas cifras.

Qué no poner en el salpicadero

Los consejos directivos tienden a centrarse en métricas superficiales: tasas de apertura de correos electrónicos, seguidores en redes sociales, sesiones en el sitio web. Resistan esa tendencia. La función del consejo es la supervisión fiduciaria, no las tácticas de marketing. Mantengan los paneles de control en los fondos y los donantes. Si el comité de marketing necesita datos de participación, proporciónenles un panel de control aparte. Y eviten acumular recortes. Seis paneles de control es el número adecuado para un ciclo trimestral del consejo. Un séptimo y un octavo convierten la reunión en una revisión de datos en lugar de una revisión de estrategia.

¿Qué significa esto para su recaudación de fondos?

Para una fundación del tamaño de Northbrook (6500 donantes, 2,4 millones de dólares en donaciones anuales), pasar de los informes manuales a los paneles de control en tiempo real de HubSpot suele ahorrar entre 15 y 20 horas de trabajo al mes. En un equipo de desarrollo de tres a cinco personas, esto representa entre 25 000 y 40 000 dólares anuales que se pueden destinar a la captación de fondos. El cambio más significativo reside en la propia reunión: pasa de «les explicaré estas cifras» a «esta es la tendencia y esto es lo que estamos haciendo al respecto».

¿Quieres ver CRMConnect, DonorPerfect y HubSpot en acción? Ver la página de la aplicación API.