Cliniko y Salesforce: Descubra qué canales de referencia financian su red de terapia ocupacional.

Cuando las derivaciones llegan a través de Salesforce, pero el tratamiento se realiza en Cliniko, la dirección no puede ver qué canales financian realmente el negocio. El coordinador de admisiones ve las derivaciones. Los encargados de programar citas ven las citas. Nadie ve la conexión entre ellos, por lo que nadie puede responder a la pregunta que decide las inversiones en alianzas del próximo año: ¿qué canales de derivación generan planes de atención completos?

Tomemos un ejemplo ilustrativo: Meridian Occupational Therapy Group, un proveedor regional hipotético con 6 clínicas, 28 terapeutas ocupacionales y una base de referencias que incluye aseguradoras, médicos de cabecera, distritos escolares y autoderivaciones. El equipo de admisión trabaja en Salesforce. La programación y los resultados clínicos se gestionan en Cliniko. La dirección no puede determinar qué canales de derivación se traducen en evaluaciones iniciales completadas, y mucho menos en planes de atención completos. Las decisiones de inversión en los canales se toman de forma intuitiva.

Donde se rompe la imagen

El flujo de admisión típico en una red de 6 clínicas es el siguiente: se recibe una derivación por fax, portal o teléfono; el coordinador de admisión crea un registro en Salesforce con la fuente de la derivación; la derivación se asigna a una clínica; el paciente se registra en Cliniko en esa clínica; se programan citas en Cliniko; el tratamiento se lleva a cabo en Cliniko. El registro de Salesforce y el paciente en Cliniko son dos registros separados sin conexión en tiempo real. Si la derivación llegó a completarse en una evaluación inicial, y mucho menos en un plan de atención completo, es algo que solo se puede reconstruir manualmente a partir de una exportación de Cliniko.

Por qué el método manual te deja con la duda

Enviar las derivaciones a Cliniko y luego exportar los datos trimestralmente genera información obsoleta e incompleta. Para cuando se concilia la exportación, ya es demasiado tarde para capacitar al equipo de admisión o ajustar la colaboración con el proveedor de derivaciones. El problema principal es que la fuente de derivación rara vez se conserva. Si bien figura en el registro de Salesforce, no se registra de forma fiable en el paciente de Cliniko para generar informes. Por lo tanto, ni siquiera una exportación manual puede responder a la pregunta de «planes de atención completados por canal de derivación».

Cómo funciona el seguimiento de referencias en circuito cerrado

Cuando CRMConnect conecta Cliniko con Salesforce, el registro de Salesforce creado al inicio de la consulta permanece vinculado al paciente y se enriquece con la actividad de Cliniko en tiempo real a lo largo de su tratamiento. Las citas se sincronizan con Salesforce con su estado (reservada, llegada, ausencia, cancelada). La información de atención (fuente de derivación, médico remitente, hitos, límites de sesiones) también se sincroniza. Ahora, sus informes de Salesforce pueden agruparse por canal de derivación y contabilizar lo que realmente importa: las primeras evaluaciones realizadas y los planes de atención completados.

Esto es lo que puedes implementar:

Un registro conectado por paciente. El registro de Salesforce de la admisión y la estancia del paciente en Cliniko están vinculados. Un número de teléfono corregido, una dirección actualizada, un duplicado fusionado, cualquiera de estos cambios en Cliniko se sincronizan con Salesforce.

Actividad de citas en tiempo real en Salesforce. Cada cita aparece en Salesforce con su paciente, profesional sanitario, clínica, tipo y estado, y los cambios de estado se reflejan en cuestión de minutos.

El informe de atribución de canales. Agrupar por fuente de derivación. Para cada canal: derivaciones recibidas, pacientes con cita programada, pacientes que llegaron a la primera evaluación, pacientes con plan de atención completado y total facturado. Este es el informe que la dirección nunca ha tenido.

Rendimiento del canal ajustado al coste. Si se realiza un seguimiento del gasto en marketing o en colaboraciones por canal, el informe puede mostrar el coste por primera evaluación recibida y el coste por plan de atención completado, y no solo el coste por derivación en bruto.

Enrutamiento sin pérdida de atribución. Cada cita tiene asignada una clínica, por lo que una nueva derivación se puede dirigir a la clínica adecuada de entre sus 6 clínicas según la ubicación geográfica, la especialidad o la aseguradora, mientras que la fuente de derivación original permanece vinculada.

Lo que normalmente descubres

Una red que se ajusta al perfil de Meridian suele descubrir, durante el primer trimestre, que uno o dos canales de derivación que consideraban sólidos en realidad tienen un rendimiento mediocre en cuanto a planes de atención completados (muchas derivaciones, baja conversión a evaluación presencial), mientras que un canal más pequeño genera discretamente los pacientes de mayor valor. Esta es una conversación sobre inversión en colaboración que la dirección simplemente no podía tener antes. El coordinador de admisión deja de reconstruir el informe manualmente. El director regional dispone de un único panel de control de Salesforce con planes de atención completados, ingresos facturados y coste por canal, actualizado en tiempo real.

Enrutamiento de referencias sin romper el rastro

Un error que debes evitar: al derivar a un paciente a una clínica diferente, no crees un registro nuevo en la clínica de destino. Esto elimina la fuente de derivación original. En su lugar, conserva el registro original de Salesforce y simplemente cambia la clínica asignada. De esta forma, el paciente se registrará en la clínica correcta en Cliniko sin perder la información de la derivación original.

Por qué esto es importante para su red

Un negocio de referencias que no puede ver su tasa de conversión es un negocio que desperdicia tiempo y dinero de sus socios en conjeturas. Cuando los resultados de los tratamientos de Cliniko se vinculan con la fuente de referencia en Salesforce, la pregunta "¿qué canales realmente nos financian?" se convierte en un dato en un panel de control, no en un debate. Usted invierte en las alianzas que generan planes de atención completos y deja de invertir esfuerzos en las que solo generan referencias.

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