Mindbody ו-Shopify: ודאו שהמספרים שלכם מתאימים עד לרמה של סנט

למה אנשים בסוף החודש אוכלים יום שלם

דמיינו מותג בריאות לדוגמה שמוכר תוספי מזון וביגוד גם דרך דלפק וגם דרך חנות Shopify. בכל רבעון, דו"ח המס יוצא שגוי בסכומים קטנים. כמה סנטים להזמנה, אבל הם מצטברים לכאב ראש רבעוני עבור מנהל החשבונות ולשיחות מתוחות הלוך ושוב עם רואה החשבון.

הסיבה אינה Shopify, וזו לא Mindbody. זה הפער ביניהן. לכל מערכת יש דרך משלה לחישוב מס והחלת הנחות. כאשר מכירה עוברת מאחת לשנייה, הסכומים מחושבים מחדש (והם כבר לא תואמים את הקבלה המקורית) או מועתקים ללא פירוט המס (כך שמנהל החשבונות צריך לחזור למספרים ידנית). כך או כך, הסגירה נמשכת.

יש גם גרסה של הבעיה הזו שהלקוחות שלכם רואים. לקוחה רוכשת תוספת של 40 דולר באינטרנט ומקבלת קבלה המציגה סכום מס אחד. מאוחר יותר היא מחזירה אותו בדלפק הקבלה. Mindbody מחשבת את החזר המס בצורה מעט שונה ומחזירה לה 39.83 דולר. היא שמה לב, שואלת מדוע, ולצוות שלכם אין תשובה טובה. פערים קטנים שוחקים את האמון מהר יותר מהצפוי.

מה התהליך הידני עולה לך בפועל

רוב המחברים הבסיסיים מתייחסים למס ולהנחה כמספר אחד. הם דוחפים סכום מס אחד וסך הנחה אחד. זה בסדר כאשר כל פריט מחויב במס באותו אופן וההנחה היא אחוז קבוע מכל ההזמנה. ההנחה מתפרקת ברגע שפריט אחד חייב במס ואחר לא, כאשר הנחת חבר חלה רק על קמעונאות ולא על שירותים, או כאשר קוד קידום מכירות מקוון נוחת על גבי תעריף חבר בסטודיו.

פתרונות משולבים טועים בכך בדרכים קטנות ויקרות. סעיפי השורה נראים נכונים, סכומי הביניים נראים נכונים, והסכום הכולל שונה ב-47 סנט. הכפילו את זה ב-800 הזמנות בחודש והמנהל החשבוני שלכם רודף אחרי תנופה של 375 דולר בכל רבעון.

למס מכירה יש יותר מקרים מורכבים כמעט מכל דבר אחר בעסק שלך. עגלות עם פריט אחד חייב במס ופריט אחד פטור ממס. האם המחירים שלך כוללים מס או מוסיפים אותו למעלה. אזורים שבהם מס מדינה, מחוז ועירוני כולם מצטברים. לקוחות פטורים ממס, כמו חבר בארגון ללא מטרות רווח. היכן מתרחש העיגול. לכל אחד מאלה יש תשובה נכונה, ורוב תוכנות הביניים טועות לפחות באחת מהן. התשובה השגויה הזו היא בדיוק מה שמנהל החשבונות שלך מוצא כשהמספרים לא מתיישבים.

איך ShopConnect שומרת על כנות משני הצדדים

תכונת המיסים וההנחות המדויקים של ShopConnect היא הדבר המשעמם והחשוב שפותר את זה. מס והנחה עוברים בין פריטים, לא כסכום חד פעמי. הזמנה ב-Shopify עם שלושה פריטים חייבים במס ופריט אחד פטור ממס מופיעה ב-Mindbody כארבע שורות עם המס הנכון על כל אחת מהן. הנחת חבר המיושמת בדלפק הקבלה שלך מופיעה מפוזרת נכון על פני הפריטים הנכונים ברשומת Shopify.

מאחורי הקלעים, ShopConnect מסדרת את טבלאות המס השונות, כללי ההנחות והתנהגות העיגול ב-Mindbody וב-Shopify, מיישמת אותם באופן עקבי וכותבת סכומים שמתואמים לסנט.

