Mindbody y Zoho CRM: Una visión unificada de los ingresos en todas sus ubicaciones.

El caos de los informes de múltiples propiedades

Los grupos de bienestar con varias propiedades de retiro suelen gestionar cada ubicación como un sitio web independiente de Mindbody, a menudo con monedas diferentes y listas de huéspedes superpuestas. La oficina central necesita una sola cifra: los ingresos totales de todas las propiedades, en una única moneda base, con la posibilidad de acceder a los datos de cualquier ubicación sin salir del panel de control. En realidad, la oficina central tiene cinco hojas de cálculo, una hoja de conversión de divisas y un pánico recurrente los lunes por la mañana.

Consideremos un ejemplo ilustrativo. Heliotrope Wellness Group (una hipotética empresa operadora de retiros con cinco propiedades) gestiona una organización centralizada de Zoho CRM. Sus propiedades operan con tres divisas diferentes. El director de operaciones del grupo abre cinco informes de Mindbody cada lunes y reconstruye la vista consolidada desde cero. Los tipos de cambio son los de la semana anterior. Los ingresos no coinciden con los depósitos bancarios. Las decisiones sobre marketing entre propiedades y programas compartidos se posponen, ya que los datos nunca son lo suficientemente fiables como para actuar en consecuencia.

¿Cuánto cuesta realmente el enrollador manual?

El informe semanal refleja el costo visible: entre seis y ocho horas del tiempo de un alto directivo dedicadas a elaborar hojas de cálculo en lugar de gestionar el negocio. El costo oculto es aún peor. Cada cifra del informe es ligeramente errónea, ya que las conversiones de divisas son obsoletas y se realizan manualmente. Cuando los datos no son del todo fiables, las decisiones se postergan. Las revisiones de precios se retrasan. Un paquete para varias propiedades nunca se lanza. Una ubicación con bajo rendimiento sigue teniendo un bajo rendimiento porque nadie confía lo suficiente en las cifras como para actuar.

También existe un tipo de huésped invisible. Un huésped que se ha alojado en tres de sus propiedades parece tres personas distintas si su correo electrónico o nombre se ingresó de forma ligeramente diferente en cada una. Por lo tanto, el grupo más valioso que tiene, sus huéspedes fieles que se hospedan en varias propiedades, es invisible para su estrategia de marketing.

Cómo funciona: Una vez que todas las propiedades alimentan una sola vista

CRMConnect Mindbody a Zoho CRM integra todas las ubicaciones de Mindbody en una única organización de Zoho CRM. Cada venta, cada pago y cada huésped se registran automáticamente, conservando la ubicación y la moneda original. La empresa obtiene una vista consolidada, mientras que cada establecimiento conserva la suya propia.

Lo que esto te ofrece:

• Una única cifra de ingresos del grupo, en su moneda base, actualizada a hoy en lugar de actualizada al viernes pasado.
• Contribución por propiedad, para que pueda ver de un vistazo qué ubicaciones están contribuyendo al trimestre.
• Analiza en detalle cualquier propiedad sin necesidad de reconstruir nada.

Cada importe se mantiene tanto en la moneda local como en la moneda base. La conversión se realiza una sola vez al recibir los datos y se actualiza diariamente según las fluctuaciones del tipo de cambio. Así, el gerente general de la propiedad consulta las cifras en moneda local, mientras que la sede central las consulta convertidas. Dado que la cifra convertida se almacena al momento de la venta, los informes del trimestre anterior no se ven afectados por las variaciones del tipo de cambio.

Configurarlo una vez y luego dejarlo así

La configuración se realiza una sola vez. Cada propiedad se asigna a su moneda local y se aplica una conversión a su moneda base utilizando la fuente de tipos de cambio en la que su grupo ya confía: un flujo diario del banco central, un tipo de cambio bancario o cualquier otro que esperen sus auditores. Después de eso, funciona automáticamente.

El panel de control corporativo muestra entonces, sin que nadie toque una hoja de cálculo:

• Ingresos totales del grupo este mes, en todas las propiedades.
• La parte que le corresponde a cada propiedad de ese total, expresada en dólares y como porcentaje.
• Cambios mensuales y anuales, tanto a nivel de grupo como por propiedad.

Ver por primera vez a sus huéspedes de otras propiedades

El huésped más difícil de identificar correctamente es aquel que ha visitado más de un establecimiento. La integración permite relacionar a los huéspedes de diferentes ubicaciones mediante su correo electrónico, teléfono y nombre, de modo que un huésped que reservó en tres propiedades aparece como una sola persona con un único historial, no como tres fragmentos.

Ese registro unificado permite a la empresa preguntar por fin «cuántos huéspedes se han alojado en más de un establecimiento este año» y obtener una respuesta honesta. Esa cifra suele ser mayor de lo que nadie espera, y apunta directamente a paquetes y estrategias de marketing que antes eran impensables.

Cada gerente general de propiedad sigue teniendo su propia visión filtrada: las ventas, las reservas y los huéspedes recurrentes de su ubicación. No ven las cifras de otras propiedades. La sede central lo ve todo.

¿Cómo podrían ser las cifras?

Se trata de composiciones ilustrativas, no de un cliente real, pero muestran la forma del cambio en un grupo de cinco propiedades:

• El tiempo que el director de operaciones dedica a la elaboración de informes consolidados se ha reducido de aproximadamente 6 a 8 horas semanales a la lectura del panel de control el mismo día.
• Se han eliminado los errores de conversión de divisas en el informe consolidado, ya que la conversión se realiza automáticamente a medida que llegan los datos, en lugar de hacerlo en una hoja de cálculo.
• Por primera vez, surgieron los huéspedes que visitaban diferentes propiedades: normalmente entre el 8 y el 15 por ciento de la base de huéspedes activos, un grupo real y hasta ahora invisible para los clientes potenciales.
• Decisiones operativas que se pueden rastrear hasta el panel de control en el primer trimestre: normalmente entre cuatro y seis, como una revisión de precios de propiedades, el lanzamiento de un paquete que abarca varias propiedades, un cambio de personal en una ubicación con bajo rendimiento y una reasignación del presupuesto de marketing.

La victoria no se reduce a “más ingresos este trimestre” por sí sola. Se trata de tomar decisiones semanales basadas en cifras reales, en lugar de basarse en la hoja de cálculo del viernes.

Por qué esto es importante para su grupo.

• Una cifra consolidada en la que confíes es una cifra sobre la que actuarás. Una que no sea fiable simplemente generará dudas.
• Los huéspedes que se hospedan en diferentes propiedades son su segmento más leal y el más fácil de convencer para que ofrezcan productos o servicios adicionales. No se puede hacer marketing a un grupo que no se ve.
• Una única fuente de datos con dos niveles de permisos, corporativo y patrimonial, supera en todos los sentidos a dos conjuntos de libros contables separados.

Pruébalo en tu grupo.

¿Tienes curiosidad por saber cómo funciona esto en tus diferentes ubicaciones? Ver la página de la aplicación API.