Mindbody ו-Klaviyo: חסכו את ההרשמה מחדש לבית הספר לשחייה על ידי תפיסת תלמידים שנשרו מוקדם

מדוע תוכניות עונתיות מאבדות משפחות בעת הרשמה מחדש

בתי ספר לשחייה, אמנויות לחימה לילדים, אקדמיות למוזיקה, כל תוכנית שמתקיימת בעונות, כולם חולקים את אותה צורה: מפגש של שמונה עד שנים עשר שבועות, סף הרשמה מחדש סופי, והורה בצד המקבל שמתמודד עם ארבע פעילויות אחרות ועבודה במשרה חלקית. אם לא תזכה לתשומת לב של ההורה בשבועיים שלפני הסף, המקום עובר למשפחה ברשימת המתנה והילד שלהם לא יחזור למפגש הבא.

הנה דוגמה להמחשה. אקדמיית השחייה טיידפול (בית ספר לשחייה היפותטי) היא תוכנית של 620 ילדים המפעילה מפגשים עונתיים בבריכה מקורה אחת. תהליך ההרשמה מחדש עצמו תקין. הפירוט הוא במעלה הזרם. המשפחות שמאבדות מומנטום (שתי ביטולים ברציפות, חופשה, שבוע מחלה) לא מסומנות בשום מקום. אותה הודעה כללית להרשמה מחדש מגיעה לכולם בשבוע שלפני פתיחת ההרשמה. הילדים הנמצאים בסיכון הגבוה ביותר לנשירה לעולם לא מקבלים ניסיון שמירה ממוקד.

מה עולה לך התהליך הידני

Mindbody יודע כל מה שחשוב כאן. לכל שיעור יש רשימת נוכחות. כל ביטול מסומן בחותמת זמן. לכל הרשמה יש התחלה וסוף. הבעיה היא ששום דבר מזה לא מגיע לכלי השיווק שלך בזמן כדי לפעול לפיו.

דלפק הקבלה מוציא דוח של "החמצת שלושה שיעורים או יותר" ביום שישי, ומוסר אותו לרכז השיווק ביום שני, שבונה רשימה חד פעמית עד יום רביעי. עד אז חלון הביטולים כבר נסגר. המשפחה שהייתה זקוקה לניסיון שמירה לא קיבלה דבר, או שקיבלה אותו מאוחר מדי.

אז העלות של התהליך הידני אינה רק השעות המושקעות בבניית רשימות. אלו הרישום החוזר שאתם מאבדים בשקט בכל מפגש, כי סימני האזהרה מעולם לא הגיעו לאף אחד שיכול היה לפעול לפיה.

איך CRMConnect סוגרת את הפער

CRMConnect Mindbody ל-Klaviyo שומר על השיווק שלכם מעודכן במה שקורה בפועל בשיעורים שלכם. שלושה דברים מאפליקציית ה-API עושים את העבודה:

• סנכרון שיעורים ומעקב אחר נוכחות מעדכנים את Klaviyo לגבי הזמנות, נוכחות וביטולים עתידיים.
• סנכרון פרופילי לקוח בזמן אמת שומר על רישומי קשר של הורים מיושרים, כאשר סטטוס ההרשמה של כל ילד מצורף.
• מעקב אחר ביקורים מבצע יישור יומי של ביקורים אחרונים, כך שזרימה של שיעור שהוחמץ לא מופעלת בטעות בשיעור שהילד השתתף בו בפועל.

כתובת הדוא"ל של ההורה היא העוגן בצד של קלאביו. ילדים שאין להם כתובת דוא"ל משלהם (שזה כמעט כולם בגיל הזה) מתחברים לתיק ההורים, כך שכל הודעה מגיעה למבוגר שבאמת מזמין את השיעור.

לתפוס את התנודדות לפני שהן הופכות לנפילה

הזרימה הראשונה שאתם רוצים היא קצרה ומכוונת אל התנודדות, לא אל הצוק. זה עובד כך:

זה מתחיל כאשר שיעור מבוטל, ומיועד לשיעור שהיה בתוך 24 שעות. זה ממתין 4 שעות, כדי שלא יטריד הורה שמתמודד עם ילד חולה. לאחר מכן זה שולח אימייל "שמרנו לך מקום לשבוע הבא" שמאשר מחדש את השיעור הבא שנקבע לילד כאשר התאריך והשעה כבר מולאו.