להנחות יש את אותן מלכודות. קוד קופון של Shopify יכול להיות הנחה באחוזים, הנחה בסכום קבוע בדולר, או הנחה של "קנה אחד קבל אחד". הנחת חבר Mindbody עשויה להיות קשורה לאפשרות תמחור, לסדרה או לחוזה. שתי המערכות מתארות את אותו רעיון בדרכים שונות לחלוטין. ShopConnect מתרגמת ביניהן, מיישמת את הכלל הנכון על כל פריט ומפיקה קבלה שקושרת בדיוק למה שהלקוח שילם בפועל. החזרים מתהפכים באותו אופן, כך שגם החזרים חלקיים והחזרים על פריט בודד נשארים נכונים.

מה שאתה מחליט יסונכרן

אתם נשארים בשליטה על מה שזורם בין שתי המערכות. אתם מגדירים את קטגוריות המס שלכם ב-Mindbody פעם אחת (קמעונאות חייבת במס, שירותים פטורים ממס וכן הלאה), ו-Shopify יורשת אותן. אתם בונים את ההנחות שלכם לחברים בלבד ב-Mindbody, והקונים הנכונים מקבלים אוטומטית את המחיר הנכון באינטרנט. אתם גם בוחרים אם טיפים, תשלומי חשבון וחשבונות בית יזרמו ל-Shopify. רוב הסטודיואים משאירים טיפים מחוץ לחנות המקוונת.

כשמפעילים אותו לראשונה, ShopConnect מבצע בדיקה על החודש הקודם ומסמן כל מכירה שבה המס שנרשם לא הסתדר ממה שהיה אמור להיות. בדרך כלל יש כמה כאלה, תמיד מלפני שהאינטגרציה הפעילה. מאז, מנהל החשבונות מקבל ייצוא חודשי שקשור לסנט מול Shopify ו-Mindbody, ורואה החשבון מוריד את דירוג הסקירה הרבעונית מפגישה לדוא"ל.

זמן נציג שנחסך ב-340 חברים

הנה דוגמה להמחשה. מותג בריאות בשישה סניפים מבצע 800 הזמנות בחודש, המחולקות בערך 55/45 בין קמעונאות לאנטרנט. לאחר המעבר ל-ShopConnect עם דיוק במס והנחות לפי פריט, הפער בין הספרים לנקודת המכירה בסוף החודש יורד מ-1.2 עד 1.8 אחוזים אופייניים לפחות מ-0.05 אחוזים (בעיקרון עיגול). זמן מנהל החשבונות על סגירת החודש יורד מכשש שעות לפחות מאחת. רואה החשבון מוריד את דרג הסקירה הרבעונית מפגישה לדוא"ל.

יש יתרון בהגשת דוחות מס שכדאי לציין. אם אתם מוכרים במספר מדינות, מורכבות הדירוג מתגבשת עם נתונים שגויים במהירות. פירוט מס נקי, פריט אחר פריט, בכלי החשבונאות שלכם פירושו שההגשה הרבעונית היא דוח שאתם מורידים, ולא חקירה שאתם מנהלים. אתם גם מקבלים הגנה מפני ביקורת כמעט בחינם, מכיוון שכל שורה קשורה למכירה אמיתית עם הקשר מס ידוע.

למה זה חשוב לשורה התחתונה שלך

מס והנחות נמצאים ברמת הפריט, לא ברמת ההזמנה. כל קשר שמתייחס אליהם כמספר יחיד ישקר בסופו של דבר למנהל החשבונות שלך. התאם פריט אחר פריט, לא רק בסך הכל, מכיוון שסכום תואם יכול להסתיר שגיאות שמבטלות זו את זו. שעת ההתקנה הזולה ביותר היא זו שחוסכת לרואה החשבון שלך לכתוב תזכיר. קבל את פירוט המס נכון פעם אחת, והוא נשאר נכון.

רוצים לראות את ShopConnect עבור Mindbody ו-Shopify בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.