Mindbody ו-Zoho CRM: ראה סטטוס חברות לפני חידוש טופס

שיחת החידוש שהצוות שלך מפספס כל הזמן

חברות היא רצף הכנסה קבוע עבור מרפאה, וסיכון קבוע לנטישה. חברות אסתטית לשישה חודשים במחיר של 299 דולר לחודש היא הכנסה של כ-1,800 דולר לחבר, ושיחת החידוש צריכה להתרחש 30 עד 60 יום לפני תפוגת התוקף כדי שתגיע בפועל. אם צוות המכירות שלכם רואה מידע על חברות רק כאשר דוח Mindbody מופעל בסוף החודש, השיחה הזו כבר מתעכבת לפני שמישהו מקבל אותה.

קחו לדוגמה דוגמה. ל-Vesper Wellness Medspa (מרפאה היפותטית בשני סניפים) יש שבעה ספקים, 2,200 מטופלים ותוכנית חברות פעילה. צוות המכירות עובד מ-Zoho CRM. הצוות הקליני עובד מ-Mindbody. המעבר בין השניים תמיד היה "שאלו את הקבלה". חידושים מוחמצים, חברות שפג תוקפה נשארת במשך שבועות ללא פנייה, וצוות המכירות לומד על כך רק בדוח הכל-ידיים.

מה העלות בפועל של הניתוק

חברות אינה עובדה אחת. יש לה סטטוס, תאריך התחלה וסיום, מספר מפגשים שנעשה בהם שימוש ומספר מפגשים שנותרו, והאם היא מתחדשת אוטומטית. שיחת החידוש זקוקה לכל זה. המספר של "מפגשים שנותרו" בפרט הוא מה שאומר למטופל לבוא ולנצל את מה ששילם עבורו לפני שהוא יפוג, והוא משתנה בכל פעם שמוזמנת או מנוצלת מפגש.

כאשר כל זה נמצא ב-Mindbody וצוות המכירות שלכם נמצא ב-Zoho CRM, הפער מגשר ידנית, או בכלל לא. העלות אינה הדקות הספורות שנציג מקדיש לשאלות בקבלה. אלא החידוש שמעולם לא קיבל הודעה מראש של 60 יום, המטופל עם ארבע פגישות ללא שימוש שנותנות להן לפוג בשקט, והחבר שנפגע ואף אחד לא עקב אחריו כי אף אחד לא ידע.

איך זה עובד ברגע שנתוני חברות זורמים לתוך Zoho CRM

CRMConnect Mindbody ל-Zoho CRM שומר על תמונת החברות המלאה מעודכנת בתוך מערכת ה-CRM שכבר משתמשת בה. סטטוס, תאריכי התחלה וסיום, מפגשים שנעשה בהם שימוש ונותרו, ומידע על חידוש, כולם נשארים מעודכנים אוטומטית. מטופל עם שלוש חברות בו זמנית, דבר נפוץ במרפאה, מציג את שלושתן.

מה צוות המכירות שלך רואה בכל תיק מטופל:

• האם כל חברות פעילה, פג תוקפה, מושעית או בוטלה, מתעדכנת ככל שהיא משתנה.
• כמה מפגשים נותרו, כדי שיידעו את מי ללחוץ.
• תאריך התפוגה המדויק, כך שההגעה לחידוש נקבעת בזמן לא נכון במציאות, ולא בגדר ניחוש.

לא עוד הודעות "האם פג תוקף המנוי של פאטי?" לדלפק הקבלה. התשובה רשומה.

בניית קצב התחדשות שקורה בפועל

לאחר שתאריכי התפוגה וספירת הפעילויות יהיו פעילים ב-Zoho CRM, תוכלו להגדיר סביבם קצב חידוש רגוע וחוזר על עצמו. גרסה מעשית:

