Mindbody y ActiveCampaign: Convierte las reservas de prueba iniciales en membresías a largo plazo.

Un nuevo alumno reserva su primera clase de prueba a las 8:42 de la noche de un martes. Ha elegido la clase de jazz intermedio con Renata, que comienza a las 6 de la tarde del miércoles. Nunca antes había pisado un estudio de danza siendo adulto.

La bienvenida ideal sería así. Martes por la noche: un breve correo electrónico confirmando la reserva y mencionando al instructor. Miércoles por la mañana: un correo electrónico con información sobre qué ropa usar, dónde estacionar y dónde está la entrada. Miércoles por la tarde: un recordatorio rápido. Miércoles por la noche, después de clase: una nota de Renata preguntando qué tal te fue. Viernes por la mañana: un recordatorio para la segunda clase.

Esa secuencia resulta efectiva en las pruebas. Un estudio que la utiliza logra que los estudiantes de prueba se conviertan en miembros en un 40 % o más. Un estudio que envía “¡Bienvenidos a nuestro estudio!” dos veces y un código de descuento genérico logra una tasa de conversión del 12 %.

Tomemos un ejemplo hipotético. Lumen Movement Dance (ejemplo ilustrativo), un estudio con una sola sede y 410 alumnos activos, entre niños y adultos, pertenecía claramente al grupo del 12 %. Su herramienta de correo electrónico estaba configurada. La serie de bienvenida consistía en una secuencia genérica de cuatro correos electrónicos. No sabía qué clase había reservado cada persona.

¿Por qué una bienvenida genérica hace perder clientes potenciales?

Una clase de prueba es el momento crucial en la relación de un posible miembro contigo. Han asistido una sola vez, con un propósito específico, y están decidiendo si quieres formar parte de su vida. Un correo electrónico genérico les dice que la respuesta es no, que eres solo otro estudio.

El problema no es el esfuerzo, sino la información. Un mensaje de bienvenida genérico no puede mencionar la clase, el instructor ni la hora, porque la herramienta de correo electrónico no los reconoce. Así, cada línea dice "tu clase reciente" y "nuestros amables instructores", y un usuario novato y nervioso lo interpreta como correo basura predefinido. El costo es brutal: con una tasa de conversión del 12 % en lugar del 30 %, un estudio que acepta 35 clases de prueba al mes pierde aproximadamente seis miembros al mes que podría haber conservado. A lo largo de un año, esto representa una pérdida considerable de ingresos, todo por correos electrónicos que se perciben como impersonales.

Tus correos electrónicos de bienvenida pueden conocer cada detalle.

CRMConnect transfiere todos los detalles de la reserva desde Mindbody a ActiveCampaign en el momento en que un estudiante reserva: qué clase eligió, el nombre del instructor, la hora y el lugar de la clase, la oferta de introducción que compró y, después de la clase, si asistió y si ha vuelto a reservar.

Eso es todo lo que necesitas para escribir una carta de bienvenida que parezca escrita específicamente para ese estudiante, porque, en efecto, así fue.

Cómo funciona la bienvenida de cinco toques

En ActiveCampaign, crea una secuencia automatizada que se inicie en el momento en que un nuevo estudiante compre una oferta de introducción con una clase próxima en el calendario.

Pulsa 1, justo después de reservar. Una confirmación que indica la clase, el instructor y el día: “Tienes reservada una plaza para la clase de Jazz Intermedio con Renata el miércoles. ¡Estamos deseando que vengas!”.

Touch 2, la mañana de clase. El correo electrónico sobre logística: qué ropa usar, dónde estacionar, qué puerta usar, qué llevar. Aquí es donde la mayoría de los estudios fallan. Los principiantes se preocupan por los detalles prácticos, no por la técnica.

Toca 3, dos horas antes de la clase. Un breve recordatorio, al estilo de un calendario: «Nos vemos a las 6». Casi sin contenido, con una alta tasa de apertura, y le da al estudiante nervioso la confianza necesaria para entrar.

Touch 4, dos horas después de clase. Esta opción tiene dos ramificaciones. Si el estudiante asistió, recibe una cordial nota de agradecimiento del instructor con una breve solicitud de retroalimentación honesta. Si no asistió, recibe un amable mensaje de "te extrañamos" con un enlace para reprogramar la clase con un solo clic.

Touch 5, un día y medio después de clase. El recordatorio para reservar la segunda clase, sugiriendo una clase con el mismo instructor que acaban de conocer. Este es el correo electrónico más importante de la secuencia. Reservar una segunda clase en un plazo de siete días es el mejor indicador de si un estudiante de prueba se convertirá en miembro.

El responsable del estudio también tiene una visión clara de cada alumno que se inscribe por primera vez, para poder dar la bienvenida personalmente a los estudiantes cuya primera clase es mañana. Un pequeño detalle que marca la diferencia.

Por qué esto es importante para tu estudio.

En una implementación representativa en estudios de esta magnitud, la conversión de prueba a membresía suele pasar de un 12 a 18 por ciento a un rango de 28 a 35 por ciento en los 60 días posteriores a la implementación de una secuencia como esta. Los principales impulsores son el contacto 4, la nota del instructor después de la clase, y el contacto 5, el recordatorio para la segunda clase. El contacto 3, el recordatorio de dos horas, reduce las tasas de inasistencia en aproximadamente un 25 a 35 por ciento, y ahí radica la mayor parte del cálculo. No se puede convertir una prueba que nunca se realizó.

En el caso específico de Lumen Movement, con aproximadamente entre 30 y 40 reservas de prueba al mes para una membresía mensual de 99 dólares, aumentar la tasa de conversión en 15 puntos añade unos cinco nuevos miembros netos al mes, lo que supone unos 5900 dólares en ingresos recurrentes anuales adicionales, gracias a una única secuencia automatizada.

Estas cifras son ilustrativas. La calidad de la primera clase sigue siendo el factor determinante, y ninguna secuencia de correos electrónicos puede salvar las clases de prueba en un estudio con una experiencia de primera clase deficiente. Pero si tu primera clase es buena y tu seguimiento es genérico, estás perdiendo miembros que ya has conseguido.

¿Quieres ver CRMConnect Mindbody a ActiveCampaign en acción? Ver la página de la aplicación API.