Mindbody ו-Zoho CRM: תפס תשלומים אוטומטיים שנכשלו באותו היום

מדוע דוחות חוזים של סוף חודש עולים לכם כסף לחברים

חברות בחוזה נראות כהכנסה צפויה עד שתשלום אוטומטי נכשל. החלון שאחרי כישלון זה קצר. לוקח בערך 24 עד 72 שעות עד שחבר עם כרטיס שנדחה יתחיל להסתכל בשקט על הסטודיו בהמשך הדרך. רוב האולפנים מפעילים דוח סטטוס חוזה ב-1 בכל חודש, מה שאומר שתשלום שנכשל בשלישי נשאר בחושך במשך 27 ימים. עד שמישהו רואה אותו, החבר כבר המשיך הלאה.

קחו לדוגמה דוגמה. ל-Mirror Lake Pilates (סטודיו היפותטי הממוקם במיקום יחיד) יש 360 חברי חוזה. צוות הקבלה וצוות המכירות מנהלים הכל דרך Zoho CRM, למעט פרטי החוזה, שנמצאים ב-Mindbody. התאמה של סוף החודש גוזלת חצי יום. כשלים בתשלום אוטומטי נראים בסביבות יום 28, מתאוששים אולי בשליש מהמקרים, והשאר נופלים. אף אחד לא עושה שום דבר לא בסדר. המידע פשוט מגיע מאוחר מדי כדי לפעול לפיו.

מהי העלות בפועל של התהליך הידני

כאשר פרטי חוזים ותשלומים נמצאים במערכת אחת ויחסי החברים שלך נמצאים באחרת, מישהו צריך לגשר על הפער באופן ידני. זה בדרך כלל אומר שמנהל יבצע בדיקות דוחות, יבצע בדיקות הצלבה של קבצי PDF ועדכון גיליונות אלקטרוניים בסוף החודש.

העלות האמיתית אינה חצי יום ניהול. זוהי כל מה שקורה ב-27 הימים לפני שמישהו מסתכל. חבר שפג תוקפו של הכרטיס מעולם לא קיבל הודעה מראש. חבר עם בעיה חד פעמית של חוסר כספים מעולם לא קיבל דחיפה ידידותית. עד סוף החודש, הקשר התקרר ושיחת השיקום הופכת מביכה במקום שגרתית.

איך זה עובד ברגע שחוזים זורמים לתוך Zoho CRM

CRMConnect Mindbody ל-Zoho CRM שומר מידע על חוזים ותשלומים אוטומטיים בזמן אמת בתוך מערכת ה-CRM שכבר משתמשת בה. פרטי החוזה, סטטוס התשלום האוטומטי, תאריך החיוב הבא, הסכום ותאריכי החידוש - כולם נשארים מעודכנים אוטומטית. אף אחד לא מזין שום דבר מחדש, ואף אחד לא מחכה לדוח.

מה רואים דלפק הקבלה והמנהלים שלכם:

• כל רישום של חבר מראה אם התשלום האוטומטי שלו תקין, מנסה שוב או נכשל, ומתעדכן ברגע שהוא משתנה.
• שמות חוזים, תאריכי התחלה וסיום וסכומים חודשיים גלויים מבלי לפתוח את Mindbody.
• ברגע שתשלום נכשל, אותו חבר מופיע ברשימה שהצוות שלך יכול לפעול על פיה עוד היום.

השינוי המעשי הוא פשוט. במקום לגלות תשלומים כושלים בסוף החודש, רואים אותם תוך שעות.

