Mindbody y HubSpot: Convierta cada oferta de introducción en una segunda clase reservada.

La ventana que estás perdiendo cada semana

Un nuevo estudiante entra, paga una oferta de introducción de $39, toma su primera clase y se va contento. Luego, la recepción se llena de gente durante las siguientes cuatro horas y nadie toca el sistema de marketing hasta el final del turno. Para cuando alguien exporta los clientes del día y los sube a la mañana siguiente, ese estudiante ya ha pasado casi todo el día en el período más importante que pasará con tu estudio: los primeros 14 días de la oferta de introducción.

Hipótesis: Lotus & Lattice Yoga (ejemplo ilustrativo) es un estudio boutique con una sola sede, 280 miembros activos y 14 clases semanales. Observaban esta situación cada semana. Su tasa de conversión de nuevos alumnos a miembros rondaba el 18%. El propietario estaba seguro de que la recepción solo necesitaba ser más rápida, pero ya estaba saturada. El problema no era la falta de esfuerzo, sino que no se podía iniciar el seguimiento hasta que una persona ingresara al nuevo alumno en el sistema.

Lo que te cuesta la demora

Un correo electrónico de agradecimiento por la primera clase que llega con un día y medio de retraso llega cuando el momento ya pasó. El alumno ya ha reservado su segunda clase por su cuenta o se ha desconectado. Y un seguimiento basado en un correo electrónico de la mañana es, por necesidad, genérico: solo conoce el nombre y la compra, no qué instructor eligió, qué estilo de clase prefirió ni si ha reservado otra clase. Los mensajes genéricos en el momento más importante del proceso de captación son la forma en que los estudios pierden silenciosamente a los alumnos por los que ya pagaron.

¿Qué sincroniza el momento en que se compra la introducción?

CRMConnect Mindbody a HubSpot es una integración llave en mano. En cuanto un estudiante compra una oferta de introducción, la integración se activa. El nuevo cliente se crea o se asocia en HubSpot, con detección inteligente de duplicados para que un cliente potencial anterior con el mismo nombre y correo electrónico se actualice en lugar de duplicarse.

Su registro en HubSpot se completa con los detalles que personalizan el seguimiento: la oferta de introducción que compraron y cuándo, la clase que acaban de tomar, el instructor que la impartió, el número de visitas, su estado de membresía y si han reservado algo más. Cada reserva, visita, clase perdida y compra se registra automáticamente en cuestión de segundos. Esto es suficiente para iniciar una secuencia de seguimiento efectiva, sin que nadie tenga que ingresar ningún dato.

Seguimiento de siete días: Primera clase, segunda clase, conversión

En HubSpot, crea un flujo de trabajo que se inicie el mismo día en que un estudiante compre una oferta de introducción.

Dos horas después de su primera clase, reciben un mensaje de agradecimiento con información sobre qué esperar, personalizado con el nombre de la clase que tomaron y el instructor que la impartió. Este mensaje se envía esa misma noche, mientras aún tienen la experiencia en el estudio fresca en la memoria, no a la mañana siguiente.

Segundo día. Si aún no han reservado su siguiente clase, reciben un correo electrónico con un enlace para reservar. Este es el factor más importante de todo el proceso. La diferencia en la tasa de conversión entre los estudiantes que asisten a una segunda clase en el plazo de una semana y los que no lo hacen es enorme.

Cuarto día. El mensaje varía según el nivel de participación. Un estudiante que solo ha asistido a una visita recibe un correo electrónico con el mensaje "Tu primera semana" y la biografía del instructor. Un estudiante que ha asistido a dos o más visitas recibe un correo electrónico con el mensaje "Estás progresando".

Día doce. Dos días antes de que finalice el período de prueba, se envía la oferta de membresía, con un lenguaje adaptado a su nivel de participación real. Un estudiante que ha asistido seis veces recibe una propuesta diferente a la de un estudiante que ha asistido una sola vez.

Resultados representativos después de 90 días

Estos son ejemplos ilustrativos, no representan a un cliente real. En estudios de escala similar, este patrón incrementa la conversión de clientes potenciales a socios de aproximadamente un 18 % a entre un 26 % y un 30 % en un trimestre. La mayor parte de este aumento proviene del incentivo para reservar el segundo día, que reduce el tiempo para tomar una segunda clase de los nueve días habituales a menos de cuatro. Las tasas de apertura del mensaje de agradecimiento enviado la misma noche suelen superar el 60 %, ya que llega cuando el estudio aún está fresco en la memoria.

El tiempo que el personal de recepción dedica a la introducción de datos se reduce prácticamente a cero, ya que todo el proceso es automático. Si un formulario en tu sitio web registra a alguien que luego asiste a una clase, la lógica de duplicación los combina. Si un miembro actualiza su correo electrónico, la información se redirige al sitio web de Mindbody correspondiente. Tu base de conversión y el texto de tu mensaje influirán en las cifras, pero la estructura es la que realiza el trabajo pesado.

Qué significa esto para tu estudio.

La estructura de tres puntos de contacto es la clave: un agradecimiento esa misma noche, un pequeño recordatorio al día siguiente y una oferta de conversión al día siguiente. El recordatorio del segundo día es el mensaje con mayor impacto de la secuencia, y es el que la mayoría de los estudios omiten.

Para un estudio pequeño con solo unas pocas clases de introducción semanales, un proceso manual con tareas podría ser suficiente. Pero una vez que se alcanza un volumen considerable de clases de introducción, la lógica es simple. Cada oferta de introducción que vendes representa un estudiante por el que ya pagaste. Dar seguimiento esa misma noche, mientras aún recuerdan la clase, es la clave para convertir esa compra en un miembro en lugar de una oportunidad perdida.

¿Quieres ver CRMConnect Mindbody a HubSpot en acción? Ver la página de la aplicación API.