Mindbody y ActiveCampaign: Deja de usar hojas de cálculo y envía correos electrónicos a los miembros adecuados.

Si entras en la trastienda de un dojo de kárate con 230 alumnos, encontrarás hojas de cálculo. Una para el rango actual de cinturón, a cargo del instructor principal. Otra para la lista de inscritos en el próximo examen de cinturón, a cargo de un asistente. Otra para los pedidos de equipo, uniformes, manoplas de entrenamiento y armas, a cargo de la recepción. Otra para las inscripciones a torneos. Y otra para las membresías familiares, a cargo de quien recuerde qué alumnos son hermanos.

Ninguna de estas hojas de cálculo se comunica entre sí. Ninguna alimenta tu herramienta de correo electrónico. Así que cuando el dojo envía un recordatorio para el examen de cinturón, llega a todos, incluidos los cinturones blancos cuyo primer examen es dentro de seis meses y los padres de los cinturones marrones cuyo hijo se examinó la semana pasada. Aumentan las bajas de suscripción. La confianza en tus correos electrónicos se erosiona silenciosamente.

Veamos un ejemplo hipotético. Stone Pine Karate (a modo de ejemplo), un dojo con una sola sede, 230 alumnos y muchas familias socias, tenía exactamente este problema. El propietario había intentado dos veces «ponerlo todo en nuestra herramienta de correo electrónico» y se dio por vencido en ambas ocasiones, porque las hojas de cálculo y Mindbody no coincidían en absoluto.

Esta publicación trata sobre cómo dejar de usar las hojas de cálculo y, en su lugar, enviar correos electrónicos precisos y personalizados a los miembros.

¿Cuánto te cuestan realmente las hojas de cálculo?

El costo obvio es el tiempo. Cuatro o cinco hojas de cálculo, cada una mantenida por una persona diferente y que requiere actualizaciones constantes, consumen fácilmente entre cuatro y seis horas semanales del personal. Esto equivale a unas 250 horas al año que su equipo dedica a gestionar bases de datos humanas en lugar de capacitar o atender a los miembros.

El coste oculto es aún peor. Cuando los suscriptores reciben correos electrónicos que claramente no les interesan, dejan de leerlos por completo o se dan de baja. Para cuando tienes algo realmente importante que comunicar (un cambio de horario, un cierre, una promoción), la mitad de tu lista ya no te presta atención. El correo irrelevante no es gratis. Se paga con una atención que jamás podrás recuperar.

Utilice los datos que ya tiene.

Mindbody ya contiene la información que registran esas hojas de cálculo: cinturón, grupo de edad, membresía familiar, tallas de equipo, elegibilidad para torneos y fechas de exámenes. CRMConnect transfiere automáticamente toda esa información a ActiveCampaign y la mantiene actualizada.

Esto significa que un único registro de miembro en ActiveCampaign contiene toda la información: el cinturón del estudiante, su grupo de edad, la familia a la que pertenece, quién paga la membresía, su talla de uniforme, la fecha de su próximo examen de cinturón y si cumple con los requisitos para participar en torneos. Un solo registro reemplaza cuatro filas de una hoja de cálculo y se actualiza automáticamente.

Tres listas que reemplazan tres hojas de cálculo

En ActiveCampaign, crea tres listas guardadas. Cada una reemplaza una hoja de cálculo y cada una se actualiza automáticamente.

Lista de participantes para la prueba de cinturón. Incluye automáticamente a cualquier alumno activo con una prueba de cinturón programada para los próximos 30 días. El día que el instructor principal fija la fecha de la prueba en Mindbody, ese alumno aparece en la lista. Se acabó el mantenimiento manual de la lista de alumnos.

Reordenar el equipo. Incluye automáticamente a los estudiantes cuyo último pedido de uniforme fue hace más de nueve meses. Esto permite identificar a los niños que probablemente ya no les queda bien el uniforme sin tener que insistir a cada familia cada trimestre.

Piscina del torneo. Incluye automáticamente a los estudiantes que cumplen los requisitos para participar en el torneo, según su cinturón y grupo de edad. El organizador del torneo obtiene la lista actualizada la mañana en que se abren las inscripciones, siempre.

Luego, agregue una lista más para los padres: una lista de comunicación familiar con los adultos que pagan y que están asociados a una membresía familiar. Un recordatorio para la prueba del cinturón de seguridad de un niño de nueve años debe enviarse a los padres, no al niño, y los datos de la relación familiar lo hacen automático.

Correos electrónicos que se ejecutan solos

Una vez creadas esas listas, configure tres sencillas secuencias de correo electrónico automatizadas.

Preparación para el examen de cinturón. Cuando un estudiante se inscribe en la lista de candidatos para el examen de cinturón, recibe una breve serie de comunicaciones durante los 30 días previos al examen: una confirmación, una nota sobre "qué esperar", un recordatorio para la revisión del uniforme, información logística para el día anterior y una nota con los resultados para el día posterior.

Reordenar el equipo. Cuando un estudiante se inscribe en la lista de reposición de equipamiento, recibe un correo electrónico para comprobar la talla que ya aparece registrada, además de un correo de seguimiento si no se recibe ningún pedido.

Ciclo de torneos. Cuando un estudiante ingresa al grupo del torneo, recibe correos electrónicos sobre la apertura y el cierre de las inscripciones, así como información logística para el día anterior al evento, y una vez que se registra, se le da de baja automáticamente de dicha secuencia.

También puedes realizar un seguimiento de la asistencia de cada estudiante dentro de ActiveCampaign, para que el instructor principal pueda ver quién asiste con regularidad y quién falta, sin necesidad de abrir otra hoja de cálculo.

Qué significa esto para tu estudio.

En una implementación representativa en dojos de esta magnitud, eliminar esas hojas de cálculo permite ahorrar entre cuatro y seis horas semanales de trabajo del personal, unas 250 horas al año. Y lo que es más importante, el equipo deja de confiar en las hojas de cálculo y empieza a confiar en Mindbody como la única fuente de información fiable, lo que significa que los datos en Mindbody se vuelven más limpios, ya que nadie guarda una copia física.

Los resultados de tus correos electrónicos también cambian drásticamente. Las tasas de cancelación de suscripción a los correos masivos suelen reducirse a la mitad en 60 días, simplemente porque los estudiantes dejan de recibir mensajes que obviamente no son para ellos. Los cinturones marrones ya no reciben correos de orientación para cinturones blancos.

Para Stone Pine, la secuencia de reordenamiento de artículos por sí sola amortizó la integración en el primer trimestre. La tasa de reordenamiento uniforme a los nueve meses pasó de un bajo 35 por ciento, impulsado por los padres que lo notaban por sí mismos, a un sólido 65 a 70 por ciento, impulsado por un recordatorio que tenía en cuenta las tallas.

Estas cifras son ilustrativas. Los dojos con registros ya ordenados experimentan ahorros de tiempo menores. Los dojos con registros caóticos experimentan ahorros mucho mayores.

¿Quieres ver CRMConnect Mindbody a ActiveCampaign en acción? Ver la página de la aplicación API.