קליניקו וסיילספורס: תחזית הכנסות ל-90 יום עבור מרפאת Allied Health

מנהל כספים שבונה מחדש את התחזית בכל יום שני בגיליון אלקטרוני הוא סימן ברור לכך שהעסק גדל מעבר לכלי החיזוי שלו. מעבר לגודל מסוים, הגיליון האלקטרוני כבר אינו הכלי, הוא צוואר הבקבוק.

קחו דוגמה להמחשה: Southbank Integrated Health, מרפאה היפותטית אחת גדולה עם 19 מטפלים בתחומי פיזיותרפיה, דיאטה, פסיכולוגיה ופיזיולוגיה של המאמץ, והכנסה שנתית של כ-3.1 מיליון דולר. מנהל הכספים בונה מחדש את תחזית 90 הימים באופן ידני בכל יום שני. קליניקו מחזיקה בחשבוניות. סיילספורס מחזיקה בצנרת. אף אחד לא סומך לחלוטין על התחזית. תוכניות טיפול במימון מוסיפות שכבה של פעילות חוזרת לחיוב שהגיליון האלקטרוני מטפל בה בצורה לא עקבית. ישיבות הנהלה מקדישות חלק ניכר מכל יום שלישי לוויכוחים על איזה מספר נכון במקום לפעול על פי מה שהמספר הנכון אומר.

למה גיליון האלקטרוני של יום שני מעכב אותך

תחזית בגיליון אלקטרוני בקנה מידה כזה נכשלת בשלושה חזיתות:

• זה מתיישן מהר. זה מדויק ברגע שהוא נבנה ומיושן תוך יום.
• זה איטי לפרוסות. שינוי כיוון לפי מטפל או קו שירות לוקח שעות, והעמודות אף פעם לא מסכימות לגבי השמות.
• זה מפספס את המגבלות של תוכנית ממומנת. לתוכניות טיפול במימון יש תקרה על הסכום שניתן לחייב. גיליון אלקטרוני לעיתים רחוקות מדמה זאת בצורה נכונה, ולכן הוא או מחזות יתר על המידה הכנסות ממומנות שכבר הוגדרו, או מחזות פחות מדי חידושים שעומדים להגיע.

התוצאה היא תחזית שההנהגה מתווכחת עליה במקום לפעול לפיה. העלות האמיתית אינה שעות העבודה של מנהל הכספים, אמיתיות ככל שיהיו. אלא החלטות המתקבלות באיטיות.

מדוע גישות אחרות נכשלות

חיבור תוכנת הנהלת חשבונות בין קליניקו לסיילספורס נותן לכם נתוני הכנסות בדרגת מס, אך לא תחזית תפעולית, מכיוון שתצוגת החשבונאות מבוססת על חשבוניות שכבר הונפקו, ולא על פגישות שכבר הוזמנו. לוח מחוונים עצמאי לדיווח בייצוא קליניקו נותן להנהלה תרשים אך ללא משטח עבודה בתוך סיילספורס, שם צינור המכירות ופעילות התוכנית כבר קיימות. ופיצול התחזית לכלי נפרד פשוט יוצר שתי מערכות שאינן מתאימות זו לזו.

כיצד פועלת תחזית שמתעדכנת באופן עצמאי

כאשר CRMConnect מחבר את Cliniciko ל-Salesforce, החשבוניות והתורים שלך מ-Cliniko זורמים ל-Salesforce באופן אוטומטי, לצד מידע על תוכנית הטיפול כמו מגבלות פגישות ומגבלות חיוב. התחזית שלך הופכת לדוח Salesforce הבנוי על שלוש שכבות, והיא מרעננת את עצמה. הבנייה מחדש של יום שני נעלמת.

שלוש השכבות:

הכנסה מאושרת. חשבוניות ששולמו בתקופה זו. זהו כסף שכבר הוכר.

הכנסה סבירה מאוד. פגישות שהוזמנו והגיעו בתקופה, כפול שיעור ההיסטורי שלך של הפיכת פגישה שהגיעה לחשבון ששולם, בתוספת חשבוניות ממתינות משוקללות לפי מידת האמינות שבהן הן משולמות.

הכנסה מתחדשת, מוגבלת בקיבולת. תוכניות טיפול ממומנות פעילות, עם תחזית הכנסות מגבלה לסכום שעדיין ניתן לחיוב בתוכנית. זה החלק החשוב ביותר: לתוכניות ממומנות יש תקרה, והתחזית לעולם לא צריכה לחרוג ממנה.

לאחר ששלוש השכבות הללו קיימות, ניתן לפצל את התחזית לפי מטפל ולפי קו שירות (הערכות ראשוניות, מעקבים, תוכניות קבוצתיות, חבילות). זוהי נקודת המבט שמראה את המנהיגות היכן התחזית מרוכזת והיכן היכולת נותרת ללא פעילות.

קצב הדיווח

שלחו לצוות ההנהלה תחזית שבועית שמתעדכנת מעצמה, ללא צורך בבנייה ידנית מחדש. ערכו סקירת שונות חודשית עם צוות הכספים, תוך השוואה בין התחזית מכמה שבועות קודם לכן לבין מה שקרה בפועל. השוואה זו היא הדרך שבה התחזית הולכת ומתעדכנת.

מה שאתה מקבל מזה

מרפאה התואמת את הפרופיל של סאות'בנק בדרך כלל מעלה את דיוק התחזית מרמת הבסיס של 75 עד 82 אחוזים בגיליון האלקטרוני ל-90 אחוזים הנמוכים לאחר שתחזית Salesforce בת שלוש השכבות פועלת. מנהל הכספים מקבל בחזרה 4 עד 6 שעות בשבוע. ההנהלה מפסיקה להתווכח על התחזית ומתחילה לפעול לפיה. וההכנסות הממומנות מוקרנות בצורה נכונה במקום להיות מוגזמות או מוערכות בחסר, וזהו המקור הגדול ביותר לשגיאות תחזית בפרקטיקות בריאות רבות.

טיפול אחראי בתוכניות ממומנות

מעקב אחר תוכניות טיפול במימון הוא מה שהופך את התחזית הזו למדויקת, אך היא מגיעה עם אחריות. התוכנית, מקור המימון ומצב הזכאות של המטופל הם פרטים תפעוליים רגישים, לא נתוני שיווק. יש להציג אותם בדוחות כספים ותפעול. יש להרחיק אותם מדוחות שיווק. מכיוון שאתם בוחרים מה משותף פריט אחר פריט, תוכלו לשרטט את הגבול הזה בצורה ברורה.

למה זה חשוב למרפאה שלך

כאשר התחזית נבנה מחדש ידנית, זוהי תמונת מצב שגויה עד יום שלישי וטיעון עד יום רביעי. כאשר היא בנויה על חשבוניות קליניקו חיות, פגישות ומגבלות תוכנית ממומנות בתוך סיילספורס, זוהי מספר עדכני ואמינ שסביבו מנהלי הכספים יכולים לתכנן כוח אדם, קיבולת וצמיחה. מנהל הכספים שלכם מפסיק להיות מפעיל גיליונות אלקטרוניים ומתחיל להיות אנליסט.

רוצים לראות את CRMConnect Clinico ל-Salesforce בפעולה? צפה בדף אפליקציית ה-API.