Mindbody y HighLevel: Mantén a los atletas principiantes ocupados durante el período de abandono.

¿Por qué los nuevos atletas se estancan justo después de dominar los fundamentos?

El programa de iniciación es la parte más delicada de un gimnasio de CrossFit. Un nuevo atleta completa de cuatro a seis sesiones de fundamentos, recibe autorización para asistir a las clases regulares y luego desaparece durante tres semanas. La primera clase regular intimida. La segunda es aún más difícil de motivar. A la tercera semana de ausencia, la membresía está en peligro.

Hipótesis: Headwater CrossFit (ejemplo ilustrativo) es un gimnasio con 290 miembros y un sólido programa de fundamentos. Sus datos muestran que el 80 % de las bajas en los primeros 90 días se producen entre el final del programa de fundamentos y la tercera clase regular. Envían mensajes de texto y correos electrónicos a los nuevos atletas, pero estos mensajes no indican si el atleta tiene reservada una clase.

¿Cuánto te cuestan los incentivos genéricos?

Un recordatorio que no sabe si el atleta tiene una clase reservada es un recordatorio que debes enviar a ciegas. Si lo envías a todos, molestas a los atletas que ya reservaron, lo que los acostumbra a ignorarte. Si lo omites, pierdes a los atletas que están a punto de abandonar el entrenamiento. En cualquier caso, el mensaje llega en el momento equivocado para la mitad de quienes lo reciben, y los atletas más vulnerables en ese delicado período posterior a los fundamentos son aquellos a quienes no llega.

Para dar con el atleta adecuado en el momento oportuno, hay que saber con certeza una cosa: ¿tiene esta persona programada una próxima clase o no?

Seguimiento de próxima clase siempre preciso

CRMConnect Mindbody to HighLevel mantiene un campo con la próxima clase en tiempo real en el registro de cada atleta. No se trata de un historial que tengas que revisar manualmente. Siempre refleja la próxima clase real del atleta y se actualiza en el momento en que reserva o cancela.

La aplicación abarca todos los formatos de clases que impartes: clases grupales, entrenamiento libre, clínicas de habilidades, y se reinicia automáticamente al finalizar cada clase. Además, cada atleta lleva consigo la fecha de su última visita, siempre actualizada, junto con la fecha de su próxima clase, para que puedas ver tanto su historial como sus planes futuros.

Cómo funciona el método de persuasión para la formación de hábitos

El flujo se ejecuta únicamente sobre los atletas que completaron la fase inicial pero tienen menos de tres visitas a clases regulares. Verifica el estado de la próxima clase de cada atleta y reacciona en consecuencia:

• Si tienen una clase reservada para la semana siguiente, el sistema les envía un mensaje de texto la noche anterior diciéndoles: "Puedes hacerlo, aquí tienes el calentamiento", y luego se retira. Sin insistir.
• Si no tienen nada reservado, se ejecuta la secuencia de recordatorios.

Para los atletas sin entrenamientos programados, la secuencia es gradual y espaciada. Un día después de terminar la fase de iniciación, reciben un mensaje de texto con instrucciones para reservar rápidamente una de las próximas clases para principiantes. Un par de días después, el entrenador principal les envía un correo electrónico explicando cómo interpretar los entrenamientos de la semana siguiente. Unos días más tarde, reciben un mensaje de texto que les indica una clase específica con plazas disponibles y les invita a responder para reservar. Si transcurre una semana completa y aún no han reservado ninguna clase, el sistema les pone en contacto con un entrenador para que les llame personalmente.

La clave está en que cada notificación comprueba primero el estado de la próxima clase en tiempo real. En el momento en que un atleta reserva, las notificaciones se detienen automáticamente. Nadie de tu equipo comprueba manualmente si ya ha reservado, ni se comunica con alguien que ya lo ha hecho.

Convertir la asistencia en membresía

La misma conexión mantiene actualizado el estado de la membresía. Una vez que un atleta completa tres visitas a clases regulares y aún mantiene el precio de introducción, se activa el proceso de conversión. Recibe un correo electrónico que le indica que ya es miembro de CrossFit y le muestra las opciones de membresía, y su entrenador recibe una notificación para enviarle un mensaje personal. Cuando la recepción convierte la prueba en Mindbody, el registro del atleta se actualiza automáticamente y cesan las notificaciones de la prueba.

El estado de membresía siempre está actualizado, por lo que la solicitud de conversión se programa en función del comportamiento real, es decir, de haber asistido a tres clases, y no de una fecha arbitraria del calendario.

Resultados representativos con 290 miembros

Estas son composiciones ilustrativas, no representan a un cliente real:

• Finalización del acceso a la primera clase regular, sin automatización: aproximadamente entre el 55 y el 65 por ciento.
• Lo mismo ocurre con los incentivos que tienen en cuenta la siguiente categoría: un aumento hasta el rango del 72 al 82 por ciento.
• Conversión de prueba a miembro de pleno derecho, calculada en función de la tercera visita: un incremento de entre 6 y 10 puntos porcentuales aproximadamente.
• El tiempo que los entrenadores dedican a preguntar "¿Ya reservaste?" ha disminuido drásticamente, porque el flujo de clientes o bien reservan o bien la situación se complica.

El éxito radica en el momento oportuno. Un pequeño empujón que se activa solo cuando el atleta no tiene nada reservado llega a la persona adecuada. Un aviso que lo ignora molesta a todos los que ya han reservado.

Por qué esto es importante para tu caja

Los atletas que abandonan en su primer mes no están desmotivados. Se encuentran en un punto crítico, y un pequeño empujón en el momento justo les ayuda a superarlo. Cuando tus mensajes saben exactamente quién tiene una clase reservada y quién no, cada recordatorio llega justo cuando puede cambiar el resultado. Esa es la diferencia entre perder a cuatro de cada diez atletas nuevos y retener a ocho, y con los precios de introducción para miembros, esa diferencia representa la mayor parte de tu crecimiento.

Véalo para su caja

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