Mindbody y Keap: Informes por ubicación para una red de gimnasios de 4 sedes.

Un equipo de marketing de tres personas en un gimnasio boutique con cuatro sucursales se reduce, en la práctica, a un equipo de una persona y media si se tienen en cuenta la gestión de anuncios, la creación de contenido y las reuniones semanales. El tiempo restante se destina a elaborar informes para cada sucursal, dirigidos a cuatro gerentes generales diferentes, cada uno de los cuales quiere saber cómo le está yendo a su gimnasio esta semana y cómo se compara con el mes anterior.

Sin datos precisos por ubicación en tu herramienta de marketing, los informes se ven así: exportar cuatro datos de Mindbody, abrir cuatro informes, cotejar toda la información en una hoja de cálculo, crear cuatro minipaneles de control, enviar cuatro correos electrónicos y repetir el proceso la semana siguiente. Cada ciclo consume entre 4 y 6 horas semanales de un profesional del marketing. A lo largo de un año, esto representa entre 200 y 300 horas dedicadas exclusivamente a la elaboración de informes, sin ningún resultado creativo.

Aquí tenemos un ejemplo ilustrativo. Ember Athletic (una hipotética red de gimnasios), con 4 sucursales, 2100 socios en total y un equipo central de marketing de 3 personas, estaba en una situación similar. Los profesionales de marketing estaban agotados. Los gerentes generales se quejaban de que los datos de sus sucursales parecían haber sido ignorados. El propietario seguía escuchando la necesidad de un analista de datos y se resistía, ya que se trataba de una contratación de 90 000 dólares.

La solución no es contratar a un experto en datos. La solución es que los datos de cada ubicación se integren correctamente en Keap para que la generación de informes se convierta en una búsqueda rápida y sencilla, en lugar de una tarea tediosa de exportación manual.

Cómo la identidad del sitio se traslada a Keap

CRMConnect Mindbody to Keap admite múltiples ubicaciones de Mindbody bajo una sola cuenta de Keap. Cada registro de miembro incluye su gimnasio habitual y una lista de todos los gimnasios que ha visitado o en los que ha realizado compras. Cuando un miembro compra un paquete de clases, también se registra la ubicación de la compra. Un paquete de 10 clases comprado en Eastside se registra de forma diferente al mismo paquete comprado en Downtown.

Así, un miembro que se unió en Downtown y comenzó a visitar Eastside tres meses después tiene un único registro en Keap que indica ambas ubicaciones: Downtown es su lugar de origen, Eastside es donde entrenó más recientemente, y cada visita y compra incluye su ubicación. Un miembro, un registro, información completa.

Una sola cuenta de Keap, no cuatro.

La opción más tentadora es crear una cuenta de Keap independiente para cada ubicación. No lo haga. Perderá la vista de miembros de todas las ubicaciones (una de las pocas funciones que Keap realmente maneja bien), pagará cuatro veces más por la licencia y tendrá que conciliar manualmente las membresías de todas las ubicaciones.

La configuración ideal consiste en una cuenta de Keap con búsquedas guardadas basadas en la ubicación y campañas específicas para cada ubicación.

La vista de miembros inactivos por ubicación muestra a cada administrador de dominio solo a sus propios miembros que no han visitado la plataforma en los últimos 14 días, pero que aún mantienen una membresía activa. Cada administrador de dominio obtiene su propio enlace guardado en marcadores.

Una secuencia de bienvenida por ubicación consiste en una campaña con cuatro versiones, cada una vinculada a una ubicación. La bienvenida del centro menciona a los instructores y los horarios de las clases del centro. La bienvenida del este proporciona detalles sobre la zona este. El contenido es el mismo, pero con información específica de la ubicación.

Los informes de retención por ubicación son búsquedas guardadas agrupadas por ubicación de residencia. El equipo de marketing los crea una sola vez y se mantienen actualizados automáticamente.

Para las campañas que abarcan varias ubicaciones, la lista de gimnasios que un socio ha visitado sirve como filtro. Una campaña de «prueba nuestra nueva ubicación en Eastside», dirigida únicamente a los socios que viven en el centro y que nunca han visitado Eastside, requiere un solo filtro para definirse.

Detectar a tiempo una ubicación con dificultades

La pregunta que preocupa a todo propietario de múltiples sucursales es: ¿está perdiendo miembros una de ellas más rápido que las demás? Sin datos por sucursal, responder a esta pregunta lleva una semana y, por lo general, la respuesta llega demasiado tarde.

Con las búsquedas guardadas basadas en la ubicación en Keap, la respuesta tarda aproximadamente 90 segundos. Cuenta los miembros de Westgate que tienen una membresía activa pero no han visitado el establecimiento en 21 días, divide el resultado entre el total de miembros activos de Westgate y obtendrás la tasa de abandono de esa ubicación. Compara los resultados de los cuatro establecimientos. Si Westgate tiene una tasa de abandono mensual del 12 %, mientras que los otros tres se sitúan entre el 6 y el 7 %, tienes un problema que investigar este mes, no dentro de tres meses.

Si la ubicación de un miembro se configuró incorrectamente, el equipo de marketing puede corregirla en Keap y la corrección se sincronizará automáticamente con Mindbody. Sin necesidad de introducir datos duplicados.

Qué significa esto para sus resultados financieros

En un ejemplo de implementación en una red de este tamaño, la carga de trabajo de generación de informes por ubicación se reduce de 4 a 6 horas semanales por especialista en marketing a menos de 30 minutos, dedicados principalmente a revisar las búsquedas guardadas y redactar los comentarios del gerente general. Para el equipo de tres personas de Ember, esto representa aproximadamente entre 12 y 16 horas semanales recuperadas, o entre 600 y 800 horas al año, casi un tercio de un puesto de tiempo completo.

La mejora cualitativa cobra mayor importancia. Los gerentes generales dejan de sentirse relegados a un segundo plano porque sus datos llegan a su bandeja de entrada de forma automática y puntual. El departamento de marketing deja de ser un obstáculo para las conversaciones sobre ubicaciones. La reunión semanal de liderazgo pasa de "marketing no ha enviado los informes" a "la tasa de rotación de Westgate ha aumentado, hablemos de ello".

En el caso específico de Ember, el equipo pudo lanzar dos nuevas pruebas de creatividades publicitarias al mes una vez que se liberaron de la carga administrativa de los informes, las cuales llevaban seis meses pendientes. El aumento generado por esas pruebas cubrió el costo de la integración en el primer trimestre.

Estas cifras son meramente ilustrativas. La carga de trabajo en la elaboración de informes depende en gran medida de la frecuencia con la que los gerentes generales utilicen los informes que solicitan.

¿Quieres ver CRMConnect Mindbody to Keap en acción? Ver la página de la aplicación API.