לוחות מחוונים של מועצת גיוס כספים חיים מנתוני DonorPerfect ב-HubSpot

דוח גיוס התרומות החודשי הוא המסמך החוזר והיקר ביותר שעמותה קטנה מייצרת. לא בדולרים, אלא בשעות. מנהל הפיתוח שלכם מבלה שלושה ימים בכל חודש במשיכת נתונים, בניית טבלאות ציר, קידוד צבעים לרשימות תורמים שכבר לא עבדו, וסידור התוצאות לשקופיות. עד שהדו"ח מגיע ללוח, הנתונים בני שבועיים ומנהל הפיתוח הפסיד חצי שבוע עבודה שהוא לעולם לא יקבל בחזרה.

הדפוס חוזר על עצמו בכל קרן בית ספר, קרן בוגרים וקרן קהילתית במדינה. הדירקטוריון רוצה קווי מגמה, קיצוצים בפלחים והתקדמות מול היעד. הנתונים קיימים ב-DonorPerfect. שכבת הדיווח אינה כזו, ולכן שכבת הדיווח הופכת לאדם.

למה התיקונים הברורים לא מתאימים לחנות קטנה

האינסטינקט הוא לקנות כלי בינה עסקית. רובם קורסים תחת אילוצים של ארגונים ללא מטרות רווח.

כלי BI כבדים דורשים חיבור ישיר למסד נתונים או צינור ייצוא מתוזמן, בנוסף למישהו ששולט בשפת הנוסחאות שלהם. מישהו כזה בדרך כלל לא קיים בצוות פיתוח של ארבעה אנשים.

לוחות המחוונים המקוריים של DonorPerfect השתפרו, אך הם חותכים את התרומות כפי ש-DonorPerfect רוצה לחתוך אותן, לא כפי שהדירקטוריון רוצה לראות אותן. שילוב של תרומות עם מעורבות בוגרים או נוכחות באירועים דורש נתונים שנמצאים מחוץ ל-DonorPerfect.

וגליונות אלקטרוניים שנבנו ידנית נשברים ברגע שמוסיפים עמודה, שורה זזה או קוד חדש מופיע. מה שלא תבנו, זה נרקב, והבנייה מחדש נוחתת על גיוס הכספים הכי גדול שלכם בכל חודש.

שכבת דיווח שכבר ייתכן שעבורה שילמת

שכבת לוח המחוונים הזולה ביותר שכבר יש ברוב הקרנות היא HubSpot. היא מציעה דוחות בחינם, לוחות מחוונים בתשלום ומודל הרשאות המאפשר לחברי דירקטוריון לקרוא לוח מחוונים מבלי לראות שום דבר שהם לא אמורים לראות.

CRMConnect עבור DonorPerfect ו-HubSpot שומר על התמונה הפיננסית מעודכנת: תרומה לכל החיים, תרומה ממוצעת, תרומה גדולה ביותר, תאריך תרומה ראשונה ואחרונה, סוג תורם, והרישום המלא של כל תרומה. לוחות המחוונים משקפים את התרומות של היום, לא את הייצוא של השבוע שעבר. כשאתה מוסיף קמפיין או פנייה חדשים ב-DonorPerfect, לוחות המחוונים שלך ב-HubSpot ממשיכים לעבוד מבלי שאף אחד יקליד דבר מחדש. כל פרט ב-DonorPerfect שאכפת לך ממנו, שנת לימודים של בוגרים, הורה של סטודנט נוכחי, שיוך להנהלה, יכול להיכנס ל-HubSpot לצורך פילוח.

שישה לוחות מחוונים שיו"ר דירקטוריון קורא בפועל

הנה תרחיש לדוגמה. קרן בתי הספר נורת'ברוק היא קרן מחוזית היפותטית עם 6,500 בוגרים ומשפחות תורמים. היא אינה ארגון אמיתי.

הכנסות לעומת יעד, מתחילת השנה. תרשים אחד: הכנסות מצטברות בשנה הפיסקלית הנוכחית לעומת השנה שעברה ומנגד היעד שאושר על ידי הדירקטוריון. זה הדבר הראשון שרוב יושבי ראש הדירקטוריונים בוחנים.

