ניהול נתונים מקליניקו לסיילספורס: דפוס ברמת השטח עבור קבוצות כירופרקטיקה

ייצוא חד פעמי של גיליון אלקטרוני מקליניקו לסיילספורס הוא הדבר הגרוע מכל העולמות. הוא עדכני מספיק כדי להרגיש כמו אינטגרציה. הוא מיושן מספיק כדי להיות שגוי. הוא לא שלם מספיק שאף אחד לא סומך עליו לחלוטין. וזה לא נותן לקצין הציות שום דבר להצביע עליו כשהוא צריך להראות כיצד מטופלים נתוני מטופלים.

קחו דוגמה להמחשה: Summit Spine and Joint Chiropractic, קבוצה היפותטית עם 3 מרפאות, 9 כירופרקטים והכנסות שנתיות של כ-1.4 מיליון דולר. המרפאה מוכרת תוכניות טיפול מרובות ביקורים. קצין הציות רוצה שליטה קפדנית על אילו פרטי מטופלים מגיעים לסיילספורס, מי במכירות ובשיווק יכול לראות אותם, ותיעוד ברור של מה עבר ומתי. המערכת הנוכחית היא ייצוא גיליון אלקטרוני תקופתי שאף אחד לא סומך עליו לחלוטין. צוות השיווק מבקש נתונים בזמן אמת. קצין הציות מבקש ממשל. שניהם צודקים.

מדוע ייצוא גיליון אלקטרוני תקופתי נכשל בך

שלוש סיבות לכך שהוא לא יכול לשרוד בדיקת תאימות:

• זה הכל או כלום. ייצוא גיליון אלקטרוני נוטה לכלול כל פרט של המטופל או בכלל לא לכלול כלל. זה ההפך ממה שאתם רוצים, שהוא לשתף רק את מה שהשיווק באמת צריך.
• זה לא משאיר עקבות. לאחר העלאת הקובץ לסיילספורס, אין תיעוד של אילו מטופלים יובאו, מתי או על ידי מי. בבדיקת תאימות אין מה לבחון.
• זה פג תוקף ברגע שזה נוצר. ייצוא חודשי או רבעוני פירושו ש-Salesforce משקף את העבר. תיקונים שאתם מבצעים ב-Cliniko (מטופל שמושך את הסכמתו לשיווק, כפילות ממוזגת, רשומה מתוקנת) לעולם לא מגיעים ל-Salesforce.

האינסטינקט של קצין הציות שמשהו לא בסדר הוא נכון. הגדרה נכונה מאפשרת לך לבחור נתונים פריט אחר פריט, שומרת על שתי המערכות מעודכנות ומנהלת תיעוד של כל שינוי.

דרך בטוחה יותר לחבר בין קליניקו לסיילספורס

CRMConnect Cliniciko ל-Salesforce מאפשר לכם להחליט, פריט אחר פריט, בדיוק אילו פרטי מטופל מגיעים ל-Salesforce. שום דבר לא משותף אלא אם כן אתם מפעילים אותו בכוונה. עדכוני המטופל נשארים מעודכנים בשני הכיוונים, כך שאם מטופל מבטל את הסכמתו או שאתם מתקנים רשומה ב-Cliniko, Salesforce משקף זאת תוך דקות במקום ברבעון הבא. והוא גם שומר תיעוד של מה שהשתנה, וזה המעקב שגישת הגיליון האלקטרוני לעולם לא תוכל לספק לכם.

איך להקים את זה בצורה אחראית

כתוב את מפת הנתונים לפני שאתה מפעיל משהו. רשום כל פרט בקליניקו שבכוונתך לשתף עם סיילספורס. סמן כל אחד מהם כבטוח לשיווק, בטוח לתפעול או לרופא בלבד. הפריטים המיועדים לרופא בלבד פשוט לעולם אינם משותפים. קצין הציות חותם על המפה.

שתפו פרטי קשר בלבד, בשני הכיוונים. פריטים בטוחים לשיווק ולפעילות, שם, דוא"ל, טלפון, כתובת דואר, העדפות שיווק, המרפאה שאליה מגיע המטופל, יכולים להישאר מעודכנים בשתי המערכות. כל דבר קליני, כל הערה חופשית, כל אבחנה, כל תוכנית טיפול, נשאר בחוץ.

שתפו את התקדמות תוכנית הטיפול, לא את תוכן תוכנית הטיפול. Salesforce יכולה לראות עובדות מבניות על תוכנית טיפול: סטטוס מקרה, כמה מפגשים מותרים, כמה נוצלו, מגבלות חיוב, התקדמות באבני דרך. היא לעולם לא רואה את הנרטיב הקליני או את ההערות המתארות את מצבו של המטופל.

התאם את גישת Salesforce למפת הנתונים. צוות הפונה לקליניקה רואה פרטים בטוחים לתפעול. צוות החיוב רואה פרטי חשבונית ותשלום. צוות השיווק רואה פרטים בטוחים לשיווק בלבד. כל מי שרואה מעבר לקווים אלה הוא בחירה מכוונת, לא מקרית של הגדרות ברירת מחדל.

הפכו את קליניקו למקור האמת היחיד להסכמה. אם מטופל מבטל את הסכמתו לשיווק בקליניקו, הדבר עובר לסיילספורס באופן מיידי. ההסכמה לא משתנה מצד סיילספורס אלא אם כן קיים תהליך מבוקר ומתועד לכך.

אשר מה מוקלט. ודאו שיצירת רשומות, עדכונים, שדות ששונו ומקור כל שינוי נרשמים כולם, שתקופת השמירה תואמת את מדיניות התאימות שלכם, ושקצין הציות יודע כיצד לחפש זאת.

הזמינו את הסקירה הרבעונית. עשרים דקות לרבעון עם קצין הציות, בעל האינטגרציה והמנהל הקליני.

סקירת הממשל הרבעונית

שמרו על סדר היום קצר ועקבי:

• ודא שמפת הנתונים לא השתנתה ללא אישור. שים לב לתוספות.
• אשר שינויים בגישה של Salesforce מאז הרבעון האחרון. זהה תפקידים חדשים או גישה חדשה הנוגעים לנתונים משותפים.
• סקור את יומן השינויים לרבעון. בדוק מדגם קטן של רשומות כדי לוודא שלא נעלם תוכן קליני.
• השוו את ספירת ההסכמות לשיווק. ודאו שהסכמת קליניקו וסיילספורס קיימת. בדקו כל פער.
• שימו לב לסקירה בתיק התאימות של המרפאה.

עשרים דקות לרבעון. גישת הגיליון האלקטרוני נותנת לך אפס דקות של סקירה מכיוון שאין מה לסקור. המעקב המתועד הוא מה שמאפשר את הסקירה.

מה המשמעות של זה עבור הקבוצה שלך

קבוצת כירופרקטיקה שעוקבת אחר דפוס זה עוברת מ"חלוקות דעות בשיווק ובציות לגבי האם זה בטוח" ל"לשניהם יש הסכם כתוב, חתום, שנבדק רבעוני". צוות השיווק מקבל את הנתונים בזמן אמת שרצו, התקדמות תוכנית הטיפול, אותות של מטופלים שפג תוקפם, ערך למטופלים, מבלי לחשוף את הרשומות שעלולות לסכן את המרפאה. קצין הציות מקבל את המעקב שהוא צריך. וסמנכ"ל הכספים מפסיק לקבל שאלות לגבי האם ניתן לסמוך על הדיווחים.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-Salesforce בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.