לוחות מחוונים של קידום התחייבויות חיים מ-DonorPerfect Data ב-ActiveCampaign

גיוס כספים ברדיו הציבורי הוא תרגיל מנהיגותי הדחוס ל-72 שעות. שני גיוסי התנדבות בשנה נושאים את רוב צמיחת התחנה שלכם. במהלך הגיוס, גזבר הדירקטוריון רוצה מספרים שעתיים. צוות החיתום רוצה לדעת אילו גיוסי תרומות בשידור חי מגיעים. המנהל הכללי צריך להחליט אם להאריך את הגיוס ביום.

ללא נתונים בזמן אמת, החלטות אלו מתקבלות על סמך אינטואיציה וסכומים של אתמול. דוח התרומות של DonorPerfect מופעל לכל היותר פעם ביום. גזבר הדירקטוריון מבקש עדכון בשעה 16:00 ומקבל אותו בשעה 17:00 למחרת. עד אז, הדחיפה עברה את הנקודה שבה המספר היה משנה משהו.

מדוע כונן מפר את הדיווח הרגיל

מבצע התנדבות הוא המבחן הקשה ביותר שעומד בפני נתוני גיוס התרומות שלכם. כמות התרומות עולה קפיצות, אף אחד לא יכול לסבול עיכוב, וכמה מנהיגים רוצים תשובות בו זמנית.

דוחות DonorPerfect בנויים עבור ריצות מתוזמנות, לא עבור תצוגה חיה של קיר. הפעלתם כל חמש עשרה דקות במהלך נהיגה היא אפשרית מבחינה טכנית ומתישה בפועל. לוח מחוונים מותאם אישית שנבנה על ידי אנליסט אחד עובד עבור אותו אנליסט ולא עבור אף אחד אחר, ובמהלך נהיגה האנליסט הזה נמצא באולפן, לא ליד שולחן ועונה על שאלות הגזבר. לכלי הדוא"ל והדיווח שלך יש את כוח השליטה, אבל הוא לא יכול לראות את מתנות DonorPerfect בפני עצמו. לכן, האנשים שצריכים את המספרים הכי הרבה הם אלה שעפים בעיוורון.

לוח בקרה משותף שכל החדר יכול לקרוא

CRMConnect עבור DonorPerfect ו-ActiveCampaign מתעדכן בזמן אמת, וזו המהירות היחידה שחשובה במהלך מבצע. הרשמות חדשות לתומכים, שדרוגים חוזרים ותרומות חד פעמיות מופיעות תוך שניות מרגע רישום ב-DonorPerfect. כל תרומה נושאת את הסכום, הסוג וקוד יום המבצע שלה, כך שלוח המחוונים יכול לנתח את המספרים תוך כדי מבצע המבצע. לאחר המבצע, חישובי ערך התומכים חוזרים ל-DonorPerfect כך שמנהל הפיתוח שלכם יראה את ביצועי הקמפיין במערכת שהוא כבר משתמש בה.

תצוגת הלוח: ארבעה מספרים

הנה תרחיש לדוגמה. רדיו WPRN Public Radio הוא תחנת NPR היפותטית עם 18,500 חברים מקיימים, המפעילה שני מבצעי שידורים בשנה. זו אינה תחנה אמיתית.

הלוח אינו זקוק לעשרים מדדים. ארבעה מהם נושאים את כל תמונת הלוח.

מתנות לשעה, מתגלגל. שורה של ספירת מתנות לשעה עבור 24 השעות האחרונות, מול אותו חלון זמן בנסיעה האחרונה. זה מראה את הקצב טוב יותר מכל דבר אחר.

היום נוספו תומכים חדשים. מונה שעולה כמעט בזמן אמת ככל שנוחתות מתנות חוזרות.

מספר חודשי ממוצע של מקיימים חדשים. מספר המקיימים החדשים של היום מול הממוצע הממוצע של הנסיעה הנוכחית והמספר הסופי של הנסיעה האחרונה.

סך ההכנסות מהדחיפה מול היעד. מדחום גיוס הכספים. המספר היחיד עליו הגזבר שולח הודעה למנהל הכללי בחצות.

הוספת מדד חמישי ושישי לא עוזרת. זה הופך את קריאת לוח המחוונים לאיטית יותר בדיוק ברגע שבו מהירות הקריאה חשובה ביותר.

נקודת המבט של החיתום

צוות החיתום שלכם זקוק לקיצוצים שונים, שיעברו בדיקה כל כמה שעות לצורך התאמות טקטיות. המרה באמצעות מצגת בשידור חי, כך שצוות הבוקר יוכל לשנות את מצגות אחר הצהריים בהתאם למה שנחת. החלוקה בין תורמים חדשים, תומכים מחדשים ומשדרגים תומכים, מכיוון שחלק מהמצגות מהדהדות עם לקוחות פוטנציאליים ואחרות עם בסיס המתחדשים. והחלוקה בין מתנות מקוונות, טלפוניות וניידות, כך שאם המקוון מפגר, הצוות יכול לבדוק האם הטופס שבור או שהקידום הקולי חלש.

קבלת פנים מיידית למקיימים חדשים

ברגע שנרשם עוזר חדש, המתנה מופיעה בכלי הדוא"ל שלך ומתחיל סדרת קבלת פנים. תוך חמש דקות, תופיע הודעת תודה הכוללת את סכום התרומה של עוזר השידור ולוח הזמנים, עם קבלת פנים מהמנהל הכללי. ביום 2, הודעת "ברוכים הבאים למשפחת עוזרי השידור" עם הטבות לחברים. ביום 7, סיפור מאחורי הקלעים על הדיווחים האחרונים של התחנה. עוזר חדש שמחכה שלושה ימים לתודה הוא עוזר חדש בסיכון גבוה יותר לעזיבה.

כמה מקרים שכדאי לעקוב אחריהם

תורם שמגייס תרומה חודשית מ-10 דולר ל-25 דולר הוא שדרוג, לא תורם חדש, והוא נספר בנפרד כך שמספר התורם החדש נשאר מדויק. חלק מהתורמים מבטלים במהלך מבצע, כך שהוועד רואה תומכים חדשים נטו וגם ברוטו. תרומות טלפון מגיעות לעתים קרובות באיחור דרך קבוצה נפרדת, כך שלוח המחוונים מאותת מתי מספרי הטלפון עשויים להיות מאוחרים. ותורם חדש שמבטל את קבלת הדוא"ל בעת ההרשמה נותר מחוץ לסדרת קבלת הפנים באופן אוטומטי.

מה המשמעות של זה עבור גיוס הכספים שלך

עבור תחנה לדוגמה בגודל של WPRN (18,500 מקפידים, תקציב של 6.9 מיליון דולר), מעבר מדוח התרומות של אתמול ללוח מחוונים חי בדרך כלל משנה שתי החלטות בכל דחיפה, האם להאריך אותה ולאן לכוון את המצגות בשידור, שביחד מוסיפות 5 עד 10 אחוזים להכנסות הדחיפה. בדחיפה של 400,000 דולר, זה 20,000 עד 40,000 דולר לכל דחיפה, פעמיים בשנה, הודות להחלטות טובות יותר שמתקבלות מהר יותר.

התועלת הקשה יותר למדידה היא אמון. הגזבר מפסיק לשאול "מה קורה" ומתחיל לשאול "מה עלינו לעשות הלאה". שיחה זו מתרחשת רק כאשר הנתונים נמצאים מול שני האנשים בו זמנית.

רוצים לראות את CRMConnect DonorPerfect ו-ActiveCampaign בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.