Cliniko y Salesforce: Previsión de ingresos a 90 días para una clínica de salud aliada.

Que un gerente financiero tenga que rehacer el pronóstico cada lunes en una hoja de cálculo es una clara señal de que la empresa ha superado sus herramientas de pronóstico. A partir de cierto tamaño, la hoja de cálculo deja de ser la herramienta y se convierte en el cuello de botella.

Veamos un ejemplo ilustrativo: Southbank Integrated Health, una hipotética clínica grande con 19 profesionales en fisioterapia, dietética, psicología y fisiología del ejercicio, y unos ingresos anuales de aproximadamente 3,1 millones de dólares. El gerente financiero reconstruye manualmente la previsión a 90 días cada lunes. Cliniko gestiona las facturas. Salesforce gestiona la cartera de clientes. Nadie confía plenamente en la proyección. Los planes de atención financiados añaden una capa de actividad facturable recurrente que la hoja de cálculo gestiona de forma inconsistente. Las reuniones de la dirección dedican una buena parte de cada martes a discutir sobre qué cifra es la correcta, en lugar de actuar en consecuencia.

Por qué la hoja de cálculo del lunes te está frenando.

Una previsión en hoja de cálculo a esta escala falla en tres aspectos:

• Se pone rancio rápidamente. Es precisa en el momento de su creación y queda obsoleta en un día.
• Es lento cortarlo. Cambiar de enfoque según el profesional o la línea de servicio lleva horas, y las columnas nunca se ponen de acuerdo en la nomenclatura.
• No cumple con los límites del plan financiado. Los planes de atención médica financiados tienen un límite máximo de facturación. Una hoja de cálculo rara vez lo modela correctamente, por lo que o bien sobreestima los ingresos financiados que ya tienen un límite, o bien subestima las renovaciones que están por venir.

El resultado es un pronóstico que genera debates entre los líderes, en lugar de acciones concretas. El verdadero costo no reside en las horas del gerente financiero, por muy reales que sean, sino en las decisiones que se toman con lentitud.

Por qué otros enfoques se quedan cortos

Integrar un software de contabilidad entre Cliniko y Salesforce proporciona cifras de ingresos con validez fiscal, pero no una previsión operativa, ya que la vista contable se basa en las facturas ya emitidas, no en las citas ya reservadas. Un panel de informes independiente en una exportación de Cliniko ofrece a la dirección un gráfico, pero no una interfaz de trabajo dentro de Salesforce, donde ya se gestionan el embudo de ventas y la actividad del programa. Y separar la previsión en una herramienta independiente solo crea dos sistemas incompatibles.

Cómo funciona un pronóstico que se actualiza automáticamente

Cuando CRMConnect conecta Cliniko con Salesforce, tus facturas y citas de Cliniko se sincronizan automáticamente con Salesforce, junto con información del plan de atención, como límites de sesiones y topes de facturación. Tu previsión se convierte en un informe de Salesforce con tres niveles de información que se actualiza automáticamente. Ya no tendrás que actualizarlo los lunes.

Las tres capas:

Ingresos confirmados. Facturas pagadas con fecha del período. Este dinero ya ha sido reconocido.

Ingresos altamente probables. Citas reservadas y realizadas en el período, multiplicadas por su tasa histórica de conversión de una cita realizada en una factura pagada, más las facturas pendientes ponderadas según la fiabilidad con la que se pagan.

Ingresos renovables y con capacidad limitada. Planes de atención médica activos y financiados, con ingresos previstos limitados al monto aún facturable del plan. Este es el punto más importante: los planes financiados tienen un límite máximo, y la previsión nunca debe proyectarse más allá de ese límite.

Una vez establecidas esas tres capas, se puede segmentar la previsión por profesional y por línea de servicio (evaluaciones iniciales, seguimientos, programas grupales, paquetes). Esta perspectiva permite a la dirección identificar dónde se concentra la previsión y dónde se encuentra capacidad ociosa.

La cadencia de los informes

Envíe al equipo directivo un pronóstico semanal que se actualice automáticamente, sin necesidad de reconstrucción manual. Realice una revisión mensual de las variaciones con el departamento de finanzas, comparando el pronóstico de semanas anteriores con lo que realmente sucedió. Esta comparación es la clave para que el pronóstico sea cada vez más preciso.

Lo que obtienes de esto

Una clínica con un perfil similar al de Southbank suele mejorar la precisión de sus previsiones, pasando del 75-82 % (según la hoja de cálculo) a valores cercanos al 90 %, una vez que se implementa la previsión de tres niveles de Salesforce. El gerente financiero recupera entre 4 y 6 horas semanales. La dirección deja de debatir sobre las previsiones y empieza a actuar en consecuencia. Además, los ingresos financiados se proyectan correctamente, en lugar de sobreestimarse o subestimarse, lo cual constituye la principal fuente de errores en las previsiones de muchos centros de salud.

Gestionar los planes financiados de forma responsable.

El seguimiento de los planes de atención financiados es lo que hace que este pronóstico sea preciso, pero conlleva una responsabilidad. El plan, la fuente de financiación y el estado de elegibilidad del paciente son detalles operativos confidenciales, no datos de marketing. Inclúyalos en los informes de finanzas y operaciones. Manténgalos fuera de los informes de marketing. Como usted decide qué se comparte, elemento por elemento, puede establecer esa distinción claramente.

Por qué esto es importante para su clínica

Cuando la previsión se reconstruye manualmente, es una instantánea que ya está equivocada el martes y genera controversia el miércoles. En cambio, cuando se basa en facturas, citas y límites de planes financiados de Cliniko en tiempo real dentro de Salesforce, se convierte en una cifra actual y fiable sobre la que la dirección puede planificar la dotación de personal, la capacidad y el crecimiento. El responsable financiero deja de ser un simple operador de hojas de cálculo y se convierte en un analista.

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