Cliniko y ActiveCampaign: Informes en tiempo real de profesionales sanitarios para una clínica de salud femenina.

Llega un punto en el crecimiento de la clínica en el que elaborar el informe mensual de los profesionales a mano deja de ser viable. Las cifras están desactualizadas cuando el informe llega al equipo directivo. Desglosarlas por especialidad lleva una tarde. Y no hay una visión clara de qué pacientes se mantienen fieles a largo plazo y cuáles se están alejando poco a poco.

Veamos un ejemplo ilustrativo. Aurora Women’s Health Collective es una clínica hipotética con tres sedes y once profesionales, entre ellos fisioterapeutas pélvicas, médicas de cabecera especializadas en salud femenina y consultoras de lactancia. Actualmente, la dirección informa sobre el rendimiento de los profesionales una vez al mes, copiando los datos exportados por Cliniko en una hoja de cálculo. Las cifras corresponden al mes anterior. La clasificación por especialidad se realiza manualmente. Además, no existe una visión continua de qué profesionales siguen acudiendo a sus consultas seis meses después.

¿Por qué la hoja de cálculo deja de escalar?

Con 11 profesionales distribuidos en tres ubicaciones y diversas disciplinas, la hoja de cálculo mensual debe responder a las siguientes preguntas:

• Citas programadas por profesional, ubicación y línea de servicio.
• Valor medio de la factura por profesional.
• Tasa de visitas repetidas: cuántos pacientes regresan dentro de un período de tiempo determinado.
• Compromiso a largo plazo: cuántos pacientes atendidos hace seis meses siguen activos.
• Asistencia a sesiones grupales para clases prenatales y postnatales.

Cada uno de esos casos presenta un desglose diferente. Elaborar el informe consume medio día, y para cuando la dirección lo revisa, los datos tienen dos semanas de antigüedad y ya ha pasado el momento oportuno para actuar en consecuencia.

Cómo funciona una vez que Cliniko alimenta tus informes

CRMConnect Cliniko con ActiveCampaign mantiene la actividad de tus pacientes sincronizada automáticamente con tu herramienta de marketing e informes. Cada contacto lleva su historial de citas real: la ubicación que visitó, la fecha de su última cita, el número total de citas y cuántas citas ha tenido recientemente. A medida que se completan las citas, cada contacto se etiqueta automáticamente con el profesional, la ubicación y el tipo de cita. La actividad de facturación también se mantiene sincronizada.

Esto significa que tanto los informes de tu herramienta de marketing como las propias campañas de marketing se basan en los mismos datos, que se actualizan continuamente. El ritual mensual de la hoja de cálculo simplemente desaparece.

Esto es lo que puedes ver en directo:

• Desde la perspectiva de un profesional: citas atendidas por mes, visitas de primera vez frente a visitas repetidas y valor promedio de la factura.
• Vista de la ubicación: citas programadas, captación de nuevos pacientes y la proporción entre pacientes nuevos y recurrentes.
• Una perspectiva de compromiso a largo plazo: de los pacientes cuya primera cita fue hace seis meses, quiénes siguen activos y quiénes han dejado de serlo. Esta es la información que el equipo de marketing más necesita y que actualmente no tiene forma de obtener.

Las clases grupales prenatales y postnatales se realizan por separado de las consultas individuales, de modo que la asistencia a las clases grupales nunca distorsiona las cifras individuales de un profesional.

Cómo suelen ser las cifras

Una clínica que se ajusta al perfil de Aurora generalmente encuentra tres cosas en los primeros 60 días. Estas cifras son ilustrativas, pero el patrón es constante.

En primer lugar, desaparece el ritual mensual de la hoja de cálculo, recuperando aproximadamente medio día al mes. En segundo lugar, la dirección descubre que uno o dos profesionales tienen una retención de pacientes a seis meses notablemente mayor que los demás, lo que abre un diálogo clínico y operativo que los informes anteriores ocultaban por completo. En tercer lugar, la captación de nuevos pacientes por ubicación se hace visible en tiempo real, de modo que el equipo de marketing puede redistribuir el presupuesto entre ubicaciones semanalmente en lugar de trimestralmente.

Sesiones grupales sin distorsionar las relaciones individuales.

Las clases grupales prenatales, los grupos de recuperación posnatal y las clases de salud pélvica constituyen una fuente de ingresos fundamental para una clínica de salud femenina, y deben medirse. Sin embargo, integrar la asistencia a las sesiones grupales en las consultas individuales de cada profesional distorsiona ambas cifras. Esta integración mantiene las dos separadas: una sesión grupal se registra como asistencia grupal, no como una cita individual para cada participante, de modo que el recuento de consultas individuales del profesional se mantiene correcto, mientras que la asistencia grupal obtiene su propia línea de informe.

Una cosa para mantener en orden

Una vez que las etiquetas se generan automáticamente, es tentador usarlas como un segundo registro del paciente. Resista la tentación. Esas etiquetas sirven para generar informes y para marketing, nada más. El registro del paciente reside en Cliniko. Si se encuentra creando etiquetas como «la paciente está embarazada» o «la paciente se encuentra en recuperación posparto», deténgase. La primera no debería existir en una herramienta de marketing, ya que se trata de información clínica con implicaciones para el consentimiento informado. La segunda, si necesita generar alguna información, debe provenir de Cliniko, no gestionarse manualmente.

Por qué esto es importante para su práctica

Las etiquetas de profesional y ubicación que se aplican automáticamente al finalizar las citas son la base. Primero, asegúrese de que funcionen correctamente y, a partir de ahí, genere los informes.

Mantenga los números de citas individuales y grupales en flujos separados, ya que mezclarlos genera informes de evaluación del profesional que resultan engañosos. Recuerde que las etiquetas de marketing no son el historial clínico del paciente. Cliniko es el historial clínico. La integración mantiene ambos sistemas sincronizados sin que se confundan.

¿Quieres ver CRMConnect Cliniko en acción con ActiveCampaign? Ver la página de la aplicación API.