הכנסות לפי קמפיין. טבלה ניתנת למיון של כל קמפיין השנה, עם הכנסות שגויסו, יעד, מתנות שהתקבלו, תרומה ממוצעת ואחוז מהיעד. זוהי התצוגה בה משתמש מנהל הפיתוח שלך בכל יום שני.

פלחי תורמים. רשת של ספירות תורמים: חדשים השנה, נשמרו משנה שעברה, התאוששו, פקעו, תומכים משודרגים, תומכים בדירוג נמוך יותר. הדירקטוריון לא צריך את החישובים. הם צריכים לראות האם הספירה של השנה החדשה עולה על הספירה שפג תוקפם.

רשימת מעקב אחר תרומות גדולות. רשימה של תורמים שתרומתם לכל החיים עולה על סף התרומה הגדולה שלך, אך תרומתם האחרונה הייתה לפני יותר משנה. אלו התורמים הזקוקים לאדם, לא לכתובת דוא"ל. כל אחד מהם מוקצה לקצין פיתוח עם משימת מעקב.

בריאות תרומות חוזרות. מקימים פעילים, תרומה חודשית ממוצעת, מקימים שנוספו החודש, מקימים שאבדו החודש, שיעור התאוששות. בסיס המקיימים הוא בדרך כלל ההכנסה הצפויה ביותר שלך, והדירקטוריון אמור לראות אותו מדי חודש.

צינור התחייבויות והצעות. הזדמנויות לתרומות גדולות לפי שלב, עם תחזית לשני הרבעונים הבאים.

שיתוף זה עם הוועד לא אומר לקנות לכולם מקום. לוחות מחוונים יכולים להישלח כמיילים בפורמט PDF מתוזמן, או שכל הוועד יכול לשתף כניסה אחת לצפייה בלבד.

להחזיר את הערבים שלך

החמישי בכל חודש לא אמור להרגיש כמו תרגיל אש. עם לוחות מחוונים קיימים, חומרי הלוח הם צילומי מסך מתצוגות שכבר קיימות, בתוספת נרטיב בן עמוד אחד שמנהל הפיתוח שלכם כותב ב-90 דקות במקום שלושה ימים. שאלה באמצע החודש כמו "האם אתם יכולים לשלוף את התורמים שתרמו בין 500 ל-2,500 דולר בשנה שעברה" הופכת למסנן של חמש דקות, ולא לטבלת ציר של חצי יום. עבור הדוח השנתי והביקורת, סכומי התרומות וסיווגי הפלחים זורמים חזרה ל-DonorPerfect כך שצוות הכספים והתוכנית יראו את אותם מספרים.

מה לשמור מחוץ ללוח המחוונים

דירקטוריונים נוטים לכיוון מדדי יהירות: שיעורי פתיחת דוא"ל, עוקבים ברשתות חברתיות, ביקורים באתרי אינטרנט. התנגדו לכך. תפקיד הדירקטוריון הוא פיקוח נאמנותי, לא טקטיקות שיווק. שמרו על לוחות המחוונים על מזומנים ותורמים. אם ועדת השיווק רוצה נתוני מעורבות, תנו להם לוח מחוונים נפרד. והתנגדו לקיצוצים נוספים. שישה לוחות מחוונים הם המספר הנכון למחזור רבעוני של דירקטוריון. שביעי ושמיני הופכים את הישיבה לסקירת נתונים במקום סקירת אסטרטגיה.

מה המשמעות של זה עבור גיוס הכספים שלך

עבור קרן לדוגמה בגודל של נורת'ברוק (6,500 תורמים, תרומות שנתיות של 2.4 מיליון דולר), המעבר מדיווח ידני של הדירקטוריון ללוחות מחוונים חיים של HubSpot חוסך בדרך כלל 15 עד 20 שעות של זמן צוות בחודש. בצוות פיתוח של שלושה עד חמישה, מדובר בכ-25,000 עד 40,000 דולר של קיבולת שנתית המוחזרת לגיוס כספים בפועל. השינוי הגדול יותר הוא הפגישה עצמה: המעבר מ"תן לי להסביר לך את המספרים האלה" ל"הנה המגמה והנה מה שאנחנו עושים בנידון".

רוצים לראות את CRMConnect DonorPerfect ו-HubSpot בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.