ארבעה מסלולי דוא"ל לשלבי חיים עבור קהילות דתיות עם DonorPerfect ו-HubSpot

קהילת אמונה אינה קהל שיווקי. זוהי רשת של קשרים בשלבי חיים שונים, בעלי יכולת נתינה שונה, בנקודות שונות במסע שלהם עם הקהילה. התייחסות אליה כאל רשימת תפוצה אחת משטחת את כל מה שחשוב בה.

רוב הקהילות מגיעות לשם בכל מקרה. צוות הקהילה רוצה לכתוב פתק אישי אחד למשפחה בחודש. המציאות היא ניוזלטר כללי אחד שנשלח ל-540 משקי בית, עם ברכת "חבר יקר" מלאת תקווה וללא פילוח אמיתי. המשפחה שהצטרפה בשבוע שעבר מקבלת את אותו המסר כמו התורם המורשת שמשפחתו תרמה במשך שלושה דורות. שיעורי המעורבות מראים את העלות.

מדוע תקשורת כללית עולה לקהילה

לקהילות דתיות יש צרכים ספציפיים שעלון חד-פעמי לא יכול לענות עליהם.

רגישות פסטורלית חשובה. משפחה שעוברת תקופה קשה לא צריכה לקבל בקשה אגרסיבית בסוף השנה. משפחה שאיבדה זה עתה בן משפחה לא צריכה לקבל את התבנית הסטנדרטית של "התגעגענו אליכם ביום ראשון". המידע הדרוש כדי לכבד את הרגעים הללו נמצא בפתקים פסטורליים בתוך DonorPerfect, ולא בפלטפורמת שיווק בפני עצמה.

מתנות הוקרה דורשות טיפול. מתנת זיכרון לכבודו של אדם מגיעה לעתים קרובות מבן משפחה אבל. התודה, ההכרה למשפחתו של הנער/ה, והתקשורת העתידית, כולם שונים ממתנה סטנדרטית.

העדפות תקשורת אינן אופציונליות. קהילה שמתעלמת מהעדפה של "נא לא ליצור קשר" או "דוא"ל בלבד" מפרה אמון בצורה הגרועה ביותר. כלי ניוזלטר גנרי לא יכול לכבד אף אחד מאלה בפני עצמו, מכיוון שהמידע שהוא צריך נמצא ב-DonorPerfect.

דרך לתקשר עם צוות פסטורלי בקנה מידה גדול

CRMConnect עבור DonorPerfect ו-HubSpot תוכנן עבור צורת הנתונים של ארגון יחסי, לא ארגון טרנזקציונלי. סוג התורם, חבר, מבקר, חבר, אגודת מורשת, עובר ל-HubSpot. כך גם התוויות שקהילה כבר עוקבת אחריהן, כמו הורה במשרד נוער, מקהלה, אבל ב-12 החודשים האחרונים, או תורם לקמפיין הון. תחומי עניין במשרד, תפקיד במשק הבית ומצב הטיפול הפסטורלי עוברים לפילוח. העדפות תקשורת, ללא דוא"ל, ללא טלפון, ללא דואר, שיטה מועדפת, עוברים ומכובדים ללא יוצא מן הכלל. ופרטי הזיכרון עוברים דרכם, כך שמתנות זיכרון עוברות לתהליך נפרד ורגיש.

ארבעה מסלולים של שלבי חיים

הנה תרחיש לדוגמה. קהילת גרייס היל היא קהילה היפותטית בת 950 חברים ו-540 משקי בית תורמים. היא אינה ארגון אמיתי.

משפחה חדשה, שהצטרפה ב-12 החודשים האחרונים. קבלת פנים של 90 יום המתמקדת בשייכות, לא בנתינה. פתק מהכומר הראשי, הזמנה לארוחת בראנץ' לחדשים, סיור קצר במשרדים בהם המשפחה עשויה למצוא בית. הזמנה ראשונה לנתינה מגיעה רק לאחר יום 60, ורק אם המשפחה הראתה מעורבות מסוימת, כמו השתתפות באירוע.

