לזכות בחזרה בתורמים שלא עבדו עם DonorPerfect ו-ActiveCampaign Reactivation

גיוס תורם חדש עולה פי חמישה עד פי עשרה ממה שזה עולה לזכות בחזרה בתורם שכבר לא קיים. כל ספר לימוד לגיוס כספים אומר את זה. רוב הסוכנויות מתנהגות כאילו זה לא נכון.

הסיבה היא תפעולית, לא פילוסופית. הפעלה מחדש פירושה לדעת אילו תורמים נפטרו ולכמה זמן, להגיע אליהם ברגע הנכון ולעצור את התרומה ברגע שהתרומה מגיעה. שום דבר מזה לא עובד בצורה חלקה כאשר DonorPerfect מחזיקה את נתוני התרומה שלך, כלי הדוא"ל שלך שולח את הדואר, והשניים לעולם לא מדברים זה עם זה בזמן אמת.

אז רוב הסוכנויות מפעילות קריאה שנתית אחת של "אנחנו מתגעגעים אליך" לכל מי שלא תרם במשך שנתיים, מחזירות חלק קטן, וקוראות לזה תוכנית התורמים שפרשו. התורמים שפרשו לפני 13 חודשים, ללא ספק הקבוצה בעלת ההחלמה הגבוהה ביותר, מקבלים בדיוק את אותו המסר כמו התורמים שפרשו לפני 36 חודשים. שתי הקבוצות מציגות ביצועים נמוכים, והתורמים הניתנים לזכייה הגבוהה ביותר נעלמים בזמן שמתייחסים אליהם כאילו הם הכי פחות.

למה תזמון הוא כל המשחק

יכולת ההחלמה של תורם שלא עבר יורדת בחדות עם הזמן. תורם בגיל 13 חודשים נוטה לחזור פי כמה מאשר אותו תורם בגיל 24 חודשים. עד 36 חודשים, רובם נעלמו לתמיד.

זה הופך את ההפעלה מחדש לבעיה בזמן אמת. דוחות DonorPerfect שלך יכולים להראות לך מי פרש, אבל הם לא יכולים להפעיל תוכנת דוא"ל. כלי הדוא"ל שלך יכול להפעיל את התוכנה אבל לא לראות תאריכי מתן בעצמו. העלאת קובץ CSV שנעשית פעם בשנה מפספסת לחלוטין את הנקודה, כי תורמים חדשים חוצים כל סף פרש בכל יום. החלון שבו תורם הוא בעל הסיכוי הגבוה ביותר לזכות נפתח ונסגר בזמן שהגיליון האלקטרוני שלך נשאר ללא שינוי.

תוכנית שמגיעה לתורמים ברגע הנכון

CRMConnect עבור DonorPerfect ו-ActiveCampaign שומר על השדות המניעים את יכולת ההחזר מעודכנים בזמן אמת: תאריך התרומה האחרונה, סך התרומה והתרומה הגדולה ביותר. ברגע שתורם תורם, כלי הדוא"ל שלך יודע. זה מאפשר לך להריץ רשימה של תורמים שחצו סף דחייה ולהגיע אליהם תוך שעות, לא בדוח הרבעוני הבא.

זה גם נושא את דגלי DonorPerfect שלך, כך שתורמים גדולים, חברי דירקטוריון ואנשי קשר של "נא לא לבקש" אינם נשמרים אוטומטית מחוץ לכל זיכוי אוטומטי. וסטטוס ההפעלה מחדש זורם חזרה ל-DonorPerfect, כך שצוות הפיתוח שלך רואה היכן כל תורם עומד מבלי לעזוב את המערכת בה הוא נמצא.

שלושה מסלולי החזרה למצב של רווח, לפי משך הזמן בו התורם נעדר

הנה תרחיש לדוגמה. Harbor Light Outreach היא סוכנות שירותים היפותטית לחסרי בית עם 2,900 תורמים פעילים ותקציב של 9.5 מיליון דולר. זה לא ארגון אמיתי.

לאחרונה פג תוקף, 13 עד 17 חודשים. סביר להניח שתורמים אלה פגו תוקף התרומה בטעות: כרטיס פג תוקף, שינוי כתובת דוא"ל שיבש את החידוש, בקשה לסוף שנה נפלה בשבוע עמוס. הגישה חמה וקצרה. פתק אישי ממנהל תוכנית המציין את ההשפעה של תרומות קודמות, ללא בקשה. שבוע לאחר מכן, סיפור מעודכן עם בקשה עדינה לחידוש. לאחר מכן, הזמנה לתרומה חודשית המנוסחת כקלה יותר מאשר לזכור לתת פעם בשנה. אם לא מגיעה תרומה תוך 30 יום, המסלול מסתיים.

