Mindbody ו-QuickBooks: סנכרון כל מכירה ללא הזנת נתונים חודשית
השתמשו בטריגר לניהול מכירות של AppConnect כדי לשלוח מכירות של Mindbody עם פריטי שורה ותשלומים ישירות ל-QuickBooks Online דרך Zapier.
העלות הנסתרת של הנהלת חשבונות ידנית
דמיינו לדוגמה מותג בריאות רב-מיקומי המשתמש ב-QuickBooks Online לניהול חשבונאות. כל מכירה ב-Mindbody (קמעונאות, שירותים, חברות, טיפים, תשלומי חשבון) צריכה להגיע ל-QuickBooks בצורה נכונה, בחשבון הנכון, עם טיפול נכון במס, עבור המיקום הנכון.
כיום, מנהל החשבונות מייצא דוח מכירות של Mindbody פעם בחודש, מעצב אותו מחדש בגיליון אלקטרוני ומייבא אותו ל-QuickBooks. התהליך אורך יום שלם לכל סניף לחודש. למותג יש ארבעה סניפים. כלומר, ארבעה ימי זמן חודשיים של מנהל החשבונות המושקעים בהזנת נתונים.
נראות תזרים מזומנים היא הזדמנות החמצה גדולה יותר. עם סגירה חודשית, המותג רואה את תמונת ההכנסות האמיתית שלו באיחור של שלושה שבועות. החלטות לגבי גיוס, הוצאות שיווק ורכישות גדולות מתקבלות על סמך נתונים מיושנים. הזרמת מכירות ל-QuickBooks תוך כדי תהליכים נותנת לבעלים ולמנהל מצב מזומנים עדכני שעליו הם יכולים לפעול השבוע, לא בחודש הבא.
מה באמת עולה היבוא החודשי
אינטגרציות בסיסיות דוחפות מכירות לסכומים חד-פעמיים, מה שמוותר על הפרטים הנדרשים על ידי רואה החשבון. פתרונות מותאמים אישית בדרך כלל מצליחים לבצע את המיפוי נכון, אך נשברים ברגע שהמותג מוסיף שירות חדש או מיקום חדש.
חשבונאות חברות היא המקום שבו הגישה הפשוטה נכשלת בצורה הקשה ביותר. תשלום חודשי עבור חברות מתקבל לאורך תקופת החברות, לא בבת אחת. חוזה ל-12 חודשים ששולם מראש מתקבל על פני 12 חודשים. רוב האינטגרציות הבסיסיות רושמות את התשלום המלא באופן מיידי, מה שמגדיל את ההכנסות של החודש ויוצר בלגן חשבונאי בסוף השנה.
כיצד AppConnect מזרימה מכירות תוך כדי קידום
מחבר המכירות והפריטים של AppConnect מספק כל מכירה של Mindbody ל-QuickBooks Online תוך כדי מכירה. כל מכירה כוללת את הפרטים המלאים שלה: הפריטים הבודדים, המחיר, המס, ההנחה, המיקום ואמצעי התשלום. כל פריט מגיע ל-QuickBooks בחשבון הנכון, ומיוחס למיקום הנכון.
מנהל החשבונות שלך מקבל ספר QuickBooks עדכני ומדויק במקום ייבוא אצווה חודשי.
AppConnect שומר על ההפרש בין מכירות נקודתיות (מכירות קמעונאיות, מכירות ללא הזמנה, טיפים) לבין הכנסות חוזרות או חוזיות. כסף שאמור להתקבל לאורך זמן יכול להיות מופקד במקום הנכון ומוכר בחלקים חודשיים מתאימים, כך שהספרים שלך ישקפו הכרה נכונה בהכנסות מבלי שהבקר יבצע רישומים חודשיים ידניים.
החזרים כספיים סוגרים את המעגל. החזר כספי המונפק ב-Mindbody עובר כהיפוך של הרישום המקורי, עם הפניה למכירה המקורית, כך שמסלול הביקורת נשאר נקי. החזרים כספיים מפסיקים להיות הפתעה בסוף החודש והופכים לזרימה נקייה ורציפה.