תורם ותיק, משק בית התורם באופן קבוע במשך יותר משנה. קצב חודשי בעל שלושה חלקים: מסר פסטורלי הקשור ללוח השנה הליטורגי, סיפור ממשרד שאכפת למשק הבית ממנו, והצהרת תרומה קצרה שנתית בכל רבעון. משק הבית כבר בחר לתרום, כך שהמסר מחזק את הסיבה במקום ללחוץ על עוד.

תורם מורשת, מעל סף המורשת או בחברת המורשת. קצב רבעוני, בעיקר יחסי. הערות אישיות מהכומר הבכיר על אבני דרך, הזמנות לאירועים קטנים של מעגל תורמים, ושיחת ניהול שנתית אחת במקום מחזור פניות בסוף השנה. משקי בית אלה לעולם לא צריכים לקבל דוא"ל המוני מבוסס תבנית.

חבר שפרש, ללא תרומה רשומה ב-14 החודשים האחרונים אך בעבר היה קבוע. רצף עדין ולא עסקי: פתק רישום, הזמנה לטקס באמצע השבוע, ומשימת שיחת טלפון פסטורלית עבור איש כמורה. אין לבקש מתן ב-60 הימים הראשונים. העניין הוא חיבור מחדש, לא החלמה.

תמהיל ערוצים שאינו חוצה את הגבול

דוא"ל נושא את עיקר ארבעת המסלולים. הודעות טקסט שמורות למשקי בית שבחרו במפורש להישלח, נשלחות רק בשעות סבירות ולעולם לא ביום חג או במהלך טקס. דיוור ישיר עדיין עובד היטב עבור תורמים ותיקים ומשקי בית אבלים, כאשר HubSpot מחליטה מי מקבל אותו ושותף דפוס מפיקה אותו.

מתנות מחווה וזיכרון במסלול נפרד

מתנת הוקרה מפעילה שני דברים מקבילים. התורם מקבל הודעת תודה סטנדרטית המאשרת את ההוקרה. משפחתו של מקבל הכבוד, או מקבל הכבוד במקרה של מתנה לכבוד אדם אחר, מקבל מכתב תודה נפרד, ולא דוא"ל גיוס תרומות. הרישום של מקבל הכבוד עצמו נשמר מחוץ למסלול הטיפוח הסטנדרטי המבוסס על מתנה זו בלבד, כך שמשפחה אבלה לעולם לא נרשמת לקריאות תמיכה משום שמישהו תרם לזכרו של יקירם.

שעות שקטות, ביטול הסכמה ושיפוט פסטורלי

שלושה כללים יש לאכוף, לא להניח. משק בית המסומן כ"נא לא לבקש" אינו נכלל בכל שליחה אוטומטית, נקודה. אף הודעה אוטומטית לא נשלחת מאוחר בלילה, בבוקר יום ראשון או ביום קדוש. ומשק בית המסומן כ"שכול" ב-12 החודשים האחרונים מדלג על כל הודעות גיוס התרומות ועדיין מקבל הודעות כמרים. בנו תחילה את שכבת ההדחקה הזו, לפני הפעלת שליחה בודדת. כאשר כתובת דוא"ל מפסיקה לעבוד או שמישהו מבטל את המנוי, ההודעה חוזרת ל-DonorPerfect כדי שמנהל הכנסייה לא יתקשר למשק בית שהדוא"ל שלו מת כבר שנה.

למה זה חשוב למשימה שלך

עבור קהילה לדוגמה בגודל של גרייס היל (540 משקי בית תורמים, תקציב תפעול של 1.1 מיליון דולר), מעבר מניוזלטר גנרי אחד לארבעה מסלולים לפי שלבי חיים בדרך כלל מעלה את המעורבות בהודעות הממוקדות הרבה מעבר לקו הבסיס של הרשימה השטוחה. וחשוב מכך, זה מסיר את המבוכה של בקשת מתנה לסוף שנה ממשפחה חדשה בנובמבר, או שליחת סרטון ניהול למשק בית באבל. שיקול דעתו של צוות הקהילה מובנה בתקשורת במקום להסתמך על זיכרון. זוהי התשואה האמיתית: קהילה שמרגישה מוכרת, לא משווקת אליה.

רוצים לראות את CRMConnect DonorPerfect ו-HubSpot בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.