Mindbody ו-ActiveCampaign: הוציאו את הגיליונות האלקטרוניים לגמלאות ושלחו דוא"ל לחברים הנכונים

היכנסו למשרד האחורי של דוג'ו קראטה בן 230 תלמידים ותמצאו גיליונות אלקטרוניים. אחד לדרגת החגורה הנוכחית, שנשמר על ידי המדריך הראשי. אחד לרשימת מבחני החגורה הקרובים, שנשמר על ידי עוזר. אחד להזמנות ציוד, מדים, מגיני אימונים, כלי נשק, שנשמר בדלפק הקבלה. אחד להרשמות לטורנירים. אחד לחברות משפחתית, שנשמר על ידי מי שבמקרה זוכר אילו תלמידים הם אחים.

אף אחד מהגיליונות האלקטרוניים האלה לא מתקשר אחד עם השני. אף אחד מהם לא מזין את כלי הדוא"ל שלך. אז כשהדוג'ו שולח תזכורת למבחן חגורה, היא מגיעה לכולם, כולל לחגורות לבנות שהמבחן הראשון שלהן יתקיים בעוד שישה חודשים והורים לחגורות חומות שילדיהם נבדקו בשבוע שעבר. מספר הסירו את המנוי עולה. האמון במיילים שלך נשחק בשקט.

קחו דוגמה היפותטית. סטון פיין קראטה (לדוגמה), דוג'ו של מיקום אחד עם 230 תלמידים והרבה חברים משפחתיים, נתקלה בדיוק בבעיה הזו. הבעלים ניסה פעמיים "פשוט לשים את הכל בכלי הדוא"ל שלנו" וויתר בשתי הפעמים, מכיוון שהגיליונות האלקטרוניים ו-Mindbody לא הסכימו זה עם זה בדרכים שונות בכל פעם.

פוסט זה עוסק בהוצאת גיליונות אלקטרוניים אלה מהשימוש בהם ושליחת מיילים מדויקים וממוקדים לחברים במקום זאת.

מה העלות בפועל של הגיליונות האלקטרוניים

העלות הברורה היא זמן. ארבעה או חמישה גיליונות אלקטרוניים, שכל אחד מהם מתוחזק על ידי אדם אחר, וכל אחד מהם זקוק לעדכון מתמיד, גוזלים בקלות ארבע עד שש שעות של זמן מצוות בשבוע. זה בערך 250 שעות בשנה שהצוות שלכם מקדיש להיות מסד נתונים אנושי במקום ללמד או לשרת חברים.

העלות הנסתרת גרועה יותר. כאשר חברים ממשיכים לקבל מיילים שבבירור לא מיועדים להם, הם מפסיקים לקרוא את המיילים שלכם לחלוטין, או שהם מבטלים את המנוי. עד שיהיה לכם משהו חשוב באמת לשלוח, שינוי בלוח הזמנים, סגירת עסקה, קידום אמיתי, חצי מהרשימה שלכם כבר הסירה אתכם מהרשימה. מיילים לא רלוונטיים אינם בחינם. אתם משלמים עליהם בתשומת לב שלעולם לא תוכלו לקבל בחזרה.

השתמשו בנתונים שכבר יש לכם

Mindbody כבר מחזיקה במידע שגליונות האלקטרוניים עוקבים אחריו: דירוג חגורה, קבוצת גיל, חברות משפחתית, מידות ציוד, זכאות לטורניר, תאריכי מבחנים. CRMConnect נושאת את כל זה ל-ActiveCampaign באופן אוטומטי ושומרת עליו מעודכן.

משמעות הדבר היא שרשומת חבר אחת ב-ActiveCampaign מכילה הכל: דירוג החגורה של התלמיד, קבוצת הגיל, לאיזו משפחה הוא שייך, מי משלם עבור החברות, מידת המדים שלו, מתי מבחן החגורה הבא שלו, והאם הוא זכאי לטורניר. רשומה אחת מחליפה ארבע שורות בגיליון האלקטרוני, והיא מתעדכנת מעצמה.

שלוש רשימות שמחליפות שלושה גיליונות אלקטרוניים

ב-ActiveCampaign, בנו שלוש רשימות שמורות. כל אחת מחליפה גיליון אלקטרוני אחד, וכל אחת מעדכנת את עצמה.

