Mindbody y Keap: deje de recrear datos de clientes en Keap a mano

Pregúntale a cualquier dueño de estudio que haya migrado su marketing a Keap en los últimos dos años cómo fue el primer mes. Te hablarán de las hojas de cálculo, las importaciones y el trabajo lento y agotador de recrear manualmente cada detalle del cliente. Objetivos, historial de lesiones, saldos de paquetes, fechas clave. Todo eso ya estaba en Mindbody, y todo tuvo que reconstruirse desde cero.

Si diriges un estudio de entrenamiento personal personalizado, cada entrenador registra entre 8 y 15 detalles por cliente: objetivos, composición corporal, historial de lesiones, preferencias de entrenamiento, notas sobre la dieta, fechas clave, equipo disponible en casa y limitaciones de horario. Mindbody almacena toda esta información. Keap, por sí solo, comienza vacío. Alguien tiene que recrear cada detalle, decidir su formato, etiquetarlo y luego conectarlo a Mindbody para que se complete.

Ese trabajo es lento. Un entrenador diligente puede configurar quizás cuatro de estos detalles por hora si se tienen en cuenta la creación, la conexión y las importaciones de prueba. Multiplique eso por 15 detalles, y luego por la cantidad de entrenadores que quieran su propia vista, y solo la configuración puede llevar días. La mayoría de los estudios se rinden a la mitad y terminan con un Keap medio vacío en el que nadie confía.

Aquí tienes un ejemplo ilustrativo. Granite Bay Personal Training (un estudio hipotético), con una sola ubicación, 5 entrenadores y 140 clientes que requieren atención personalizada, intentó esto manualmente dos veces. Ambos intentos fallaron en la etapa de configuración. Los entrenadores dedicaron sus descansos para almorzar durante dos semanas a reconstruir manualmente los datos de los clientes, lo detestaron y volvieron a usar Mindbody para todo, además de una hoja de cálculo adicional para el seguimiento de objetivos.

Cómo se ve tu cuenta de Keap el primer día

CRMConnect Mindbody to Keap configura automáticamente los datos del cliente. Durante la configuración, crea los elementos esenciales para el funcionamiento de un negocio de bienestar, sin necesidad de configuración manual.

Desde el primer día, tu cuenta de Keap ya sabe, para cada cliente:

• Quiénes son y de dónde vienen: su historial en Mindbody, su estado actual de membresía, el total de visitas, la fecha de la última visita, el servicio que recibieron y qué miembro del personal los atendió.
• Información sobre los paquetes: vencimiento de la membresía, sesiones restantes, detalles del contrato y si el pago automático está activo.
• Qué han comprado: historial de ofertas de introducción, su última compra, el importe y la fecha.
• Nivel de participación: fecha de la primera visita, total de visitas realizadas a lo largo de la vida del cliente e ingresos generados a lo largo de la vida del cliente.

Va más allá de un conjunto estándar. Los detalles específicos de tu estudio también se transfieren. Si tu estudio de entrenamiento personal ha estado registrando los objetivos de sus clientes en Mindbody (pérdida de peso, movilidad, fuerza, objetivos deportivos específicos, recuperación de lesiones), esa información exacta se transfiere automáticamente a Keap. Nadie la introduce manualmente en un menú desplegable de Keap.

Así, un entrenador que abre el registro de un cliente el primer día ve sus objetivos, sus notas sobre lesiones, sus días de entrenamiento preferidos, el paquete que tiene contratado, las sesiones restantes, el total de visitas, la última visita y la próxima cita. Todo lo que antes registraba en una hoja de cálculo, ahora está disponible en la herramienta de marketing.

Por qué los datos siguen siendo útiles, no solo precisos, desde el primer día.

El primer día es lo más fácil. Lo difícil son los siguientes 12 meses, cuando los clientes compran nuevos paquetes, alcanzan hitos, cambian de objetivos y actualizan sus preferencias. Un dato de un cliente que es válido hoy pero obsoleto el mes que viene no sirve para nada. Los datos que se mantienen actualizados son los que realmente impulsan el seguimiento.

CRMConnect mantiene todo actualizado automáticamente. Cuando un cliente compra un nuevo paquete de 12 sesiones, el nombre del paquete, las sesiones restantes y la última compra se actualizan al instante en Keap, y se le asignan las campañas correspondientes. Cualquier recordatorio de renovación, felicitación por un logro o seguimiento del entrenador que hayas configurado detecta el cambio y actúa en consecuencia. Nadie actualiza nada manualmente.

Los datos del cliente siguen siendo útiles porque se mantienen actualizados. Ese es el objetivo principal.

Cómo los formadores obtienen sus propias listas de trabajo

Con todos los datos del cliente registrados, cada formador puede crear sus propias vistas en Keap, sin necesidad de realizar ningún trabajo técnico.

La lista diaria de un entrenador muestra a sus clientes activos, ordenados por fecha de próxima cita. Los clientes nuevos aparecen automáticamente. Los clientes que dejan de asistir desaparecen de la lista por sí solos.

La lista de renovaciones muestra a los clientes con tres sesiones o menos restantes, agrupados por entrenador, de modo que cada entrenador vea su propio flujo de renovaciones.

Una lista de hitos identifica a los clientes que han alcanzado las 100 visitas pero que aún no han recibido ninguna felicitación. Esto activa el envío automático de felicitaciones y tarjetas de regalo, que se convierte en el ritual de fidelización del estudio.

Una lista de seguimiento de lesiones muestra a los clientes con notas de lesiones activas que entrenaron la semana pasada, para que el entrenador principal pueda detectar a cualquiera que necesite una conversación de seguimiento para revisar su técnica.

Nada de esto requiere configuración técnica. Los instructores no necesitan usar hojas de cálculo. Los detalles se completan automáticamente. Las listas se actualizan solas.

Qué significa esto para tu estudio.

En un ejemplo práctico de implementación en un estudio de este tamaño, el trabajo de configuración manual que normalmente requiere un enfoque de autogestión (de 4 a 6 horas por instructor, con 5 instructores, más de 8 a 12 horas de trabajo administrativo) se reduce a aproximadamente una hora de configuración. Esto supone una recuperación inmediata de entre 30 y 40 horas de tiempo de instructores y administradores, solo durante la configuración inicial.

Los ahorros continúan incluso después. Cuando lanzas un nuevo programa, no tienes que volver atrás y reconstruir nada. Un nuevo taller de “Lunes de Movilidad” en Mindbody se integra automáticamente en Keap a medida que los usuarios lo compran, sin que nadie tenga que intervenir en Keap.

Para Granite Bay, el verdadero éxito fue que los entrenadores usaran Keap por primera vez. Tras dos intentos fallidos de configuración manual, el tercer intento funcionó porque los entrenadores no tuvieron que realizar la configuración ellos mismos. Los clientes a los que habían estado haciendo seguimiento en hojas de cálculo aparte se transfirieron con sus objetivos y notas de lesiones intactas.

Estas cifras son meramente ilustrativas. El tiempo que ahorre dependerá de la cantidad de detalles de sus clientes que ya tenga registrados en Mindbody y de la coherencia de dicha información.

¿Quieres ver CRMConnect Mindbody to Keap en acción? Ver la página de la aplicación API.