Mindbody y Klaviyo: Saluda a los nuevos clientes cuando reservan, no cuando se suscriben a una lista.

La ventana de 72 horas que estás perdiendo

La primera reserva de una clase es el momento de mayor interés que una marca de bienestar puede obtener de un nuevo cliente. Ingresaron los datos de su tarjeta, eligieron una hora, bloquearon su calendario y se comprometieron. Ese interés se mantiene durante aproximadamente 72 horas. Después de ese tiempo, la energía disminuye y vuelves a tener que luchar por captar su atención.

Si tu serie de bienvenida solo comienza cuando alguien se suscribe a un boletín informativo, no se aprovecha todo su potencial. He aquí un ejemplo ilustrativo. Crescent Pilates Lab (un estudio hipotético) es un estudio con 380 clientes, una marca sólida y un equipo de marketing que sabe perfectamente cómo redactar una serie de bienvenida. Su problema no es el correo electrónico en sí, sino que este envía el mensaje equivocado. La suscripción al boletín se produce días antes, o incluso semanas después, de la reserva de la clase. Por lo tanto, la serie de bienvenida termina felicitando a las personas por unirse a una lista en lugar de saludar a alguien que acaba de reservar su primera sesión de reformer.

Por qué un activador de boletín informativo no logra el verdadero primer contacto.

La serie de bienvenida de los libros de texto comienza con una de dos señales: la suscripción al boletín informativo o el primer pedido en la tienda en línea. Reservar una clase en Mindbody no es ninguna de las dos. Por lo tanto, los estudios terminan con tres malas opciones:

• Exporta los datos de Mindbody cada mañana y súbelos como una lista. El mensaje de bienvenida comienza al subir la lista, lo que supone un retraso de horas o incluso un día entero, y se pierde por completo el contexto de "acabo de reservar una clase".
• Se ha corregido una conexión que supervisa las reservas de Mindbody. Funciona correctamente hasta que un nombre contiene un apóstrofe, un número de teléfono empieza con un cero o se reprograma una reserva; entonces, el sistema de gestión de duplicados deja de funcionar.
• Construirlo todo internamente. Un proyecto de fin de semana que se convierte en una carga de mantenimiento durante todo el año.

Ninguna de estas opciones te permite obtener un registro de cliente limpio con la clase reservada, la ubicación y el historial de visitas adjuntos a tiempo para un saludo el mismo día.

Cómo CRMConnect cierra la brecha

CRMConnect Mindbody to Klaviyo considera la reserva de la clase, no la suscripción al boletín, como el punto de partida. En el momento en que un nuevo cliente reserva en Mindbody, su registro aparece en tu herramienta de marketing con toda la información: la clase reservada, la ubicación y la hora. A partir de ahí, tu serie de bienvenida comienza con un evento real: la primera reserva, la primera visita y la primera compra.

También gestiona automáticamente los registros duplicados, utilizando el correo electrónico como referencia. Si el correo electrónico ya existe, el registro se actualiza. De lo contrario, se crea uno nuevo con los detalles de Mindbody ya asociados. No hay posibilidad de que un doble toque reinicie accidentalmente el temporizador de la serie de bienvenida.

Construyendo la Serie de Bienvenida de Primera Clase

Dentro de Klaviyo, la serie se ve así:

El proceso comienza en el momento en que se registra una nueva reserva. Tras 30 minutos de espera, se confirma la reserva y se descartan las cancelaciones inmediatas. A continuación, se envía el primer correo electrónico: una confirmación de la clase con información sobre qué esperar, las normas de comportamiento en el estudio, el aparcamiento y qué llevar. Todo lo que antes se repetía en la recepción durante la llamada inicial.

Luego, espera hasta el día anterior a la clase y, si tienes la función de mensajes de texto activada, te envía un breve recordatorio: "Mañana a las 9 de la mañana, ¡tengo muchas ganas de verte!".

Después, se espera la primera visita y se divide en dos grupos. Si el cliente asistió, se envía un correo electrónico 30 minutos después con una cálida bienvenida, la biografía del instructor y una invitación a reservar la segunda clase en un plazo de siete días. Si el cliente no asistió, se envía un correo electrónico a la mañana siguiente con un enlace para reservar de nuevo sin presiones y el horario de la clase.

Toda la serie se basa en información que Mindbody ya posee. La recepción no etiqueta, exporta ni pega nada.

Avanzando hacia la segunda clase

Una vez que se registra la primera visita, el registro continúa recopilando visitas posteriores. Esto permite dividir la serie en dos seguimientos:

• Un recordatorio para "reservar la segunda clase" que se detiene automáticamente en el momento en que se registra una segunda visita.
• Un intento de salvamento de "regreso para la segunda clase" que se activa solo si pasan siete días sin una segunda reserva.

Ambos leen el mismo contador de visitas en el registro del cliente. No se necesita una segunda integración ni gestión de listas.

Qué significa esto para tu estudio.

Aquí se muestran ejemplos ilustrativos, no métricas reales de clientes, y sus resultados variarán:

• Tasa de apertura de confirmaciones de primera clase: aproximadamente entre el 70 y el 80 por ciento, porque el cliente acaba de reservar y el momento es el adecuado.
• La segunda clase se reserva en un plazo de siete días: un aumento de una base cercana al 30 por ciento a algo en el rango del 45 al 55 por ciento, una vez que el desencadenante es la reserva real en lugar de la suscripción a un boletín informativo.
• Tiempo que el personal de recepción ahorra cada semana en la gestión de listas: entre 90 y 120 minutos, liberados de una tarea repetitiva.

El mecanismo no es mágico. Simplemente consiste en ejecutar la serie de bienvenida en el evento adecuado, en el momento adecuado, mientras el cliente todavía está entusiasmado con la clase que acaba de reservar.

¿Quieres ver CRMConnect Mindbody a Klaviyo en acción? Ver la página de la aplicación API.