רשימת מבחני חגורה. כולל אוטומטית כל תלמיד פעיל עם מבחן חגורה ב-30 הימים הקרובים. ביום בו המדריך הראשי קובע תאריך למבחן ב-Mindbody, אותו תלמיד מופיע ברשימה. אין עוד תחזוקה ידנית של רשימת התלמידים.

סידור מחדש של ציוד. כולל אוטומטית תלמידים שהזמנת התלבושת האחרונה שלהם הייתה לפני יותר מתשעה חודשים. זה לוכד ילדים שכנראה גדלו מהתלבושת שלהם מבלי להציק לכל משפחה בכל רבעון.

בריכת טורניר. כולל אוטומטית תלמידים הזכאים לטורניר בדרגות החגורה ובקבוצות הגיל הנכונות. מארגן הטורניר שלכם מציג רשימה עדכנית עם פתיחת ההרשמה בבוקר, בכל פעם.

לאחר מכן הוסיפו רשימה נוספת להורים: רשימת תקשורת משפחתית של המבוגרים המשלמים המחוברים לחברות משפחתית. תזכורת לבדיקת חגורה עבור ילד בן תשע צריכה להגיע להורה, לא לילד בן התשע, ונתוני קשרי המשפחה הופכים זאת לאוטומטי.

מיילים שרצים מעצמם

לאחר שהרשימות הללו קיימות, הגדירו שלושה רצפי אימיילים אוטומטיים פשוטים.

הכנה למבחן חגורה. כאשר תלמיד מצטרף לרשימת מבחני החגורה, הוא מקבל סדרה קצרה על פני 30 הימים שלפני המבחן: אישור, פתק "למה לצפות", תזכורת לבדיקת מדים, לוגיסטיקה יום לפני המבחן ופתק עם תוצאות יום אחרי המבחן.

סידור מחדש של ציוד. כאשר תלמיד מגיע לרשימת הזמנת הציוד מחדש, הוא מקבל הודעת דוא"ל לבדיקת מידות שכבר מציגה את המידה הרשומה אצלכם, בנוסף להודעה נוספת אם לא תתקבל הזמנה.

מחזור הטורניר. כאשר תלמיד נכנס לבריכת הטורניר, הוא מקבל מיילים על פתיחת ההרשמה, סגירת ההרשמה והודעות לוגיסטיות של יום לפני ההרשמה, והוא מסיר את הרצף באופן אוטומטי לאחר ההרשמה.

ניתן גם לעקוב אחר מגמות הנוכחות של כל תלמיד בתוך ActiveCampaign, כך שהמדריך הראשי יוכל לראות מי מופיע באופן עקבי ומי נודד, מבלי לפתוח גיליון אלקטרוני נוסף.

מה המשמעות של זה עבור הסטודיו שלך

בפריסה מייצגת בדוג'ו בסדר גודל כזה, הוצאת גיליונות אלקטרוניים מהשימוש בהם מחזירה בערך ארבע עד שש שעות בשבוע מזמן הצוות, כ-250 שעות בשנה. וחשוב מכך, הצוות שלכם מפסיק לסמוך על הגיליונות האלקטרוניים ומתחיל לסמוך על Mindbody כמקור האמת היחיד, מה שאומר שהנתונים ב-Mindbody עצמם הופכים נקיים יותר מכיוון שאף אחד לא שומר עותק "אמיתי" בצד.

גם תוצאות הדוא"ל שלך משתנות בחדות. שיעורי ביטול המנוי להודעות דוא"ל משודרות בדרך כלל יורדים בחצי תוך 60 יום, פשוט משום שתלמידים מפסיקים לקבל הודעות שבבירור אינן מיועדות להם. חגורות חומות כבר לא מקבלות הודעות דוא"ל של חגורות לבנות.

עבור סטון פיין, רצף הזמנת הציוד מחדש לבדו מימן את האינטגרציה ברבעון הראשון. שיעור הזמנות מחדש אחיד בתשעת החודשים שעברו עלה מ-35 אחוזים רכים, כתוצאה מהורים ששמו לב בעצמם, ל-65 עד 70 אחוזים נקיים, כתוצאה מתזכורת מודעת למידות.

מספרים אלה הם להמחשה בלבד. דוג'ואים עם רישומים מסודרים כבר רואים חיסכון קטן יותר בזמן. דוג'ואים עם רישומים כאוטיים רואים חיסכון גדול בהרבה.

רוצים לראות את CRMConnect Mindbody ל-ActiveCampaign בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.