אמצע תקופת ההחזר, 18 עד 23 חודשים. יכולת ההחזר נמוכה יותר אך עדיין אמיתית. התורם מקבל פיסת תוכן אחת חזקה, סקירה שנתית הבנויה סביב התוכנית המשמעותית ביותר של הסוכנות, לאחר מכן בקשת חידוש ברורה עם אלמנט של תרומה תואמת אם קיים כזה, ולאחר מכן ניסיון אחרון עם סכום מוצע קטן יותר. לאחר כ-45 יום המסלול מסתיים.

תקופת חוסר משמעותית, 24 חודשים או יותר. יש להתייחס לזה כאל פנייה לרשימה קרה, לא כאל הפעלה מחדש. אימייל מחודש אחד בשנה ועוד מקום בדיוור הישיר הבא. רצף אימיילים מרובי מגעים כאן לא יחזיר מספיק כדי להצדיק את העלות.

בכל שלושת המסלולים, תורמים גדולים, חברי דירקטוריון, צוות ואנשי קשר מסוג "נא לא לבקש תרומות" אינם נכללים באופן אוטומטי. תורם גדול שפורש זקוק לשיחה אישית מהמנכ"ל, ולא לרצף אוטומטי.

לעצור ברגע שהמתנה מגיעה

הכלל החשוב ביותר בהפעלה מחדש הוא לעצור את הרצף ברגע שהתורם נותן. תורם שחוזר ביום 3 ועדיין מקבל את המייל "אנחנו מתגעגעים אליך" ביום 7 מרגיש כאילו הסוכנות לא שמה לב. המערכת עוקבת אחר התרומה החדשה ומוציאה את התורם מהמסלול באופן מיידי.

כאשר מסלול מצליח, התורם מסומן כפעיל מחדש בתוך DonorPerfect. כאשר המסלול מסתיים ללא תרומה, שלב המעבר של התורם נרשם שם. צוות הפיתוח שלך רואה את התוצאה ב-DonorPerfect מבלי לפתוח את כלי הדוא"ל.

מה למדוד

כמה מספרים אומרים לכם האם התוכנית עובדת. שיעור הפעלה מחדש לפי חלון: תורמים שפרשו לאחרונה אמורים לחזור בכ-8 עד 15 אחוזים, תקופת ביטול אמצעית 3 עד 6 אחוזים, תקופת ביטול עמוקה מתחת ל-2 אחוזים. שיעור תרומה שנייה בקרב תורמים שהופעלו מחדש, כי הפרס האמיתי הוא התורם שנותן שוב לאחר שחוזר. ערך שנשמר לאחר שנים עשר חודשים. ועלות להפעלה מחדש בהשוואה לעלות לתורם חדש, שפעילות זו אמורה לנצח בפער ניכר.

יש להשמיט כמה תורמים. אדם שביטל את המנוי או ביקש לא ליצור איתו קשר צריך לקבל כבוד באופן מיידי, ולא ניסיון נוסף בשנה הבאה. תורם חד פעמי מעולם לא היה באמת התורם שלך, הוא היה קשר משפחתי לאדם שאליו הוא זוכה הכבוד. ותורם חוזר שכרטיסו פג זקוק לתהליך שחזור תומך, לא למסלול תורמים שפג תוקפם.

מה המשמעות של זה עבור המשימה שלך

עבור סוכנות לדוגמה בגודל של Harbor Light (2,900 תורמים פעילים, תקציב של 9.5 מיליון דולר), תוכנית החזרה מדורגת בדרך כלל משיבה 5 עד 8 אחוזים נוספים של תורמים שפרשו לאחרונה, מעבר למה שמחזירה פנייה שנתית בודדת, בתוספת רווח קטן יותר בקבוצת התורמים האמצעית. על בסיס 800 תורמים שפרשו לאחרונה, מדובר ב-40 עד 65 הפעלות חוזרות נוספות בשנה, שכל אחת מהן שווה כ-80 עד 150 דולר בתרומה בשנה הראשונה. הוסיפו את הערך הרב-שנתי של תורמים שתורמים שוב והתוכנית משתלמת במחזור הראשון.

השינוי העמוק יותר הוא שהצוות שלך מפסיק להתייחס לכל תורם שפג תוקפו באותו אופן ומתחיל להשיב את אלה שהיו באמת ניתנים לזכייה, כל עוד הם עדיין כאלה.

רוצים לראות את CRMConnect DonorPerfect ו-ActiveCampaign בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.