הפיכת תשלום כושל להחזר באותו היום

לאחר שסטטוס התשלום האוטומטי פעיל ב-Zoho CRM, תוכלו לבנות סביבו רצף שחזור אוטומטי ורגוע. גרסה מעשית נראית כך:

1. ברגע שתשלום מסומן ככשל, החבר מקבל הודעת טקסט ידידותית באותה שעה: "המערכת שלנו סימנה שהתשלום שלך לא עבר. אתה יכול לעדכן את הכרטיס שלך כאן. הוסף עזרה אם אתה זקוק לעזרה."
2. ארבע שעות לאחר מכן, אם הכרטיס עדיין לא עודכן, מומחה החברות יקבל משימה עם הקשר מלא: תשלום מוצלח אחרון, סכום החוב, וכמה ניסיונות חוזרים.
3. למחרת, נשלח אימייל קצר מבעל הסטודיו המציע שיחה מהירה.
4. לאחר יומיים של אי פתרון, נוצרת משימת קריאה לבעלים עבור אותו יום.
5. אם החבר מעדכן את הכרטיס שלו בכל שלב, השלבים הנותרים נעצרים ויישלח הודעת אישור.
6. אם חולפים חמישה ימים ללא פתרון, החבר מסומן כבעל סיכון ותתאם שיחת שימור אישית.

הודעת טקסט באותו היום משחזרת את רוב הנפח בעצמה. כרטיסים פגומים הם בדרך כלל כרטיסים שפג תוקפם או בעיית כספים זמנית שהחבר כלל לא ידע עליה. זיהוי הכשל תוך שעות במקום שבועות הוא הגורם המשמעותי ביותר בשאלה האם לשמור על החבר.

תאריכי חידוש הופכים לתחזית הכנסות

אותו חיבור חי מציב את תאריך הסיום של כל חוזה בפני צוות המכירות שלכם, מה שהופך את החידושים למשהו שאתם יכולים לתכנן סביבו במקום להגיב אליו.

• מבט קדימה של 90 יום: חברו את הערך החודשי של כל חוזה שמסתיים בשלושת החודשים הקרובים כדי לראות את הכנסות החידוש לפני שהן בסכנה.
• תור שיחות לחידוש: חוזים המסתיימים תוך 45 יום, ממוינים כך שהחברים בעלי הערך הגבוה ביותר שלכם יקבלו שיחה אישית ראשונים.
• בהירות לגבי כוח אדם: הפרידו בין החוזים שמתחדשים אוטומטית לבין אלו הדורשים מגע ידני, ותכננו את זמן הצוות בהתאם.

התחזית אמינה רק משום שהמספרים הבסיסיים עדכניים. דוחות סוף החודש שגויות בתחזיות החידוש ב-5 עד 15 אחוזים פשוט משום שהקלטים מיושנים.

איך המספרים יכולים להיראות

נתונים אלה הם דוגמאות להמחשה, לא לקוח אמיתי, אך הם מראים את צורת השינוי באולפן של כ-360 חברי חוזה:

• שיעור התאוששות כאשר מתגלים כשלים בסוף החודש: בערך 25 עד 35 אחוזים.
• שיעור התאוששות עם הודעת טקסט באותו היום ודוא"ל לבעלים למחרת: עלייה לטווח של 60 עד 75 אחוזים.
• הכנסות שנחסכו בכל רבעון כתוצאה מגילוי מוקדם יותר: נתח משמעותי מבסיס החוזה, בהתאם לגודל החוזה הממוצע.
• זמן הבעלים על התאמת חוזים: ירד מכ-4 שעות בחודש לפחות משעה אחת, כאשר שעה זו מוקדשת כעת לחברים שבאמת זקוקים לתשומת לב.

המנגנון אינו שיווק חכם. מדובר בזיהוי מהיר בתוספת רצף שהחבר יכול להגיב אליו בפועל. האינטגרציה מטפלת בזיהוי. הרצף שלך רק צריך להיות כנה וקל לפעולה.

למה זה חשוב לשורה התחתונה שלך

• התייחסו לתשלומים אוטומטיים כושלים כאירוע באותו היום, ולא כגילוי בסוף החודש. מהירות התגובה שלכם היא רוב שיעור ההתאוששות.
• הודעה ראשונה ידידותית ולא מלחיצה מחזירה חברים שפשוט היה להם כרטיס פג תוקף.
• תאריכי סיום חוזים הם נתוני ההכנסות הצפויים ביותר שיש לאולפן. השתמשו בהם לתכנון, לא רק לדיווח.

נסו זאת בסטודיו שלכם

סקרן לדעת איך זה עובד על נתוני החברים שלך? צפה בדף אפליקציית ה-API.