התאם אישית את האימיילים של המנטורים, התורמים וההורים בעזרת DonorPerfect ו-ActiveCampaign

רוב עמותות החונכות לנוער מנהלות רשימת תפוצה אחת. מנטורים, תורמים והורים כולם רשומים בה. הניוזלטר של יום שלישי בבוקר מגיע לכולם. הקריאה "אנחנו צריכים עוד 12 מתנדבים" מגיעה לכולם. בקשת התרומה של סוף השנה מגיעה לכולם.

זו לא בעיית תוכנה. זו בעיית קהל. מנטורים שמקבלים בקשות תרומות קבועות מרגישים מובנים מאליהם. תורמים שמקבלים גיוס מתנדבים מרגישים שלא מודים להם על כספם. הורים שמקבלים אחד מהשניים מרגישים כמו מחשבה שלאחר מעשה בתוכנית שבה ילדם נמצא. שיעורי הפתיחה שלכם מספרים את הסיפור, וזה סיפור רע עבור שלושת הקהלים בו זמנית.

הפתרון פשוט לתיאור וקשה לביצוע באופן ידני: להפריד בין הקהלים, לשלוח לכל אחד מהם את המסרים שמתאימים למערכת היחסים שלו, ולוודא שהאנשים שממלאים שני תפקידים, הורה שגם תורם, מנטור שגם תורם, לא יקבלו את שתי הגרסאות של הכל.

למה הרגל של רשימה אחת עולה לכם

כשאתה משאיר את כולם ברשימה אחת, שלושה דברים קורים.

האנשים המחויבים ביותר שלכם מקבלים את הדואר הכי פחות רלוונטי. מנטורים הם הנכס היקר ביותר של התוכנית שלכם, והם הקהל שסביר להניח שיישרף בשקט מהודעות המכוונות למישהו אחר.

הנתונים שלכם נסחפים. מנטורים חדשים מגיעים ולעולם לא ממוינים לקבוצה הנכונה. הורים שילדיהם מבוגרים כל הזמן מקבלים עדכונים להורים. המפה המנטלית של חבר צוות שמראה מי שייך לאן עוזבת יחד עם אותו חבר צוות.

והאנשים שממלאים שני תפקידים זוכים ליחס הגרוע ביותר. הורה שגם תורם הוא גם הורה וגם תורם, אבל רשימה אחת מאלצת אותם לזהות אחת ומציפה אותם בכל מקרה בדואר של השני.

דרך לתת לכל קהל את המסע הייחודי שלו

CRMConnect עבור DonorPerfect ו-ActiveCampaign נושא את ההקשר המלא של כל אדם בשתי המערכות ומתייחס לתפקידים כמשהו שאדם יכול להחזיק ביותר מאחד מהם. תומך שהוא גם מנטור וגם תורם מגיע לכלי הדוא"ל שלכם כשניהם, ולא כאחד. פרטי התוכנית, סטטוס התאמת מנטור, קבוצת הגיל של הילד, סטטוס ההורה, כולם עוברים עם איש הקשר. וכאשר הורה הופך לתורם בפעם הראשונה, הוא מזוהה כשניהם תוך דקות, לא בעדכון הבא. צוות התוכנית שלכם רואה גם מעורבות בחזרה בתוך DonorPerfect, המערכת שהם כבר משתמשים בה.

שלושה מסעות המתנהלים זה לצד זה

הנה תרחיש לדוגמה. Compass Youth Mentors הוא ארגון חונכות היפותטי ללא מטרות רווח הפועל ברחבי העיר, עם 480 זוגות של חונכים-מודרכים ו-2,100 תורמים. זה לא ארגון אמיתי.

מסע המנטור עוסק בקליטה ושימור מנטורים טובים. ב-90 הימים הראשונים, המנטורים מקבלים רצף מפגשים המתמקד בתהליך ההתאמה, משאבי הכשרה ויצירת קשר ישיר עם מנהל התוכנית. אין צורך בתרומה. לאחר מכן, יישלח ניוזלטר חודשי עם זרקור על המנטורים וטיפים מעשיים, בנוסף להודעת הוקרה אחת במהלך חודש החונכות הלאומי, ללא צורך בתרומה. המנטורים תורמים מזמנם, לא מכספם, והמסע מתייחס אליהם כך.