1. שישים יום לאחר מכן, הנציג שהוקצה מקבל משימה: "שיחת חידוש", כאשר שם החברות, תאריך הסיום והסשנים נשארים מצורפים.
2. לאחר ארבעים וחמישה ימים, המסלול מתפצל בהתאם לשימוש. אם למטופל נותרו מספיק טיפולים, הוא מקבל אימייל ידידותי של "בואו תשתמשו במה שיש לכם" עם קישור להזמנה. אם הוא כבר משתמש בחברות, דלגו על הדחיפה: סביר להניח שהוא יחודש בכל מקרה.
3. שלושים יום לאחר מכן, משימת שיחה מגיעה ללוח השנה של הנציג לאותו יום. אם היא לא מתבצעת תוך יום, היא מועברת למנהל.
4. שבועיים לאחר מכן, המטופל מקבל תנאי חידוש ואפשרות חידוש פשוטה בלחיצה אחת.
5. שלושה ימים לאחר מכן, נשלחת תזכורת קצרה בטקסט.
6. בתאריך התפוגה, חברות שנקבעה לחידוש מתעדכנות אוטומטית לתקופה הבאה ויוצאות מהרצף.
7. יום לאחר מכן, כל חברות שפגה בפועל תיכנס למעקב אחר חברים שפג תוקפה.

שיחת ה-30 יום היא המניע להמרה. היא נמצאת בלוח השנה, מגיעה עם הקשר, והיא מתגברת אם מפספסים. כך שהיא באמת מתבצעת.

לתפוס חברים שפרשו לפני שהם נסחפים

עבור חברות שפוגות תוקפן, רצף שחזור קצר שומר על הדלת פתוחה:

1. יום לאחר תפוגת התוקף, אימייל אישי מהנציג עם הצעה "המקום שלך עדיין כאן".
2. שבוע לאחר מכן, הודעת טקסט המציעה להאריך את מספר הפגישות האחרונות ל-30 יום נוספים. אם ההפרעה נגרמה עקב כרטיס אשראי כושל ולא מהחלטה אמיתית לעזוב, יש להתייחס לזה כאל עדכון כרטיס מהיר, ולא כבעיית נטישה.
3. שבועיים לאחר תפוגת התוקף, סקירה על ידי המנהל שבה הנציג מביא את הרשימה שפג תוקפה ומתקבלות החלטות לגבי המטופלים בעלי הערך הגבוה ביותר.
4. חודש לאחר מכן, כל מי שעדיין לא פעיל עובר לטיפוח ארוך טווח של ניצחון מחדש.

סקירת המנהלים בת השבועיים היא החלק שמשתלם. הנתונים כבר נמצאים ב-Zoho CRM, כך שהשיחה בפועל מתרחשת ומתקבלות החלטות.

איך המספרים יכולים להיראות

אלו הן דוגמאות להמחשה, לא לקוח אמיתי, אבל הן מראות את צורת השינוי במרפאה של כ-2,200 מטופלים:

• שיעור חידוש עם תהליך סוף חודש ידני: בערך 55 עד 65 אחוז.
• קצב חידוש עם קצב של 60, 30 ו-3 ימים על נתונים בזמן אמת: עלייה לטווח של 70 עד 80 אחוז.
• חברים שפרשו התאוששו תוך 30 יום: עלייה של 8 עד 14 נקודות אחוז, בעיקר משום שהאימייל שאחרי מגיע בזמן שהחברות עדיין נמצאת בראש.
• "האם פג תוקף המנוי של מטופל זה?" שאלות לדלפק הקבלה: כלפי מטה בחדות, כי התשובה רשומה בפרוטוקול.

השיפור נובע מהפיכת שיחת החידוש לאירוע מתוזמן עם הקשר, במקום תגובה לדוח חודשי.

למה זה חשוב לפרקטיקה שלך

• חידוש שתראה 60 יום לפני החודש הוא שיחה. חידוש שתראה בסוף החודש הוא ניסיון שמירה, וקשה יותר.
• פגישות שלא נוצלו הן איתות נטישה שמסתתר לעין. העלאתן מאפשרת לכם ליצור קשר מחדש עם המטופלים לפני שהם ירגישו שבזבזו את כספם.
• תקלה כתוצאה מכרטיס כושל היא תיקון של 24 שעות. תקלה כתוצאה מהחלטה אמיתית לעזוב דורשת שיחה אחרת. לדעת איזה מהם הוא מה, חוסכת לצוות שלך מאמץ במקום החשוב ביותר.

נסה את זה במרפאת המדספא שלך

סקרן לדעת איך זה עובד על נתוני המטופלים שלך? צפה בדף אפליקציית ה-API.