איך זה עובד במונחים פשוטים
אתם מפעילים את מחבר המכירות והפריטים, ומאותו רגע כל מכירה של Mindbody זורמת אוטומטית ל-QuickBooks Online. כל פריט ממופה לחשבון הנכון בהתבסס על קמעונאות, שירות, חברות וכן הלאה, והמכירה מגיעה למיקום ולטיפול מס הנכונים. כל מכירה שלא ניתן להתאים (סוג מוצר חדש, לדוגמה) מפעילה התראה כדי שמנהל החשבונות שלכם יוכל לטפל בה באותו היום.
במשך החודש הראשון, כדאי להריץ את השידור החי החדש לצד מה שמנהל החשבונות היה מפיק באופן ידני. עליהם להסכים. כל חילוקי דעות נחקרים והמיפוי מתהדק. התראת חריגה (פינג Slack עבור כל מכירה שלא מתפרסמת, פריט חדש ללא מיפוי, שגיאת מס) מאפשרת למנהל החשבונות לדרג באותו היום במקום למצוא בעיות בסוף החודש.
שעות ניהול חשבונות נציג נשמרו ב-4 מיקומים
הנה דוגמה היפותטית. מותג בריאות בארבעה סניפים מנהל כ-3,400 עסקאות בחודש. לאחר הזרמת מכירות ל-QuickBooks, זמן מנהל החשבונות על ייבוא חודשי של Mindbody ל-QuickBooks יורד מכ-32 שעות בחודש לפחות מ-3 שעות (רק הביקורת וטיפול בחריגים). סגירת סוף החודש מצטמצמת בכשבוע. דיוק הגשת המס משתפר מכיוון שפירוט המס פריט אחר פריט נשמר ב-QuickBooks.
הגנות הביקורת משתפרת באופן מהותי. כל עסקה ב-QuickBooks נקשרת למכירה ספציפית של Mindbody, כאשר הפריטים, המיקום, אמצעי התשלום ופירוט המס שלמים. ביקורות סוף שנה פועלות מהר יותר ונקיות יותר. משרד רואי החשבון מחייב פחות שעות, וזו התשואה שלו על האינטגרציה.
למה זה חשוב לשורה התחתונה שלך
חשבונאות שוטפת עולה על חשבונאות חודשית של אצווה בכל מדד חשוב: דיוק, זמן סגירה ואיכות ההחלטות שאתם מקבלים. פירוט פריט-אחר-פריט שייך לספרי החשבונות שלכם, כי דחיפת סכומים חד-פעמיים זורקת לאיבוד המידע שהרואה-החשבון שלכם צריך. ושמירה על כל מכירה מתויגת עם מיקומה אינה אופציונלית עבור מותג מרובה מיקומים. ודאו שהכל נכון במקום שבו הנתונים נכנסים ל-QuickBooks וכל דוח במורד הזרם הוא אמין.
רוצים לראות את AppConnect for Mindbody ו-Zapier בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.
המשך לקרוא
גוף-נפש ורמה גבוהה: לוח זמנים ברור אחד לכל תלמיד בכל תוכנית
אם הסטודיו שלכם מפעיל תוכניות למתחילים, קורסים ארוכים יותר ושיעורים פרטיים בו זמנית, כך תזכורותיכם יתאימו בסופו של דבר למה שכל תלמיד הזמין בפועל.
Mindbody ו-Klaviyo: שיווק לפי מיקום עבור רשת כוח של 6 חדרי כושר
צוות שיווק מרכזי ששולח הודעה אחת לכל חבר ברשת של 6 חדרי כושר, משבש חצי מהזמן את שם המאמן וכתובת חדר הכושר.
לוחות מחוונים של מועצת גיוס כספים חיים מנתוני DonorPerfect ב-HubSpot
הדירקטוריון שלכם רוצה קווי מגמה. הצוות שלכם רוצה את הערבים שלהם בחזרה. עם ערך התורמים, התרומה הממוצעת וביצועי הקמפיין הזורמים לתוך HubSpot, דוח הדירקטוריון החודשי מפסיק להיות פרויקט של ארבעה ימים והופך ללוח מחוונים שמור.