מסע התורמים הוא קצב טיפוח סטנדרטי, המותאם למידע שהנתונים יודעים. קבלת פנים של 30 יום הבנויה סביב השפעת התוכנית, לאחר מכן דוחות השפעה רבעוניים ומחזור פניות סוף השנה. תורמים גדולים מקבלים הסברה אישית, לא אוטומציה.

מסע ההורים עוסק בתוכנית בה נמצא ילדם. תהליך קליטה של 60 יום לאחר ההתאמה: חומרי היכרות, היכרות עם המנטור, איש הקשר של הרכז ומה לצפות. לאחר מכן עדכונים חודשיים הרלוונטיים לקבוצת הגיל של הילד. כאשר ילד מתבגר, אישור בסגנון סיום לימודים והזמנה עדינה להישאר מחוברים.

טיפול באנשים שמשחקים שני תפקידים

החלק הקשה הוא איש הקשר ששייך ליותר ממסע אחד. הורה של חניך פעיל שגם תורם 50 דולר לחודש. מנטור שנותן תרומה שנתית של 500 דולר. ללא טיפול, התומכים הללו מקבלים דואר כפול במסעות שונים ומרגישים שמנוהלים על ידי מסד נתונים במקום על ידי קהילה.

שני כללים סוגרים את הפער. הראשון הוא עדיפות: כאשר מתוכננת יותר ממסר אחד באותו שבוע, מסר התוכנית והמסרים הפסטורליים מגיעים לפני גיוס הכספים. הורה שתורם גם הוא מקבל את עדכון ההורים באותו שבוע, ולא את עלון התורמים שנוסף עליו. השני הוא קבלת פנים חכמה יותר: הורה שהופך לתורם בפעם הראשונה לא אמור לקבל את סדרת קבלת הפנים המלאה בת 30 הימים כאילו רק פגש אתכם. הם כבר מכירים את הארגון, ולכן הם מקבלים במקום זאת הכרה חמה אחת.

תמהיל ערוצים שמכבד כל קהל

דוא"ל נושא את עיקר שלושת המסעות, בקצב שמתאים לכל אחד מהם: חודשי עבור מנטורים והורים, משתנה יותר עבור תורמים סביב מחזורי הגשת מועמדות. הודעות טקסט שמורות לאנשים שהצטרפו ולרגעים רגישים באמת לזמן, כמו תזכורת לפגישת התאמה או עדכון דחוף לתוכנית. דיוור ישיר עדיין מרוויח את מקומו עבור תורמים גדולים ולהורים באבני דרך כמו קבלת פנים וסיום לימודים. בכל ערוץ, העדפה של "נא לא ליצור קשר" או "ללא דוא"ל" מ-DonorPerfect עוצרת את השליחה, וביטולי הרשמה חוזרים כך שצוות התוכנית שלך רואה מי ביטל את הסכמתו.

מדידת מה שבאמת חשוב

דווח על כל קהל, לא על הממוצע. שימור מנטורים, שיעור המנטורים שהיו פעילים לפני שנה ועדיין פעילים, הוא המספר החשוב ביותר של בריאות התוכנית שלכם. עלייה בתורמים, כולל המרה של תרומה ראשונה והמרה של תרומה שנייה. מעורבות הורים, הנמדדת באמצעות תגובות והרשמות לאירועים. שיעור פתיחה מצטבר של 28 אחוז יכול להסתיר 40 אחוז פתיחת מנטורים ו-15 אחוז פתיחת תרומות, וזו בעיה אמיתית וספציפית שלעולם לא תראו במספר המשולב.

למה זה חשוב למשימה שלך

עבור ארגון לדוגמה בגודל של Compass (480 התאמות, 2,100 תורמים, תקציב של 1.8 מיליון דולר), פיצול רשימה אחת לשלושה מסעות בדרך כלל מעלה את שיעורי הפתיחה בשלושתם ב-30 עד 60 אחוזים מעל קו הבסיס המשולב, כאשר העלייה הגדולה ביותר הייתה בקרב המנטורים, שהיו המתוסכלים ביותר מדיוור לא מיושר. שימור התורמים משתפר במידה צנועה בשנה הראשונה ובאופן משמעותי יותר בשנה השנייה ככל שהקשר מתחזק. שביעות רצון ההורים, היכן שהיא נמדדת, עוברת בדרך כלל מנייטרלית לחיובית תוך שני מחזורי תוכנית.

העבודה להפרדת הנסיעות היא מאמץ חד פעמי. עלות הפעלתן הממוזגת היא קבועה.

רוצים לראות את CRMConnect DonorPerfect ו-ActiveCampaign בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.