Cliniko y ActiveCampaign: Seguimiento del valor para el paciente y renovaciones de programas para una clínica de naturopatía.

La naturopatía es un negocio basado en la renovación que a menudo se comporta como un negocio transaccional. El reinicio metabólico de 12 semanas, el programa intestinal de 6 meses, el bloque de apoyo suprarrenal de 8 sesiones: estas son las verdaderas fuentes de ingresos. Una clínica que trata cada visita como una transacción aislada perderá silenciosamente a sus mejores pacientes al finalizar cada programa.

Veamos un ejemplo ilustrativo: Greenleaf Naturopathic Wellness, una clínica hipotética con tres naturópatas y unos 680.000 dólares de ingresos anuales. La mayor parte de los ingresos proviene de paquetes y programas vendidos por adelantado. El propietario no puede ver en ActiveCampaign qué pacientes han gastado más en la clínica a lo largo del tiempo, cuáles están a punto de finalizar un programa o cuáles son buenos candidatos para el siguiente programa en su proceso. La herramienta de marketing registra las aperturas y los clics en los correos electrónicos, pero no detecta que a un paciente le quedan dos semanas para terminar su programa intestinal sin que se haya programado una renovación.

Lo que te está costando la configuración actual.

ActiveCampaign, por sí solo, puede etiquetar a un paciente cuando realiza una compra, pero no puede ver la facturación de Cliniko, las compras de paquetes ni en qué etapa del programa se encuentra el paciente. Por lo tanto, tres datos permanecen ocultos: el total que un paciente ha gastado a lo largo del tiempo, su situación actual en cualquier programa y los programas que ha completado anteriormente. Sin esta información, los mensajes de renovación deben enviarse manualmente, lo que significa que se envían cuando alguien se acuerda, es decir, demasiado tarde.

Una integración personalizada, creada una sola vez y sin mantenimiento, suele presentar el gasto total de un paciente como una cifra única que queda obsoleta en un trimestre, sin ningún contexto del programa. El responsable sigue sin poder responder a la pregunta de «quién está a dos semanas de finalizar un programa».

Cómo funciona el seguimiento de renovaciones automáticas

Cuando CRMConnect conecta Cliniko con ActiveCampaign, cada factura de Cliniko se procesa y genera un historial de gastos acumulados para cada paciente. Sus programas activos, hitos y recuentos de sesiones también se registran, lo que permite enviar mensajes de renovación con información precisa: el paciente está realmente cerca de finalizar un programa, en lugar de basarse en una estimación del calendario. Cliniko sigue siendo la fuente de información fidedigna sobre lo que se facturó realmente. ActiveCampaign se convierte en la herramienta que procesa esa información de forma útil.

Esto es lo que puedes implementar:

Valor para el paciente de un vistazo. Cada historial clínico incluye el total de gastos de su historial, su factura más reciente y el número de veces que se le ha facturado; toda esta información se actualiza automáticamente. Ya no es necesario exportar los datos y realizar los cálculos manualmente.

Segmentos de valor para el paciente. Agrupe a los pacientes en tres categorías: nivel superior, nivel intermedio y pacientes de compra única. Cada segmento tendrá un ritmo y tono de comunicación diferente.

Recordatorios de renovación del programa. Cuando a un paciente le quedan aproximadamente 14 días para finalizar un programa activo y no tiene ninguna cita programada después de su finalización, recibe automáticamente una oferta de renovación de su médico tratante, y se le asigna una tarea para que se comunique con él en unos días si no recibe ninguna cita. La conversación se produce antes de que el paciente pierda el interés, no después.

Venta cruzada inteligente. Cuando un programa se marca como completado, el paciente es guiado automáticamente hacia el siguiente paso lógico. Un reinicio metabólico finalizado sugiere un plan de mantenimiento. Un programa intestinal finalizado sugiere pruebas de seguimiento y un mantenimiento continuo.

Recupere a sus mejores pacientes. Cuando un paciente de alto riesgo no ha acudido a consulta durante 90 días, se inicia un proceso de reactivación cuidadosamente planificado. Este es el grupo más costoso de perder, por lo que recibe la mayor atención.

Lo que obtienes de esto

Una clínica de naturopatía con un perfil similar al de Greenleaf suele aumentar la tasa de renovación de programas de un 20-30 % a un 45-55 % en dos trimestres, simplemente iniciando la conversación sobre la renovación 14 días antes de que finalice el programa, en lugar de esperar a que el paciente note que las llamadas cesan. El valor de por vida del segmento de mayor calidad aumenta entre un 25 % y un 40 %, ya que la venta cruzada permite ofrecer la propuesta adecuada al paciente adecuado en el momento preciso de su proceso. Y el propietario puede, por fin, responder en tiempo real a la pregunta: «¿A qué 20 pacientes debería llamar personalmente esta semana?».

Mantener la honestidad en las cifras

Cliniko sigue siendo la fuente de información fidedigna sobre lo que se facturó realmente. Los importes que aparecen en ActiveCampaign son copias de las facturas de Cliniko y no deben modificarse allí. Si se produce un reembolso o un ajuste, este se gestiona automáticamente en Cliniko. Modificar manualmente un importe en ActiveCampaign provoca errores en los informes, por lo que conviene restringir quién puede editar dichos importes.

Por qué esto es importante para su práctica

En una práctica basada en paquetes de servicios, el momento más valioso son las dos semanas previas a la finalización de un programa, y es precisamente el momento que la mayoría de las clínicas desaprovechan. Cuando la facturación y los datos del programa de Cliniko alimentan ActiveCampaign automáticamente, ese momento nunca se pierde. Usted ve quién está a punto de finalizar su programa, les ofrece la promoción adecuada a tiempo y conserva a sus mejores pacientes en lugar de perderlos silenciosamente al final de cada programa.

¿Quieres ver CRMConnect Cliniko en acción con ActiveCampaign? Ver la página de la aplicación API.