לאחר מכן, המערכת בודקת כמה פעמים המשפחה ביטלה ב-30 הימים האחרונים. ביטול אחד הוא רעש, כך שהזרימה פשוט מסתיימת שם. שניים או יותר הם אות, כך שהזרימה ממשיכה עם אימייל שני יומיים לאחר מכן: פתק מהמאמן של הילד, המציע מקום לשיעור איפור. זהו ניסיון השמירה הממוקד שפיצוץ גנרי לעולם לא יוכל לעשות.

ההסתעפות היא מה שהופך את זה לשימושי. ביטול בודד לא אומר כלום. ביטול שלישי בחודש אומר משהו, וניסיון השמירה שלך אמור לשקף זאת.

זרימת חלון ההרשמה מחדש

הזרימה השנייה פועלת פעם אחת בכל מפגש, רק נגד המשפחות על הגבול.

זה מתחיל 14 יום לפני פתיחת ההרשמה החוזרת, ובוחן רק ילדים עם הרשמה פעילה. לאחר מכן, המשפחות מחולקות לפי מידת הנוכחות של ילדם במפגש זה:

• נוכחות של 80 אחוז ומעלה: אימייל סטנדרטי של "הבטיחו את מקומכם".
• 50 עד 80 אחוז: אימייל של "שמתי לב שהחמצנו כמה שיעורים" עם פתק המאמן וסקר קבלה קצר.
• מתחת ל-50 אחוז: אין אימייל בכלל. המשפחות האלה מועברות למאמן הראשי לשיחה אישית, והן מסומנות בלוח המחוונים של דלפק הקבלה.

שבוע לאחר מכן, הזרימה מפסיקה לשלוח הודעות לכל מי שכבר נרשם מחדש, ושולחת תזכורת אחרונה 48 שעות לפני הסגירה לכל מי שעדיין מתלבט.

ענף "דלג על המייל, פנה למאמן" הוא החלק שרוב האוטומציות מדלגות עליו. המשפחות עם נוכחות נמוכה ביותר לא צריכות מייל נוסף. הן צריכות אדם. הכלים לא מבצעים את ההחלטה. הם רק מוודאים שהמשפחות הנכונות מקבלות מייל.

מה המשמעות של זה עבור בית הספר שלך

הנה דוגמאות של תרכובות, לא לקוח אמיתי:

• שיעור הרשמה מחדש לפני הזרימה: בערך 65 עד 70 אחוזים.
• שיעור הרשמה חוזרת עם זרימות מבוססות נוכחות: עלייה לטווח של 75 עד 82 אחוזים, בעיקר מקבוצת הנוכחות של 50 עד 80 אחוזים שקיבלה בעבר רק את הפיצוץ הגנרי.
• שעות קבלה שהושקעו בכל פגישה בבניית רשימות: בערך 6 עד 8 שעות, מוחזרות במלואן.
• "מישהו עקב אחר כך אחרי שהילד שלי נעדר בשבוע שעבר?" תלונות מהורים: ירידה חדה, כי מישהו עשה זאת.

העלייה האמיתית שלך תלויה בקו הבסיס שלך, בתמחור שלך ובשאלה האם המאמן הראשי באמת מקבל את ההחלטות. CRMConnect פשוט נותן לך את הרשימה הנכונה, בזמן הנכון.

למה זה חשוב לשורה התחתונה שלך

תוכניות עונתיות חיות ומתות במועד האחרון להרשמה מחדש. כמה נקודות אחוז נוספות של הרשמה מחדש, מפגש אחר מפגש, מצטברות לבריכה מלאה משמעותית ורשימת המתנה במקום מסלולים ריקים. תפיסת המשפחות המתנדנדות מוקדם, עם ניסיון הצלה אמיתי במקום פיצוץ גנרי, היא מקור הנקודות הללו.

רוצים לראות את CRMConnect Mindbody ל-Klaviyo בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.