Mindbody y HighLevel: Acortando la brecha entre los clientes potenciales generados por anuncios y los clientes que reservan.

Cuando tus clientes potenciales y tus reservas nunca cuadran

Las empresas de bienestar y estética que contratan una agencia de marketing externa casi siempre terminan con dos sistemas que no se comunican entre sí. La agencia gestiona los anuncios y los embudos de ventas, y genera clientes potenciales en HighLevel. Tu clínica, por su parte, gestiona las citas y los servicios desde Mindbody. Es en esta falta de comunicación donde se producen las fugas de ventas.

Hipótesis: Selene Aesthetic Group (ejemplo ilustrativo) es un centro de estética médica con una sola ubicación, nueve profesionales, 2400 pacientes activos y una cuenta de marketing gestionada por una agencia. La agencia informa semanalmente sobre el volumen de clientes potenciales. La recepción informa semanalmente sobre las citas reservadas. Ambos informes nunca coinciden, porque nada convierte un cliente potencial en un cliente real de Mindbody que pueda reservar una cita en el momento en que decide hacerlo.

Lo que te cuesta esa brecha

Mindbody necesita un registro de cliente real para asociarle una cita. Un cliente potencial en tu embudo de anuncios aún no cumple con ese requisito. Por lo tanto, cuando un cliente potencial está listo para reservar, alguien debe ingresarlo manualmente en Mindbody, de lo contrario, la reserva no se realiza correctamente. Si haces esto bajo presión en una recepción concurrida, obtendrás registros duplicados, errores tipográficos y clientes potenciales que se pierden porque el proceso de reserva resultó engorroso.

También significa que no puedes responder a las preguntas que determinan tu presupuesto publicitario. Puedes ver el volumen de clientes potenciales. Puedes ver las reservas. Pero no puedes ver qué clientes potenciales se convirtieron en primeras visitas, ni qué fuente publicitaria generó miembros de pago, porque no hay ninguna conexión entre ambos registros.

Los clientes potenciales se convierten automáticamente en clientes que pueden reservar una cita.

CRMConnect Mindbody to HighLevel mantiene los registros de sus clientes sincronizados en ambos sistemas, y lo hace mediante una coincidencia inteligente para que la misma persona no se cree dos veces.

La clave está en que usted mantenga el control sobre qué clientes potenciales avanzan en el proceso. Usted elige un punto en su embudo de ventas, generalmente el momento en que un cliente potencial reserva una cita, como desencadenante. Cuando un cliente potencial llega a ese punto, CRMConnect verifica sus datos y lo crea como un cliente real en Mindbody, listo para reservar. Si ya existe en Mindbody, su registro se actualiza en lugar de duplicarse.

Cómo funciona el flujo de clientes potenciales a clientes

La versión más limpia de esto es simple:

1. Un cliente potencial llega a través de un embudo publicitario.
2. El seguimiento habitual incluye: un mensaje de confirmación, la captura del consentimiento y un formulario de admisión.
3. El responsable elige una hora para la reserva. En ese momento se le marca como listo para sincronizar.
4. CRMConnect verifica los detalles y los crea como clientes de Mindbody.
5. El historial de marketing del cliente potencial está vinculado a su nuevo registro de cliente de Mindbody, por lo que el panel de control de la agencia finalmente muestra la conexión.

El proceso es similar pero a la inversa. Un cliente que entra por su puerta y que la recepción registra en Mindbody regresa automáticamente y se convierte en un contacto que la agencia puede cultivar.

El proceso de reserva no es solo un activador de sincronización. Es su filtro de calidad. La agencia no agrega a todos los usuarios a Mindbody. Solo agrega a quienes han completado un proceso de calificación real. Esto mantiene Mindbody limpio y confiable.

Listo para más de una ubicación

Actualmente, Selene opera en una sola ubicación, pero la misma configuración permite gestionar el crecimiento futuro. Cada cliente potencial lleva un marcador de ubicación del embudo de conversión, y CRMConnect lo dirige al sitio web de Mindbody correspondiente. No es necesario que usted mantenga una lista de enrutamiento central.

Los duplicados en distintas ubicaciones se detectan mediante el mismo sistema de coincidencia inteligente: si alguien con el mismo correo electrónico ya existe en otro sitio, CRMConnect muestra la coincidencia y actualiza el registro existente en lugar de crear uno nuevo. Como resultado, cada seguimiento posterior, recordatorio de renovación, recuperación de inasistencias y recuperación de membresías vencidas se basa en datos reales de Mindbody en lugar de suposiciones.

Lo que finalmente ve tu agencia

Una vez cerrado el ciclo, el panel de control de la agencia puede responder a las preguntas que realmente importan:

• El porcentaje de clientes potenciales que se convierten en primeras visitas, no solo en clics en una página de reservas.
• La tasa de primeras visitas que se convierten en membresías, con un efecto retroactivo en el estado de membresía.
• El coste real de un cliente cualificado, no el de un cliente potencial sin procesar.

Esas cifras solo existen porque cada cliente potencial está ahora conectado a su resultado Mindbody.

Resultados representativos en 2400 pacientes

Estas son composiciones ilustrativas, no representan a un cliente real:

• Los clientes potenciales que se convierten en una primera visita, con una transferencia manual en recepción, representan aproximadamente entre el 28 y el 35 por ciento.
• Clientes potenciales que se convierten en una primera visita, con creación automática de cliente para que la reserva se registre correctamente: un aumento hasta el rango del 42 al 52 por ciento.
• Registros duplicados de Mindbody creados por mes: se redujeron de "perdimos la cuenta" a aproximadamente 1 a 3, detectados y fusionados automáticamente.
• Tiempo de recepción dedicado a introducir contactos de agencias en Mindbody: aproximadamente de 6 a 8 horas semanales, tiempo que se recupera.

El aumento no se debe a un mejor texto en los correos electrónicos, sino a que el cliente potencial se convierte en un cliente de Mindbody con capacidad de reserva en el momento en que intenta reservar.

Por qué esto es importante para sus resultados financieros

Cada cliente potencial que se queda estancado entre tu embudo de anuncios y Mindbody es dinero que ya pagaste y no cobraste. Cuando los clientes potenciales se convierten automáticamente en clientes que pueden reservar una cita, más de ellos se convierten en primeras visitas, tu recepcionista deja de tener que escribir nombres y finalmente puedes ver qué anuncios valen la pena. No estás comprando más clientes potenciales, sino perdiendo menos de los que ya tienes.

Véalo para su spa médico

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